Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна.
Джексон Браун
День добрый, читатели нашего сайта. Очень часто слышу такую фразу «Как жаль, что в сутках только 24 часа, вечно не хватает» Вот однажды я и задумался, почему некоторые делают не так много работы и им постоянно не хватает время, а кто-то способен выполнять огромные заказы, да еще и уйму времени оставлять на другие нужды. Если получается у одних, то может получится и у Вас. Но как это сделать? Как правильно распределять свое время?
Не так давно появился такой термин Time Management, что в переводе на русский означает управление временем. Выпущена уже не одна книга, написано десятки статей и всевозможных публикаций, в сети множество видео с конференций, лекций и докладов на которых учат управлять своим временем. Сегодня я решил написать статью по данному вопросу, и выбор был не случаен. Еще недавно я тоже грешил на то, что не высыпаюсь, мне не хватает времени на все дела, постоянно что-то не успевал и это немного злило. Но потом в руки попалась книга о тайм менеджменте и ошибки были очевидны. Каждый день я воровал у себя по 5-7 минут различными способами, так накапливался час, потом два, три и больше. В итоге я проводил впустую пол дня, сам даже этого не замечая. Уверен, что многие из Вас тоже тратят время, но даже не подозревают, что оно уходить в никуда.
Давайте вместе разберем, как же не терять драгоценные минуты, как построить день таким образом, чтоб максимально эффективно выполнить все поставленные перед собой задачи.
Между успехом и неудачей лежит пропасть, имя которой «у меня нет времени»
Франклин Филд
Правило №1 – Планируйте Ваш завтрашний день.
Очень тяжело управлять временем если вы не знаете для чего оно вам нужно. Основная потеря времени случается из-за отсутствия плана действий. Мы беремся за одно задание, потом перескакиваем на другое, отвлекаемся и начинаем делать третье. Таким образом имеем три начатых работы и ни одна не закончена. Результата нет, время потрачено.
Пытайтесь логически расписать план Вашего дня. Что и за чем нужно сделать, как сделать, кому позвонить и с кем встретиться. Также выработайте в себе привычку обязательного выполнения плана, ничего не переносите на завтра.
| Рекомендуем прочитать:
|
Правило №2 – Утро вечера мудренее.
Старайтесь большую часть работы планировать на первую половину дня. В своей статье «Привычки способные изменить вашу жизнь» я писал о том, как важно просыпаться рано, а не валятся в постели до обеда. Мною было замечено, что те, кто рано встает более продуктивен, четко мыслит, может рационально использовать свое время.
Правило №3 – Реалистичность
Не вписывайте в свой план то, что вы заведомо не сможете сделать, или что не зависит от Вас. Старайтесь максимально реалистично оценивать свои шансы выполнить ту или иную работу и только потом включать ее в план на завтра.
Правило №4 – Не все за один присест
Если перед Вами большая задача (написать пару десятков текстов, проанализировать интернет проект, оптимизировать сайт, изучить поведение покупателей и т.д), то постарайтесь распределить ее на несколько маленьких подзадач, каждую из которых выполнять в определенном порядке. Так вы будете видеть результат, подсознательно стимулировать себя. Выполнив одно небольшое задание, переходите к другому и так по очередности.
| Рекомендуем прочитать:
|
Правило №5 – Спокойствие и уединение
Если перед Вами серьезное задание, которое потребует концентрации, то лучше уединиться, сесть в тихом и спокойном месте и неспешно выполнить задание. У меня есть знакомы копирайтер который без проблем пишет в любой ситуации (в метро, в парках, на улице, в кафе и барах), но если задание серьезное и ответственное, то он старается уединиться и погрузиться в мысли. Это позволяет максимально эффективно работать, повысить исполнительность и темпы выполнения.
Вывод – работайте в комфортной для Вас обстановке.
Обычный человек думает, как бы провести время. Умный человек думает о том, как использовать время.
Правило №6 – Порядок прежде всего
Очень часто мы тратим время на поиск какой бы то не было вещи. Беспорядок приводит к потери времени. В дом, офисе и даже на рабочем столе ноутбука все должно быть четко упорядоченно. После того, как используете какую-то вещь, кладите ее на место, чтоб в следующий раз не тратить время на поиски.
Также старайтесь структурировать всю документацию, книги, инструменты и т.д. Вы видели когда-то ящик с инструментами? Вот там все лежит в определенной ячейки и для всего есть свое место. Так и в Вашей жизни должно быть – всему свое место.
Управление временем: Правило №7 – Устанавливайте сроки
Очень важным моментом в планировании времени являются сроки. Вы можете себе поставить задачу, но не определить за сколько реально ее нужно сделать. В этом и проблема. Задания, что можно сделать за час, растягиваются на целый день.
Навык управления временем развить несложно. Необходимо терпение, желание и самоорганизация. Эти качества помогут найти пару свободных часов, которых так не хватало.
Для начала определитесь с целью работы. Напишите список действий или план, которые вы обязаны сделать в течение дня. Не забудьте указать время и как можно чаще сверяйтесь с этим расписанием, чтобы ничего не пропустить и не потратить время на что-нибудь не запланированное. Таким образом, вы успеете сделать все важные дела и оставить время на отдых или второстепенные занятия.
Человек тратит много времени на ожидания. Поездку в транспорте, очередь в магазинах, в пробках. Потратьте это время с пользой. Если у вас свой автомобиль, послушайте аудиокнигу, составьте план на вечер или на следующий день, решите какой-то важный вопрос. Если едете в метро, прочитайте книгу или послушайте ее в аудио.
Не занимайтесь одним и тем же делом постоянно, переключайтесь. В таких случаях часто советуют отдохнуть, но это недостаточно эффективно. Лучше переключитесь на другое более интересное дело.
Отключитесь от внешнего мира. Не заходите на развлекательные сайты и в соцсети, так вы потеряете много времени, даже если зашли на пять минут, вскоре заметите, что потеряли целый час. Иногда ответ на сообщение друга, превращается в затяжную беседу.
Всегда есть соблазн нарушить план и уйти гулять или посмотреть любимый сериал. Так происходит всегда, если нет мотивации. Вы должны полностью представлять, чего хотите добиться, и какой результат желаете получить.
Поэтому очень важно мотивировать себя на работу не только в течение дня, но и недели, и месяца, и даже года.
Часто на работе мы сталкиваемся с ситуацией, когда необходимо указать время , затраченное на каждую задачу. Это помогает не только нашему руководству узнать, чем мы занимались в то или иное время , но и нам планировать время с большей эффективностью.
Инструкция
Простейший способ указать время работы – записывать его каждый день в свою тетрадь. Для этого лучше всего завести специальную записную книжку или ежедневник. Записывайте время , затраченное на решение каждой задачи по работе, даже если она кажется незначительной. Впоследствии каждая мелочь может иметь большое значение .
Если на работе у вас нет необходимости заполнять таблицу «Учет рабочего времени », все равно полезно составлять и заполнять такую таблицу самостоятельно. Самый удобный способ сделать это – создать документ в «Word» или таблицу в «Exel». Посмотрим, как правильно указывать время работы .
Откройте таблицу, в которой вам необходимо указать время работы . Как правило, это таблица «Exel». Ознакомьтесь с пунктами, которые необходимо заполнить. Если заданных пунктов нет, создайте их сами, например, «Время работы », «Проект», «Выполненная работа ». Заполните пункт «Время работы », записав в первом столбце первой колонки количество времени, которое вы затратили на решение первой задачи. Перейдите ко второму столбцу второй колонки, в котором необходимо записать конкретный проект , над которым вы работали. Как правило, это большой проект, частью которого являлась ваша задача. Пункт может носить название «Проект». В третьей колонке необходимо кратко , в 2-3 словах, описать выполненную вами работу. Данный столбец может называться «Выполненная работа».
Заполняйте таблицу ежедневно, чтобы по итогам недели или месяца можно было проанализировать ее результаты. Так вы сможете увидеть, сколько времени в целом вы потратили на решение той или иной задачи и в будущем, возможно, скорректировать затраты вашего рабочего времени.
Заполняя данную таблицу на работе, не забывайте вовремя отсылать ее вашему руководству. От вас может требоваться ежемесячный, еженедельный или ежедневный отчет. Спланируйте время , в которое вы будете заниматься заполнение таблицы так, чтобы это не отвлекало вас от работы .
Видео по теме
Умение правильно распоряжаться своим временем помогает человеку успевать все и никуда не опаздывать. Найти дополнительные часы в сутках невозможно, но в ваших силах организовать время правильно и заставить его работать на себя.
Управлению временем посвящена одна из отраслей психологии – тайм-менеджмент, основная задача которого - научить человека отделять главное от второстепенного. Специалист по самоменеджменту, Л. Зайверт, утверждает: «Тот, кто регулярно в течение десяти минут готовит свой рабочий день, экономит до двух часов времени и гарантированно лучше справляется с делами». Безусловно, день на службе организовать проще, чем монотонную домашнюю жизнь, в которую то и дело пытаются вклиниться различные «поглотители времени». Например, только вы приступили к чему-то важному, зазвонил телефон и подруга спешит сообщить свежие новости. Решив просмотреть электронную почту, на минутку заглядываете во все социальные сети и надолго зависаете в интернете. В результате вы постоянно заняты, но ничего толком не успеваете, захлебываясь в потоке срочных и неотложных дел. Именно такой ситуации позволяет избежать четкая постановка цели и обычный листок с написанными делами.
Основной инструмент подчинения времени – планирование. Попробуйте записывать свои планы и мысли, а записи вывешивать на видное место. Таким образом вы будете невольно продумывать и систематизировать дела, а списки направят мысли в нужное русло. Существует долгосрочное и краткосрочное планирование. Долгосрочное – это список дел, которые необходимо сделать за неделю-две, краткосрочное – то, что нужно реализовать в один день. В первую очередь определитесь с долгосрочными планами. Подумайте, что предстоит сделать на этой неделе. Запишите в блокнот все дела от самых мелких до крупных: поздравить с Днем рождения подругу , закупить продукты, внести коммунальные платежи и т.п. Составив список задач на неделю, вы будете иметь представление о предстоящем фронте работ и наверняка ничего не упустите.
Краткосрочное планирование предполагает определение основных дел грядущего дня еще до его наступления, например накануне вечером. Ваше подсознание заранее настроится на их выполнение, и утром вы сможете приступить к реализации намеченных планов во всеоружии. Сядьте и запишите все по пунктам, выбирая задачи из недельного планирования и разбавляя их ежедневной текучкой. В список дел на день можно включить примерно следующее: сварить компот, сходить в поликлинику, позаниматься с ребенком математикой, погладить белье, почитать книгу, разобрать шкафчик на кухне и т.п. Задачи в нем должны иметь градацию по важности, второстепенные подчиняться главным. Определив, какие из пунктов самые значимые, подчеркните их. Таких заданий не должно быть много, не больше двух-трех. Постарайтесь для каждого из пунктов определить отрезок времени, когда вы будете выполнять ту или иную задачу.
В ежедневном списке большинство дел будут регулярными – рутинными. Приучите себя выполнять их в определенное время, тогда они станут привычными и необременительными. Например, убирайте постель сразу после пробуждения, зарядку делайте перед завтраком, а перед сном обязательно вымойте посуду, чтобы утром приходить в убранную кухню. Составив план на день, вы заметите, что некоторые дела вполне можно выполнять одновременно. К примеру, разбирать шкафчик и готовить ужин, заниматься с ребенком и гладить рубашки мужу.
Видео по теме
Источники:
- как распоряжаться своим временем
Для управления содержимым сайта используются всевозможные системы управления (CMS). При помощи их интерфейса веб-мастеру открывается возможность администрировать ресурс, производить редактирование и добавление материала на интернет-страницы. Без установки CMS управление сайтом производится путем редактирования файлов и их загрузки на хостинг.
Установка CMS проводится при помощи панели управления сайтом, которая предоставляется хостинг-провайдером. Распаковка нужных файлов может быть произведена при помощи FTP-менеджера файлов путем загрузки архива сайта на хостинг с последующим его разархивированием на ресурсе.
Распаковав файлы на хостинге, перейдите на сайт, чтобы запустить инсталляцию системы управления. Укажите требуемые для конфигурации движка параметры. После произведения инсталляции перейдите в панель администрирования сайтом при помощи ссылки, которая будет предоставлена после процедуры установки.
В панели администрирования вы увидите все возможные функции для управления сайтом. Вы сможете произвести настройки отображения контента и вывода нужной информации пользователям. Вы сможете управлять группами посетителей и публиковать записи через соответствующие элементы интерфейса.
Сегодня очень модно заниматься саморазвитием, посещать лекции, коучинги. Очень много внимания уделяется тайм-менеджменту. Это искусство грамотно распоряжаться своим временем и успевать все дела. Какой из волшебных предметов для этого потребуется, где его взять и как с ним работать — узнаете из этой статьи.
Искусство управлять своим временем
Современная жизнь имеет бешеный ритм. Чтобы жить полноценно, необходимо научиться грамотно распределять свое время. Наверное каждому знакома ситуация, когда дела накапливаются как снежный ком, а времени катастрофически не хватает ни на что. Такое положение вещей в 90% случаев зависит не от реального количества дел, а от лени и прокрастинации. Это можно охарактеризовать фразой «слоняться из угла в угол».
Контролировать свое время — значит сконцентрироваться на самом важном. Перестать заниматься теми вещами, которые не приносят ни денег, ни удовлетворения. К этому относятся вещи, именуемые прокрастинацией:
- просмотр тв программ;
- чтение новостей в социальных сетях, зачастую это пустое пролистывание ленты;
- разговоры по телефону;
- интерактивные или и пр.
Есть прекрасная книга Бодо Шефера «Искусство управлять своим временем». В ней подробно описано каким именно образом можно расставлять приоритетные цели и уделять достаточно времени всем важным сферам вашей жизни:
- здоровье;
- работа;
- эмоции;
- финансы;
- духовность.
Кстати, материал есть и в формате аудио-книги, чтобы совмещать полезное с чем-то приятным. Например, можно лежать в ванне с масочкой, и слушать как поменять свою жизнь к лучшему. В общем, рекомендуется к прочтению.
Как все успевать
Важные советы по эффективному планированию своей жизни:
- Перестаньте все взваливать на себя. Да, безусловно, осознание того, что дело выполнено только вашими усилиями прекрасно. Но каждое ли дело того стоит? подключать домочадцев к решению бытовых проблем.
- дарами информационных технологий. Перед выходом из дома изучите ситуацию на дорогах. Если обнаружите затруднения по пути следования, перестройте маршрут с минимальными затратами времени. Не тратьте драгоценные часы на стояние в очередях, оплачивайте все, что возможно онлайн.
- Очень важно четко следовать плану и не сбиваться на дисциплинарные нарушения. Например, так всеми любимые «10 минуточек и встаю» не приносят пользу. Организм за это время не успеет выспаться, а вот умыться и сделать некоторые домашние дела за это время успеть вполне реально. Но резко вскакивать с постели тоже не рекомендуется. Самое оптимальное после звонка будильника — хорошенько потянуться, размять каждую конечность. Улыбнитесь и вставайте.
- Не забывайте делать перерыв в течение дня. Залог успешности — 20 минут для себя. То есть, в это время вы максимально расслабляетесь, выкидываете из головы дневные заботы. Просто занимаетесь собой. Полежите, почитайте книгу, спокойно попейте кофе. В это время организм как бы отдохнет от прошлых задач и найдет силы для выполнения новых.
- — гарантия качественного планирования. Можно расписать весь день вплоть до минут, построить четкий график в голове, пройти кучу тренингов и …. потратить час на поиск ключей от квартиры. Что особо актуально, если в доме маленький ребенок. Заведите отдельную полку, которая неприкосновенна для ребенка и храните на ней все важные вещи.
- Не допускайте смещения графика. Выходите из дома вовремя, все дела, мешающие этому должны ждать вечера. Если долго думаете над гардеробом на сегодня — вешайте одежду на стул с вечера. Складывайте себе обед в контейнеры, которые сложите в пакет. Так утром вам нужно будет только взять пакет и уходить.
- Не занимайтесь прокрастинацией. Найдите дела, которые будут приносить прибыль, но вполне подойдут для морального отдыха. Ведь лучший отдых — это смена деятельности.
- Научитесь выстраивать четкий план действий. Разбивайте дела на маленькие задачи. Например, шеф дал задание отпечатать визитки. Распишите себе шаги действий — выбрать макет, согласовать, позвонить рекламщикам и пр.
Как организовать свое время
В первую очередь научитесь разделять задачи на «важные» и «срочные». Именно так, эти понятия на самом деле не одно и тоже. Есть дела, которые нужно сделать срочно. Но, задумайтесь, а если их не выполнить, ваша жизнь сильно от этого измениться? Если ответ «да», тогда смело причисляйте их к графе важные.
Как «запрограммировать» свое сознание на более эффективную работу? Обратите внимание на следующие советы:
- Записывайте свои дела за день и указывайте время, которые вы тратите на их выполнение. Например, пила чай 20 минут. Попутно смотрела сериал. Хотя чай можно выпить за 5-7 минут. Кстати, сериалы можно смотреть с субтитрами. Так вы начнете учить другой язык. И будете использовать время прокрастинации с пользой.
- Разделите дневные задачи по релевантности. Самые важные сперва, потом второстепенные, на что хватит времени.
- Есть хороший закон Паркинсона. Суть его в том, что если вы ограничите сами себе время на какое-то дело в 7 дней, то у вас будут постоянно находиться причины отложить выполнение. Ведь время еще есть. Выделите 1 день и не будет уже такого соблазна заниматься всем чем угодно, кроме дела.
- Многозадачность. Научитесь совмещать занятия для морального отдыха с полезными делами. Например, во время просмотра любимого шоу по телевизору, можно вязать или заниматься спортом.
- Научить правильно оценивать важность дел. Пишите списки, клейте стикеры с важной информацией.
- Не рассеивайте внимание. Есть задачи, выполнение которых никак нельзя совмещать с другими делами. Попытка одновременно выполнять несколько сложных задач приведет к обратному эффекту. Вы будете отвлекаться и быстро устанете.
- Ограничьте отвлекающие факторы. Максимально сосредоточьтесь на выполнении первоочередной задачи. Отключите телефон, закройте дверь. Выполнили — позвольте себе 5 минутный отдых, послушайте музыку, поговорите по телефону. Но не больше 5-10 минут.
- Заботьтесь о своем здоровье. Многое зависит от физического и морального благополучия. Вряд ли вы сможете эффективно работать, если не выспались или чувствуете недомогание.
Тайм-менеджмент в современном обществе. Почему людям не хватает времени и как научиться все успевать. Основные правила эффективного управления временным ресурсом.
Содержание статьи:
Управление временем - это умение контролировать его количество, которое затрачивается на определенные виды деятельности, грамотно распоряжаться им, анализировать эффективность своей работы и находить дополнительные ресурсы, тем самым повышая продуктивность. Подобные навыки дают человеку возможность не только успевать выполнить запланированные мероприятия, но делать это качественно и получать удовольствие. Наука, изучающая процесс планирования и распоряжения своим или чужим временным ресурсом, получила название тайм-менеджмент.
Необходимость тайм-менеджмента
Вопрос об управлении временем на государственном уровне возник и начал серьезно изучаться в России еще в 20-е годы прошлого века. Предлагались различные теории и методики повышения эффективности деятельности, в том числе и путем организации личной эффективности каждого отдельно взятого человека.
В 70-х годах ХХ века внедрялась идея о том, что система управления личным временем должна базироваться на эффективном мышлении личности, которое необходимо развивать. Только в 2007 году в одном из московских университетов появилась кафедра тайм-менеджмента.
С одной стороны, время - это ресурс не безграничный, поэтому неудивительно, что часто нам его не хватает. Но, с другой стороны, для каждого в сутках количество времени одинаково. Так почему же при одинаковых затратах одним удается успеть намного больше, чем другим, и по итогу получить более высокий результат? Все дело не в количестве часов, а в эффективности их использования.
Многие ошибаются, полагая, что тайм-менеджмент необходим лишь руководителям на работе и людям, которые патологически ничего не успевают. На самом деле, искусство управлять своим временем должен постигнуть каждый для того, чтобы быть успешным не только в трудовой деятельности, но и в жизни.
Задача тайм-менеджмента - не в том, чтобы загнать вас в какие-то рамки. Напротив, планирование позволяет расширить эти рамки, поскольку вы сами не замечаете, сколько времени при правильном его расходе может освободиться. Чтобы освоить науку тайм-менеджмента, кому-то понадобится несколько недель, а кому-то и месяцы.
Все зависит от нескольких факторов:
- Сила воли . Без этой черты характера в принципе трудно достичь каких-либо результатов. Поэтому, если с первого раза что-то не получилось, не нужно опускать руки. Необходимо разобраться, почему не получилось, и сделать снова.
- Прежние навыки планирования . Если человек умеет планировать какие-то свои действия, например, покупки, отдых, проведение мероприятий, то ему должны быть знакомы основные принципы планирования. В этом случае научиться управлять временем для него будет проще, чем для того, кто всю жизнь живет экспромтом. Тем не мене, нет ничего невозможного и для второй категории людей, просто это может занять немного больше времени.
- Поддержка . Как часто человек делает что-то за компанию: начинает или бросает курить, ходит в спортзал, посещает какие-либо мероприятия. Иметь поддержку со стороны близких людей - это очень важно. Поэтому, если всем коллективом или всей семьей принять решение постичь искусство управления временем, то результат будет достигнут намного быстрее.
Табу при планировании своего времени
Перед тем как научиться управлять своим временем, необходимо проанализировать, на что уходит 24 часа. Расписав хотя бы один свой день по часам и минутам, можно заметить, что большая часть драгоценного ресурса уходит напрасно.
Рассмотрим основные табу в тайм-менеджменте:
- Длительный сон . Тут уж никуда не денешься - спать необходимо, чтобы были силы эффективно проводить оставшуюся часть времени. Здоровый сон составляет 8 часов. А вот спать до обеда - это неразумное распоряжение временем.
- Телефонные разговоры . Телефон как экономит, так и отбирает ваше время. С одной стороны, получить или передать информацию можно быстрее. Но, с другой стороны, пустые разговоры отбирают порой большую часть дня.
- Просмотр телевизора и компьютерные игры . Отдыхать, безусловно, нужно, и каждый по-своему понимает значение этого слова. Но просмотр очередного сериала или новая «стрелялка» не смогут ни зарядить новыми силами, ни принести пользы.
- Вредные привычки . У людей, имеющих вредные привычки вроде курения, много времени в течение дня занимают перекуры. Казалось бы, выпить чашечку кофе или покурить - это дело 2-3 минут, но из этих минут и состоит наш день.
Совет! Не нужно сожалеть о том времени, которое ушло. Это совершенно бесполезное занятие, поскольку оно обратно не вернется. Лучше научиться впредь не допускать бесполезной его траты.
Особенности обучения управлению временем
Существуют различные методики, обучающие основам тайм-менеджмента. Много тематической информации по данному вопросу можно найти в интернете. Но лучше, когда секретами с вами поделится профессионал. Повышенный спрос на изучение этого вопроса создает предложение. И сегодня в нашей стране большими тиражами печатается литература и проводятся разнообразные тренинги по тайм-менеджменту.
Тренинг - это один из методов обучения, позволяющий приобрести необходимые знания, умения и навыки путем непосредственных практических занятий. Огромным его преимуществом является то, что обучаемый не просто воспринимает какую-либо изложенную информацию, но и тут же может применить полученные знания на практике. Есть живое общение с тренером и с группой единомышленников.
Несмотря на то, что основные принципы умения управлять временем одинаковы, тренинги могут строиться по-разному. Каждый тренер определяет для себя, каким образом ему будет легче передать свой опыт обучаемой аудитории. В ходе занятий по тайм-менеджменту предлагается ряд правил или мероприятий, соблюдение которых должно помочь развить способность управлять временем.
Но нужно понимать, что сам по себе поход на тренинг, даже если его проводит высококлассный специалист, без усилий со своей стороны будет бесполезным. Планировать, разделять планы на важные и не очень, срочные и отсроченные - все это придется делать самостоятельно.
Еще одним более доступным способом получить информацию о том, как управлять жизнью и временем, считается специализированная литература. На эту тему написано немало книг как зарубежными, так и отечественными авторами. Многие из них являются ведущими тренерами, поэтому можно ознакомиться с материалом и перед посещением соответствующего тренинга. Преимуществом книги перед тренинговым занятием выступает более низкая цена, возможность читать ее в удобное время и перечитывать, делать отметки.
Популярными в 2016 году книгами, которые рассказывают, как эффективно управлять временем, являются:
- «Максимальная концентрация». Автор Люси Джо Палладино;
- «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». Автор Нейл Фьоре;
- «Муза и чудовище». Автор Яна Франк;
- «Эссенциализм». Автор Грег МакКеон;
- «Как привести дела в порядок». Автор Дэвид Аллен;
- «Тайм-драйв». Автор Глеб Архангельский;
- «365 дней творческого человека. Ежедневник». Автор Яна Франк;
- «Хороший год. Еженедельник маркетера». Автор Игорь Манн;
- «Как работать 4 часа в неделю». Автор Тим Феррис;
- «Искусство успевать». Автор Алан Лакейн.
Основные правила эффективного управления временем
Если человек сделал первый шаг, увидел проблему неправильного планирования своего времени и хочет в ближайшее время решить ее, то необходимо постичь некоторые секреты тайм-менеджмента. Приведенные ниже правила подскажут, как правильно управлять временем.
Чтобы исключить все бесполезные занятия, необходимо проанализировать не один свой день, но результат не заставит себя долго ждать. Потратив неделю на составление списка своих дел, в будущем можно сэкономить гораздо больше времени, исключив лишнее из своего расписания.
Планирование графика
Планирование должно осуществляться не в голове, а на бумаге. Не важно, будет это ежедневник в кожаном переплете или обычный листок бумаги. Записывать дела необходимо в порядке их важности. Если в течение дня возникает новая задача, ее также следует вписать в свой план с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным. Выполненные дела стоит вычеркивать из списка. Это придает сил и стимулирует к плодотворной деятельности.
Планирование должно происходить от большего к меньшему. От планов на год плавно переходите к планам на каждый день. Для каждой задачи должны быть установлены конкретные сроки.
На тренингах по тайм-менеджменту тренеры часто рекомендуют нарисовать дерево как воплощение основной большой цели. Ветви, отходящие от него, - это мелкие задачи, которые необходимо решить на пути ее достижения. Каждая ветка может ответвляться множество раз до тех пор, пока задачи не поделятся на мелкие, четкие и понятные. Безусловно, рисовать деревья при планировании на каждый день не обязательно, но визуализировать свой план стоит.
В тайм-менеджменте существует правило 10/90. Оно формулируется следующим образом: 10% времени, которое вы потратите на планирование задачи, поможет сэкономить 90% времени при ее выполнении.
Воспитание силы воли
Мало научиться правильно планировать свое время. Необходимо следовать намеченному плану. Но частенько бывает, что утром вы встали с больной головой и не захотели сделать зарядку; пришли с работы уставшим и не пошли на курсы; по телевизору идет ваш любимый фильм, и вы перенесли встречу. Организация своего дня начинается с организации самого себя.
Если на первых порах трудно пожертвовать просмотром любимой передачи, ее можно посмотреть, поставив телевизор на кухне и занимаясь в это время приготовлением обеда. Если утром под моросящим дождем не хочется делать запланированную пробежку, можно взять с собой музыкальный плеер, и настроение поднимется. Не нужно отказываться от намеченных дел, стоит искать компромисс и выполнять их с удовольствием.
Расстановка приоритетов
Самое сложное в искусстве управления своим временем - правильно расставить приоритеты, выделив главную цель и второстепенные. Это позволяет правильно расставить задачи в списке.
Определив главные задачи, необходимо проанализировать, какие последствия наступят в случае выполнения или невыполнения их в срок. Если правильно выделить главное, то можно увидеть, что нарушение сроков выполнения главной задачи будет иметь серьезные последствия.
Самые важные и сложные дела лучше делать утром. В эти часы мозг - отдохнувший, сознание - ясное, внимание - максимально сконцентрировано. Бывают ситуации, когда на выполнение задачи планируется меньше времени, чем получается потратить на самом деле по независящим от человека причинам. Поэтому если запланировать важные дела на вторую половину дня, их можно не успеть сделать, в результате чего наступят серьезные последствия.
Можно все дела условно разбить на четыре группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не очень важные. Вносить дела в свой ежедневник рекомендуется в следующем порядке:
- важные и срочные;
- срочные, но менее важные;
- важные, но не срочные;
- все остальные.
Определение сроков работы
Чтобы развивать в себе способность управлять временем, необходимо устанавливать четкие сроки для каждого дела. В противном случае оно может откладываться до бесконечности. Имея же конкретный срок выполнения задачи, человек стремится к тому, чтобы успеть.
Об этом свидетельствует повышение производительности студентов за день до сессии, данный пример часто приводится во время тренинговых занятий. Иногда полезно устанавливать подобные дедлайны самостоятельно, чтобы максимально сконцентрироваться на выполнении задания, мобилизовать весь свой потенциал.
Злоупотреблять экспериментами с дедлайнами не стоит. Это может привести к перенапряжению, упадку сил и иным негативным последствиям. В свою очередь, выполнение работы по мере ее поступления поможет сэкономить не только время, но и силы. Если все мелкие трудности, возникающие на пути к основной цели, решать по мере их поступления, то они не успевают превратиться в снежный ком неразрешимых проблем.
Если все поставленные задачи выполнены, но силы и время позволяют справиться с дополнительным заданием, то откладывать его нет необходимости. Сделав сегодня задание, запланированное на завтра, человек будет уверен в том, что успеет выполнить все запланированные на следующий день мероприятия.
Не стоит откладывать и завершение дел, начатых сегодня и не законченных в установленный для себя срок. Любая задача решается быстрее, пока ты на ней сконцентрирован. Отложив завершение работы на завтра, человек вынуждает себя снова настроиться и сосредоточиться на ней, а это требует больших затрат времени.
Делегирование и автоматизация
Не нужно бояться помощи. Более того, если есть возможность поручить выполнение каких-либо задач другому человеку, ею обязательно необходимо воспользоваться. Не всегда хороший результат может быть достигнут только своими силами.
Выгоднее один раз потратить время на обучение другого человека определенному делу, чем постоянно выполнять его самостоятельно. Особенно если оно не входит в разряд основных. Таким образом, освободившееся время можно потратить на более важные задачи.
Не менее важную роль в процессе эффективного управления временем играет автоматизация определенных процессов: автоматическая сортировка почтовых уведомлений, автоматическое совершение регулярных платежей и так далее. Все, что может работать без вашего участия, дополнительно экономит время.
Полноценный отдых
Планировать необходимо не только свое рабочее время, но и отдых. Более того, многие специалисты рекомендуют именно с этого пункта начинать заполнять свой ежедневник. Без полноценного отдыха человек не может продуктивно работать, поэтому об этой составляющей успеха забывать нельзя.
Некоторые люди в стремлении успеть как можно больше сознательно отказывают себе во всех удовольствиях, стараясь каждую минуту потратить на дело. В результате продуктивность труда падает, поскольку уставший человек не может концентрировать внимание и принимать быстрые и мудрые решения.
Отдых должен быть полноценным. Проводя время с семьей или друзьями, нужно наслаждаться общением, а не продумывать в голове новые бизнес-схемы или план встречи с партнером. И делу это не поможет, и недовольство близких людей спровоцирует.
Как управлять временем - смотрите на видео:
Умение управлять своим временем позволяет человеку быть успешным и счастливым. Поэтому постичь данное искусство будет не лишним не только руководителю, но и домохозяйке. В различных источниках можно насчитать разное количество способов, приемов и правил эффективного тайм-менеджмента, но все они сводятся к одним и тем же принципам: грамотное планирование и расстановка приоритетов. Освоив азы этой науки, каждый сможет сформулировать свои правила, как управлять жизнью и временем.
«Ой, вообще непонятно, на что столько времени тратится, вроде ничего не сделала, а день прошёл!», — жалуется уставшая женщина своим домочадцам.
Почему мы часто оказываемся в ситуации нехватки времени?
Почему мы часто мечтаем о том, чтобы в сутках было не 24 часа, а хотя бы 48?
Почему нас порой преследует ощущение, что день прошёл, а ничегошеньки не сделано?
Да потому, что не умеем планировать свой день, не умеем управлять временем.
Дельные советы по управлению временем я нашла в книге Бодо Шефера. Некоторые из его рекомендаций, обработанные мной с учётом российской действительности, позвольте далее привести.
1. Не тратьте время, проводимое в автомобильных пробках, в метро, в ином транспорте, на тупую скуку, злобу на жизнь и на обстоятельства, используйте его (время) по прямому назначению. Прочтите книги, ознакомиться с которыми вы давно мечтали. Если неудобно читать, например, автобус трясётся, то слушайте. Есть специальные программы для мобильников, с помощью которых можно прослушивать электронные книги текстового формата. Также долгие часы ожидания или езды можно посвятить полезным звонкам… или приятным…, изучению чего-то нового. Вот студенты молодцы, они в транспорте к зачётам и семинарам готовятся. Берите с них пример! Учителя, руководители предприятий, инженеры, математики всегда могут узнать о новых методах преподавания, о новых технологиях ведения дел, о новых научных теориях, читая в метро соответствующие газеты и журналы. Время за таким занятием пролетит незаметно.
2. Составляйте план на каждый день. Если вы сами распоряжаетесь своим временем на работе, то составляйте план и на период рабочего дня, если же нет, то только на внерабочий период. Когда будете план составлять, подумайте, какие дела можно совместить без ущерба для себя и окружающих. Ведь быть семиделкиным и заниматься одновременно несколькими делами — совершенно разные понятия. В первом случае оба дела будут выполнены плохо. Например, вы готовите ужин (жарите картошку) и делаете чертёж. Можно так увлечься чертежом, что картошечка сгорит.
3. Постарайтесь заполнить даже очень короткие периоды времени, за которые, казалось бы, ничего невозможно успеть, приятными или полезными делами. Зачем, например, во время телерекламы злиться на неё, негодовать, тупо переключать каналы, когда можно за эти 7- 10 минут выучить несколько иностранных слов, прочитать 3 страницы книги, помыть посуду, приготовить себе бутерброд, нарисовать в тетрадке ребёнка зайчика и т. д. Если даже вы смотрите телевизор всего час в день, две рекламных паузы обязательно будут, а это значит — 20 минут к вашим услугам.
4. Подумайте, не отнимает ли у вас какое-либо действие неоправданно много времени. Конечно, милые девушки и женщины любят наводить красоту, это прекрасно, но если данная процедура отнимает по 2 часа в день, надо подумать, нельзя ли её сократить без ущерба для красоты?
5. На еду уходит в несколько раз больше времени, если помимо поглощения пищи, вы ещё и читаете, пишете письма и т. п.
7. У некоторых из нас очень много времени уходит на пробуждение. Когда звенит будильник, такие люди говорят себе: «Ну ещё чуток, ещё немного полежу!» такой самообман может занять добрых полчаса, которые можно было бы потратить более разумно.
8. Научитесь планировать дела по степени важности. Это не значит, что дела обязательно должны быть полезными, нет, пусть они будут именно важными для вас. Например, в один день встреча с друзьями пусть окажется намного важнее очередного похода в магазин.
9. Если вы руководитель, начальник, ну, в общем, если у вас есть подчинённые и если приходится часто собирать совещания, старайтесь не затягивать их. Говорите кратко, по существу, не опускайтесь до уровня демагогии. Тем самым будет сэкономлено и ваше время, и время подчинённых, и они успеют сделать больше работы.
10. Если вы родитель, старший брат или сестра, дядя или тётя, прививайте своему ребёнку (брату, племяннику) навыки управления временем, описанные выше. Научите его начинать день с дел, а заканчивать его отдыхом, насколько позволяет возможность.
