Poslovni sestanek in poslovna pogajanja nasploh imata eno definicijo – to je medsebojno poslovno komuniciranje s ciljem doseči skupno odločitev. Toda poslovni sestanek lahko štejemo tudi za prvo fazo pogajalskega procesa ali njegov sestavni del, med katerim se razjasni predmet nadaljnjih pogajanj in rešijo organizacijska vprašanja. Uspeh nadaljnjih pogajanj je v veliki meri odvisen od rezultatov takšnih predhodnih stikov, od vtisa, ki ste ga naredili na "uvodnem" poslovnem sestanku.
Za uspeh na poslovnem srečanju je potrebno sogovornika spodbuditi h komunikaciji, ustvariti čim več možnosti za nadaljnji poslovni pogovor in odločanje.
Poslovno srečanje običajno poteka v uradnem okolju, nameni sogovornikov (poslovnih partnerjev) pa so naslednji:
1) dajati, prejemati potrebne informacije ali jih izmenjevati. Pridobivanje informacij lahko štejemo za glavni namen poslovnega sestanka;
2) dogovoriti se o vprašanju, ki zanima sogovornike;
3) prepričati sogovornika (poslovnega partnerja) o pravilnosti sprejete odločitve, donosnosti izbranega načina delovanja itd .;
4) vzpostaviti stik, okrepiti poslovne odnose in včasih skleniti kakršen koli dogovor, ki ga po možnosti zavaruje s pisnim protokolom o nadaljnjih namerah;
5) dinamika vsakega poslovnega srečanja gre skozi štiri faze: kontakt, usmeritev, odločitev in ocena, rezultat. Poznavanje pomena teh faz vam omogoča, da zgradite pogovor ali se prilagodite sogovorniku, tako da bo rezultat srečanja pozitivna odločitev za vas.
Prva faza sestanka je kontakt – tiste sekunde, ko vstopite v sobo, se pozdravite in izmenjate prve fraze. Glavni cilj te faze komuniciranja je ustvariti pogoje za vzpostavitev partnerskih odnosov.
Glavna naloga, ki jo morate rešiti v prvi fazi, je vzpostavitev čustvenega stika s sogovornikom.
Pogovor na poslovnem sestanku je treba graditi dosledno in se držati predvidenega načrta. V pogovoru je bolje ostati korak bolj formalen kot korak bolj domač, hkrati pa ostati vljuden in prijazen. V Rusiji je običajno, da se partnerji naslavljajo z imenom in patronimom, razen v primerih, ko korporativna kultura dovoljuje, da drug drugega kličete po imenu, na ameriški način.
Pozitiven odnos in zanimanje lahko pokažete z naslednjimi stavki: »Vesel sem, da te vidim!«, »Hvala, ker si si vzel čas za srečanje z nami!« Na začetku poslovnega pogovora je priporočljivo začeti kratek pogovor o posvetnih temah - o vremenu, zadnjih kulturnih dogodkih, gospodarskih razmerah. Tovrstne uvodne fraze vam omogočajo, da se navadite na način govora sogovornika, se prilagodite splošnemu valu in dosežete prvi dogovor (mnenja o vremenu zunaj okna se redko razlikujejo).
Da bi bil pogovor produktiven že od samega začetka, morate biti sposobni:
1) vzpostaviti stik s sogovornikom;
2) ustvarite ugodno vzdušje za pogovor;
3) pritegnite pozornost partnerja in vzbudite njegovo zanimanje za vašo temo (problem ali predlog).
Pomembno je ne le vzpostaviti stika, ampak ga spremljati ves čas pogovora in ukrepati: če je prekinjen, vprašajte, ponudite čaj ali se pošalite, če seveda situacija to dopušča.
Obstajajo načini za začetek pogovora, ki nam zaprejo pot do uspeha ali ga zelo otežijo. Če želite, da bo vaš pogovor na prvem poslovnem sestanku učinkovit, se izogibajte:
1) manifestacije znakov dvoma vase in potrebe po srečanju;
2) izkazovanje nespoštovanja na začetku sestanka, tudi v blagi obliki;
3) vzbuditi sogovornikov obrambni položaj že s prvimi vprašanji.
Vzpostaviti morate ugodno čustveno vzdušje, tudi če vam je sogovornik neprijeten in na srečanju ne doživite nobenih pozitivnih čustev, glavna stvar je doseči pozitivne rezultate na samem srečanju.
Druga faza je orientacija. Tu je glavni cilj ugotoviti bistvo problema, ki je povzročil srečanje. Sogovorniku morate posredovati potrebne informacije o svojih odličnih poklicnih lastnostih v obliki predstavitve (samo ne hvaliti se), razložiti razloge za vaš interes in vzpostaviti stik z njim.
Ta faza je najdaljša, zato je vaša naloga ohraniti stik s sogovornikom. Na primer, dolgočasno naštevanje vaših uspehov ali strank lahko preprosto postane dolgočasno in takrat se izgubi pozitivna čustvena povezava, kar običajno vodi do negativnih rezultatov.
Poslovni sestanek bo učinkovitejši, če je vnaprej načrtovan in ste nanj pripravljeni, če ste zbrali vse razpoložljive podatke o sogovorniku, bodočem poslovnem partnerju.
Določite nekaj glavnih točk, ki jih želite sporočiti drugi strani. Izberite čas za svojo predstavitev in količino informacij, ki jih boste posredovali. Razmislite o zaporedju predstavitve informacij, kje povedati glavno in kako skriti pomanjkljivosti vaše rešitve.
Vaš uspeh na poslovnem sestanku je poleg vaših strokovnih kvalitet v veliki meri odvisen od vaše morale in samozavesti in več kot imate informacij, lažje boste vodili pogajalski proces.
Slog in pristop pogovora močno vplivata na izid vašega poslovnega srečanja. Tudi z najbolj pozitivnim razpoloženjem partnerjev za komunikacijo, iskreno željo po dogovoru, njihov pogovor ne uspe, poleg tega pa njihova prizadevanja, da bi popravili situacijo, le poslabšajo. Najpomembnejši razlog za to so pogosto razlike v stilih in pristopih k poslovnemu pogovoru med partnerji in njihovimi komponentami, kot so:
1) nagnjenost k neposrednemu govorjenju ali namigovanju;
2) prisotnost kretenj, intonacije, pogostosti ponavljanja in uporabe določenih komponent govora: višina, tember, hitrost, glasnost itd.;
3) sposobnost in nezmožnost postavljanja pravih vprašanj ali dovoliti drugim, da prevzamejo pobudo pri zagotavljanju informacij o sebi;
4) udobna stopnja formalnosti – preprostost; sprejemljive šale; odnos do izmenjave pritožb;
5) pričakovanje, da bo drugi sledil našemu zgledu itd.
Obstajajo trije različni pristopi k poslovnim pogovorom: trdi, mehki in načelni.
Če stranka deluje »trdo«, potem udeležence v pogovoru dojema kot nasprotnike, ki enostransko poskušajo zmagati. Lastno zmago ima za cilj, trdno vztraja pri svojem položaju in skriva svoje interese, zahteva koncesije kot plačilo za dogovor, izvaja pritiske in skuša vsiliti in zmagati v »tekmovanju volje«.
Če stranka deluje v okviru »mehkega pristopa«, potem udeležence v pogovoru dojema kot prijatelje, cilj pogovora ima za dogovor in je za to pripravljena plačati z enostranskimi koncesijami, zlahka spremeni svoje stališče. , se skuša izogniti »tekmovanju volj«, a če je vsiljena, podleže pritisku z druge strani.
Načelni pristop vidi udeležence kot sodelavce, ki skupaj delajo na problemu. Meni, da je njegov cilj razumen rezultat, dosežen hitro in prijazno, osredotoča se na interese, ne na položaje, ne zahteva popuščanja, temveč razvoj vzajemno koristnih možnosti, vztraja pri uporabi objektivnih meril, ki so neodvisna od volje udeležencev. . Takšna merila so lahko mnenja strokovnjakov, ekonomski kazalci na trgu, izračunani kazalniki, statistika, zakoni, ne pa želje katere koli strani.
Izbira najboljšega pristopa za vas je odvisna od naslednjih dejavnikov:
1) od vaših ciljev. Če želite ohraniti razmerje in vzdrževati stike dlje časa, je bolje uporabiti "načelni pristop". Če je za vas pomembno, da pridobite čas in ste pripravljeni na koncesije zdaj, da bi v prihodnosti "pridobili nazaj situacijo", je mogoče slediti "mehkemu pristopu";
2) na čigavi strani je prava moč. Na primer, če nimate resnične moči, je izvajanje pristopa »postanite strogi« zelo težko;
3) o spretnostih in sposobnostih strank. »Načelni pristop«, ki je eden najučinkovitejših, zahteva tudi najbolj razvite komunikacijske sposobnosti.
Zato je treba posebno pozornost nameniti osebnim lastnostim sogovornika, njegovemu položaju in ciljem ter pri predlagani rešitvi upoštevati njegove potrebe.
Obstaja šest osnovnih pravil za vzpostavitev odnosov med partnerji v predhodnih pogajanjih.
1. Racionalnost. Treba se je obnašati zadržano. Nenadzorovana čustva negativno vplivajo na pogajalski proces in sposobnost sprejemanja razumnih odločitev.
2. Razumevanje. Nepazljivost do stališča partnerja omejuje možnost razvoja obojestransko sprejemljivih rešitev.
3. Komunikacija. Če vaši partnerji ne kažejo velikega zanimanja, lahko z njimi opravite poslovni sestanek preprosto v obliki posveta. To bo pomagalo ohraniti in izboljšati odnose.
4. Verodostojnost. Lažne informacije oslabijo moč argumentacije in tudi negativno vplivajo na ugled.
5. Izogibajte se predavanjem partnerju. Vaše prepričanje mora temeljiti na spoštovanju osebnih lastnosti vašega sogovornika.
6. Sprejemanje. Poskusite sprejeti drugo stran in bodite odprti, da se od partnerja naučite česa novega.
Uspešno vodenje poslovnih sestankov, pogovorov in pogajanj je v veliki meri odvisno od skladnosti partnerjev z etičnimi standardi in načeli, kot so natančnost, poštenost, korektnost in taktnost, sposobnost poslušanja (pozornost do mnenj drugih ljudi) in specifičnost.
Natančnost. Eden najpomembnejših etičnih standardov poslovne osebe. Pogoje pogodbe je treba upoštevati do minute natančno. Vsaka zamuda lahko pomeni vašo nezanesljivost v poslu.
Poštenost. Ne vključuje le zvestobe sprejetim obveznostim, temveč tudi odprtost v komunikaciji s partnerjem, neposredne poslovne odgovore na njegova vprašanja.
Korektnost in taktnost. Ne izključuje vztrajnosti in energije pri pogajanjih ob ohranjanju korektnosti. Izogibati se je treba dejavnikom, ki ovirajo potek pogovora: razdraženost, medsebojni napadi, napačne izjave itd.
Sposobnost poslušanja. Poslušajte pozorno in zbrano. Ne prekinjajte govorca.
Specifičnost. Pogovor naj bo natančen, ne abstrakten in mora vsebovati dejstva, številke in potrebne podrobnosti. Koncepti in kategorije morajo biti dogovorjeni in razumljivi partnerjem. Govor mora biti podprt z diagrami in dokumenti. Pripravite vizualno gradivo in razmislite o obliki njegove predstavitve.
Ta pravila ostajajo pomembna med nadaljnjimi pogajanji.
V primeru pozitivnega toka pogovora druga faza gladko preide v tretjo, ki vključuje odločitev in oceno. Tukaj boste morali aktivno komunicirati s sogovornikom, saj se bo začela izbira najprimernejše možnosti odločanja za obe strani.
Skoraj vsako poslovno srečanje vključuje razpravo o nesoglasjih ali ugovorih. In dejstvo, da ti druga stran ugovarja, dokazuje, da jo zanima, sicer bi preprosto prekinila pogovor. Vaša naloga na tej stopnji je razumeti, zakaj sogovornik nasprotuje, kje niste upoštevali njegovih interesov, na katere njegove potrebe ste pozabili v predlagani rešitvi in kako vse to popraviti in izboljšati rešitev. Vprašajte, kako nasprotna stran vidi rešitev nastalega konflikta.
Pripravite več rešitev, med katerimi lahko izbirate, in če bodo vse možnosti povzročile ugovore, se boste morali vrniti k analizi ciljev nasprotne strani. Ugovori nas silijo k iskanju nestandardnih rešitev.
Če nesoglasja ne morete rešiti na poslovnem sestanku, si vzemite čas za razmislek in iskanje primernejše možnosti.
Zadnja faza je doseganje dogovorjene rešitve. Na tej stopnji se običajno dogovorijo o pogojih vašega novega sestanka, da se razjasnijo manjša vprašanja, razpravlja o pogojih sporazuma ali pogodbe itd. Treba se je pogovoriti o tem, kako, kdaj in kje bo vaš naslednji sestanek.
Negativen izid poslovnega pogovora na »uvodnem« poslovnem sestanku ni razlog za ostrost ali hladnost na koncu pogajalskega procesa. Slovo naj bo takšno, da vam s pogledom v prihodnost omogoča ohranjanje stikov in poslovnih vezi. Srečanje je najbolje končati s stavkom: »Hvala, ker ste si vzeli čas za razpravo o naših predlogih. Žal mi je, da v vaših bližnjih načrtih ni ..., a če potrebujete dodatne informacije ...« V tem primeru ima srečanje ali pogovor, tudi če ni našel nadaljevanja, vseeno pozitivno stran, saj vedno obstaja možnost, da se kasneje ta stik razvije v dober, koristen odnos.
Če je bil to predstavitveni sestanek, se lahko uporabijo naslednji izrazi: "Hvala za priložnost, da z vami razpravljamo o možnostih obojestransko koristnega sodelovanja med našimi podjetji", "Hvala za priložnost, da vam predstavim ..." , "Hvala, ker ste mi dali priložnost, da vam ponudim ..."
In seveda standardne univerzalne fraze: "Zahvaljujemo se vam, da ste našli čas za srečanje", "Zelo sem vesel pogovora s tabo", "hvala za čas, ki ste mi ga namenili", "Če imate kakršna koli vprašanja , pokličite, kontaktirajte ...«, »Če vas zanima naša ponudba, se dodatno dobimo ob uri, ki vam ustreza« itd.
Poslovna srečanja so dogodki (tudi protokolarni), katerih namen je omogočiti navezovanje obojestransko koristnih stikov med predstavniki gospodarstva.
Srečanja najpogosteje organizirajo podjetja, ki imajo veliko število partnerjev tako doma kot v tujini.
Vrste poslovnih srečanj
Takšnih dogodkov je več vrst. Vsi so lahko mednarodni, sektorski, znanstveni.
Konferenca potrebno za razpravo o konkretnem problemu. Takšno poslovno srečanje poteka v obliki ločenih govorov. Pravzaprav je konferenca srečanje skupine strokovnjakov o določenem vprašanju in je lahko skoncentrirana na enem ali različnih (porazdeljenih) mestih glede na teritorialno podlago.
konvencije organiziran za distributerje in trgovce.
Poslovni seminar- izobraževalni in praktični dogodek, ki poteka v obliki razprave o tematskih sporočilih.
Predstavitev zasnovan tako, da pritegne pozornost javnosti na nove izdelke, podjetja, določene dosežke in rezultate dela.
Okrogla miza organizirano v primeru razprave o družbeno pomembnem vprašanju, ki zahteva široko pozornost javnosti. Zahteva sodelovanje strokovnjakov, ki lahko objektivno ocenijo, kaj se dogaja. Običajno je tudi, da se na okrogle mize povabi novinarje, da bi dobili popolno medijsko pokritost vseh glavnih stališč do problema.
Obstajajo tudi posebni dogodki za novinarje: tiskovne konference, briefingi, slavnostne otvoritve, novinarska kosila, dnevi odprtih vrat.
Tiskovna konferenca in briefing so namenjeni izražanju stališča podjetja. Običajno njeni predstavniki dajejo izjave novinarjem in odgovarjajo na njihova vprašanja. Brifing ima bolj zgoščeno obliko. Je reakcija na določen dogodek, ki je zanimiv za podjetje.
Otvoritvena slovesnost- predstava, namenjena povečanju zanimanja za nov objekt in poudarjanju vseh njegovih prednosti.
Dan odprtih vrat vam omogoča, da čim več zainteresiranih seznanite z osnovnimi načeli podjetja.
Pritisnite kosilo- način za doseganje zvestobe ključnih medijev v regiji. Izberejo prestižnega, ki ga drži. Krog udeležencev dogodka je namenoma omejen, prisotni pa morajo biti najvišji predstavniki podjetja.
Bife(koktajl, banket) pomenijo neformalno vzdušje. Namen takšnega dogodka je pomagati podjetju organizatorju in njegovim gostom, da vzpostavijo čim več novih vezi in poznanstev.
Formalna in neformalna poslovna srečanja
Uradni in neuradni dogodki se razlikujejo po sestavi udeležencev in pričakovanem rezultatu:
- uradno (s protokolom, strogi postopek);
- neformalno (podobno navadni neformalni komunikaciji, brez obveznega dokumentiranja rezultatov);
- zunanji (s partnerji ali strankami);
- notranji (med zaposlenimi v isti organizaciji).
Faze poslovnih srečanj
Običajno vsako srečanje vključuje izvedbo štirih obveznih faz:
- razjasnitev stališč in stališč strank;
- razprava in argumentacija izraženih stališč. Na tej stopnji se običajno pojavijo konflikti in boji interesov;
- doseganje kompromisa, usklajevanje stališč, doseganje dogovora o vsakem obravnavanem vprašanju;
- analiza rezultatov in izvajanje dogovorov. Ta stopnja je časovno oddaljena od ostalih.
- zagotavljanje profesionalne komunikacije med strokovnjaki istega področja;
- skupno iskanje in razvoj delovnih načrtov;
- vzdrževanje stikov;
- koordinacija akcij, nadzor nad tekočimi projekti;
- podpora poslovni dejavnosti.
Cilji in cilji poslovnega srečanja
Toda glavni cilj je prepričati partnerja, da deluje na določen način, da se strinja s predlaganim načinom delovanja.
Program in scenarij poslovnega srečanja
Uspešna pogajanja zahtevajo skrbno pripravo, ki običajno vključuje reševanje organizacijskih problemov in pripravo scenarija za sam sestanek.
Prva skupina nalog zajema pripravo dnevnega reda, izbiro časa in kraja sestanka, število, sestavo in pooblastila udeležencev, pravilnik in število krogov.
Pripravo programa podjetje običajno zaupa posebej za to imenovanemu sodelavcu.
Program mora biti podroben in vsebovati jasen seznam ukrepov za zagotovitev:
- izbor udeležencev z vseh strani;
- sestanki prihodi, transferji, namestitve;
- gostinski in kulturno-zabavni program;
- sam pogajalski proces.
V programu morajo biti navedeni odgovorni za izvedbo posamezne stopnje. O njem se morajo dogovoriti vse strani, ki sodelujejo v pogajanjih. Pomembno je pojasniti, kdo bo odgovoren za zapisnik sestanka. Če se predvideva mednarodni format, je treba razjasniti vprašanje, kdo bo moral zagotoviti prevajalca.
Ker je med poslovnimi obiski običajno organizirati ne le uradno, ampak tudi neformalno komunikacijo med strankami (ne glede na uradno naravo dogodka), mora program vsebovati prost dan, namenjen temu.
Prevajalec angleščine za poslovni sestanek
Najpogosteje poslovni dogodki zahtevajo prevod iz/v angleščino. Pri izbiri prevajalca je treba upoštevati več dejavnikov:
- poznavanje terminologije;
- imeti izkušnje s podobnim delom;
- sposobnost hitre navigacije v spreminjajočih se situacijah;
- sposobnost jasnega, hitrega, doslednega prevajanja.
Bolje je, da strokovnjaka vnaprej opozorite na temo sestanka in kodeks oblačenja, sprejet na njem.
Voditelj na poslovnem sestanku
Njegova naloga je usmerjati potek pogajanj. To lahko stori ena oseba ali ekipa. V prvem primeru je postopek odločanja poenostavljen - en zaposleni naredi vse in nosi vso odgovornost.
V drugem primeru se verjetnost napake zmanjša - ekipa lahko vključuje strokovnjake na različnih področjih. Toda pogoj za uspeh je usklajenost njenega dela, sicer lahko nasprotnik notranje razlike uporabi za svoje namene.
Rezultati, rezultati poslovnega srečanja
Pozitiven rezultat pogajanj zahteva obvezno ponovitev njihovih glavnih dosežkov. To je potrebno, da se vsi udeleženci zavedajo, kaj je bilo doseženo, in izid pogajanj dojemajo kot dosežek. Koristno bo tudi, če se dogovorimo za naslednji sestanek.
Če so rezultati negativni, je pomembno, da znate pravilno prekiniti stik.
Značilnosti poslovnih srečanj s strankami v Rusiji
Za tujce je pomembno, da upoštevajo, da se ruski podjetniki raje pogajajo v neformalnem okolju, hkrati pa skrbno ocenjujejo svojega partnerja po videzu. Pripravljeni morate biti na dejstvo, da samo pogajanja ne bodo prinesla rezultatov, potrebnih bo več srečanj. Uporabljajo se lahko tako uradni kot osebni komunikacijski kanali. Ruski poslovneži so točni in ne marajo praznih obljub.
Poslovna srečanja na razstavah
Poslovna srečanja na razstavi so najbolj donosna, saj vam bodo lastne storitve dogodka pomagale pri pogajanjih s stranko, načrtovanju srečanja in zagotavljanju uresničevanja vseh vaših ciljev.
TsVK Expocentre nenehno organizira tematske razstave različnih smeri, kjer lahko vsak proizvajalec najde nove partnerje in stranke.
To je eno izmed perečih vprašanj, ki skrbijo številne skrbnike in vodje projektov in podjetij. Zakaj se temu posveča toliko pozornosti? Kajti osnova so vedno dogovori, ki temeljijo na velikem denarju, zato so poti do teh odnosov zelo različne.
Kako izpeljati poslovni sestanek na najvišji ravni
Če načrtujete tak dogodek, priporočamo naslednje metode:
Seveda bo najbolj osnovno vprašanje, ali je ta poslovni sestanek sploh potreben ali pa se da vse razčistiti s pogajanji na daljavo. Pravzaprav je vse odvisno od resnosti namenov in končnega rezultata. Če so cilji, kot pravijo, plemeniti in prinašajo vredne prednosti, potem mora srečanje potekati. Nima smisla organizirati tovrstnega dogodka zaradi malenkosti.
Naredite si načrt za poslovni sestanek, v katerem po točkah opišite svojo strategijo pogovora.
Označite vprašanja, ki vas najbolj zanimajo in odražajo vaše namere.
Postavite osrednje vprašanje, tako imenovani dnevni red se bo vrtel okoli vsega. Pravzaprav se temu vprašanju ni treba izogniti, zato občasno med pogovorom osredotočite svojo pozornost in pozornost sogovornika na glavno stvar.
Če vaš sogovornik namerava iz primera pridobiti nekaj prednosti, vendar vam niso v korist ali se izogiba določenim temam, vi pa jih potrebujete, naredite pogojni okvir in pripravite kontrolna vprašanja, ki vam bodo pomagala samozavestno doseči želeni odgovor in rezultat .
Navedite točen čas poslovnega srečanja, kot tudi časovni okvir samega srečanja. Naj vaš sogovornik razume, da ste zelo resna oseba in ne zapravljajte dragocenih minut zaman. Če srečanja zaradi medsebojnih nesporazumov ne nameravate ponoviti, potem poudarite, da je treba vse rešiti tokrat in ne kdaj drugič.
Če bodo na tovrstnih sestankih prisotne tretje osebe, ki imajo tudi določene poglede na posamezna vprašanja, jim dajte besedo, sicer bo videti nekorektno.
Nikoli ne prekoračite praga umirjenosti, bodite mirni, tudi če vam ne gre vse po načrtih. Včasih nam samo "železna" vzdržljivost pomaga razumeti situacijo in dobiti donosno pogodbo.
Pomembne podrobnosti poslovnega sestanka
Če morate organizirati poslovno srečanje, se morate zavedati, da je uspeh dogodka neposredno odvisen od njegove kakovostne priprave. Izpred oči ne smete pozabiti nobene pomembne podrobnosti in le tako bo poslovno srečanje potekalo na najvišji ravni. Če želite to narediti, morate vedeti, kako organizirati poslovno srečanje.
Najprej morate določiti točen datum poslovnega srečanja. Če želite to narediti, morate vse udeležence sestanka vnaprej obvestiti o njegovi izvedbi. Odvisno od formata dogodka in s kom točno ga organizirate, je to lahko telefonsko ali ustno vabilo, poslovno pismo ali elektronska pošta. Vsem udeležencem je treba poslati dnevni red z vprašanji za nadaljnjo razpravo, poslovnikom, ključnimi govorniki in osnovnim gradivom, če je potrebno.
Premisliti morate, kateri kraj je najbolj primeren za poslovni sestanek. Primerna lokacija je lahko konferenčna soba vašega podjetja ali namenska sejna soba. Poskrbite, da na ta dan vaši sodelavci nimajo poslovnih sestankov. Enako priročna možnost za izvedbo sestanka je najeta konferenčna soba. To vrsto storitev ponujajo številni hoteli, izobraževalne ustanove in poslovni centri.
Včasih poslovna srečanja potekajo v restavracijah in kavarnah. Ta možnost je morda primerna, če ima sestanek majhno število udeležencev. Če se odločite združiti poslovna pogajanja z zajtrkom ali kosilom ali to narediti med večerjo, morate vnaprej rezervirati mizo v kavarni ali restavraciji.
Kraj, kjer želite imeti poslovni sestanek, ne sme biti preveč hrupen, saj boste težko razpravljali o poslovnih zadevah. Priporočljivo je, da zavrnete izbiro eksotičnih in ekstravagantnih krajev, saj se vaši okusi morda ne ujemajo z okusi drugih udeležencev dogodka. Zato se morate odločiti za klasične ustanove.
Pripravite potrebno opremo in jo preizkusite pred sestankom. Mikrofon, projektor, video in telefonska oprema - vse nastavite vnaprej in skrbno prilagodite, da med sestankom ne pride do motenj.
Preverite vsa mesta, razporedite izročke na mizo in ne pozabite na material za pisanje. Na mize postavite znake z imeni vseh udeležencev.
Od vprašanja - kako voditi poslovni sestanek in to narediti pravilno? Njegov pozitiven rezultat je neposredno odvisen in v prihodnosti vam bo veliko lažje organizirati takšne dogodke.
1. Priprava.
Učinkovit sestanek je sestavljen iz 70-80% priprave.
Pri oblikovanju seznama povabljencev je potrebno upoštevati namen seje. Ne bi smeli klicati ljudi z mislijo "za vsak slučaj". Na sestanku naj se udeležijo samo tisti ljudje, ki lahko res nekaj prinesejo. Pogosto organizator, ne vedoč, kdo točno bo potreben iz drugega oddelka (recimo, da začenjate projekt in se želite o njem pogovoriti s potencialnimi udeleženci v zgodnji fazi), povabi na sestanek polovico ekipe. Posledično polovica te polovice dejansko ne sodeluje na sestanku. Če kot organizator ne veste, koga točno boste potrebovali na sestanku, povabite vodjo oddelka, ki bo vabilo posredoval tistemu, ki ga potrebuje, ali pa bo sam prišel na sestanek in nato določil potreben delavec.
Kot vemo, so sestanki različnih oblik. To je lahko nevihta možganov, predstavitev itd. V vabilu na sestanek mora biti navedena oblika, da udeleženci razumejo, na kaj se morajo pripraviti. Lahko na primer napišete: "Kolegi, poklepetamo o tej in tej temi."
V vabilu mora biti navedeno, o čem se bo razpravljalo. Povabilo na sestanek, ki ima samo temo, je popolnoma slabo. Obstajati mora seznam vprašanj za razpravo ali ozadje naloge ali projekta itd. Tukaj je treba navesti, katere odločitve naj bi bile sprejete na sestanku. Če preprosto nakažete - dajmo se pogovoriti o takem in takem projektu ... recimo, da smo se pogovarjali, kaj pa potem? Tudi če napišete, da bo na sestanku treba določiti nadaljnje korake, to ne bo slabo.
Posebej velja omeniti dolžino srečanja. Na svojih treningih pogosto postavljam vprašanje: "Zakaj mislite, da 99% sestankov traja eno uro?" In le enkrat sem slišal pravilen odgovor. Vse je izjemno preprosto - kateri koli e-poštni odjemalec privzeto načrtuje sestanek, ki traja eno uro. Zelo redkokdo se temu času prilagodi, a zaman. Tako se zadeva, o kateri je mogoče razpravljati v treh minutah (tudi v 15 minutah), vleče celo uro. Tu takoj pride v poštev Parkinsonov zakon - delamo natanko toliko časa, kot smo si za delo namenili.
Pomembna točka pri pošiljanju vabila je preveriti, ali imajo udeleženci prosti čas. Vsak e-poštni odjemalec ima to funkcijo in deluje odlično. Na žalost imate včasih občutek, da vsi ne vedo za to. Še huje pa je, da organizator osebi pošlje vabilo na zaseden termin, in ko se oseba ne pojavi, sledijo pritožbe zoper njo. Ni prav.
In tukaj prehajamo na drug pomemben del organizatorjevega dela. Organizator je tisti, ki mora vedno spremljati, kdo je srečanje sprejel in kdo ne. Zgodi se, da najpomembnejši udeleženec srečanja odkloni srečanje in ne pride. Vsi so se zbrali in organizator začne iskati to osebo po vsej pisarni. In moški, ne da bi ničesar sumil, sedi na drugem sestanku. Pojavi se naslednji dialog:
–Kje si?
- Zavrnil sem srečanje!
- Zakaj nisi opozoril?
- No, strogo rečeno, opozoril sem te. Ali bi vam moral poslati kakšno posebno obvestilo?
Potencialnemu udeležencu seveda ni treba nikogar posebej obvestiti. Torej odgovornost za vsako takšno situacijo vedno pade na ramena organizatorja. Bodi previden!
2.Česa se morate izogibati?
V ločenem bloku sem izpostavil nekaj točk, ki se jim je pri dogovarjanju za sestanek najbolje izogniti. To seveda niso stroga pravila, a če jih boste upoštevali, vam bodo sodelavci le hvaležni.
Ni se treba naročiti (razen če gre za izjemno nujno kritično zadevo) uro ali dve od trenutnega trenutka. Osebno se trudim, da se ne dogovarjam niti dan za dnem. Človek je že prišel v službo, si načrtoval dan, se odločil, kdaj in kaj bo počel, in tukaj sem jaz s svojim povabilom.
Ni dobro, da se dogovarjate za čas kosila. Tukaj mislim, da ni treba ničesar komentirati. Prav tako se osebno trudim, da se ne dogovarjam za sestanke z ljudmi ob njihovem plačilu/predplačilu. Saj dobro vemo, da vsak zaposleni na dan izplačila plače/akontacije v prenesenem pomenu postane uslužbenec računovodstva in ta dan nima časa za sestanke. Vse mora plačati, prenesti na nekoga, vrniti, izposoditi itd.
In seveda želim omeniti srečanja ob koncu delovnega dne. Tudi če ljudje delajo dolge ure, se morajo sestanki dogovoriti samo znotraj delovnega dne.
3. Direktno srečanje.
Začel bom s točnostjo. To se zelo pogosto zgodi: sestanek je načrtovan, recimo, ob 15. uri, in v tem času ljudje šele začenjajo vstajati s svojih sedežev in se premikati proti sejni sobi. Ob 15. uri naj se vsi usedejo v sejno sobo in sestanek naj se začne. Mnogi si omislijo najrazličnejše sankcije. Globa je 100 rubljev na minuto zamude in tako naprej, kar je zelo koristno in disciplinira.
Druga naloga organizatorja je moderiranje srečanja. Če je šlo na sestanku kaj narobe, je šla razprava v drugo smer ... to mora organizator kontrolirati in popraviti.
Pomemben del srečanja je protokol. Obstaja celo pogost izraz: "ni bilo protokola, ni bilo sestanka." Protokol privzeto vzdržuje oseba, od katere je prišlo povabilo. Udeleženci srečanja imajo vso pravico, da ne snemajo ničesar. Vse dogovore, naloge, roke ipd. mora organizator evidentirati v protokolu. Po sestanku je treba ta protokol poslati vsem udeležencem s prošnjo za potrditev/komentar v določenem časovnem okviru.
Zaključil bi z mojo najljubšo temo – zaključkom srečanja. Tesno resonira s trajanjem ene ure. Prepričan sem, da je veliko ljudi imelo sestanke, na katerih so o glavni temi razpravljali v 10 minutah, nato pa udeleženci začnejo postavljati nova vprašanja za razpravo. Verjemite, nič ni narobe s tem, da ste zadevo obravnavali hitro = učinkovito. Sedenje skozi načrtovano uro ni učinkovito. Zato takoj, ko dosežete potrebne dogovore, pogumno končajte sestanek in odidite.
Vodite samo učinkovite sestanke.
Material, ki ga je zagotovil Andrey Butov, poslovni trener, svetovalec.
Za naročila izobraževanj ali dodatna vprašanja o pripravi in izvedbi sestankov pišite tja po elektronski pošti.
Navodila
Določite datum za poslovni sestanek. Vse udeležence predhodno obvestite. Odvisno od oblike dogodka in osebe, s katero poslujete, je to lahko ustno vabilo, telefon, e-pošta ali poslovno pismo. Priporočljivo je, da vsem razpošljete dnevni red z opredeljenimi vprašanji za razpravo, glavnimi govorci, predpisi in referenčnim gradivom. Če bodo udeleženci bolj pripravljeni, bo razprava o poslovnih vprašanjih učinkovitejša.
Premislite, katera lokacija je najprimernejša za vaš poslovni sestanek. Primerna soba je lahko lastna konferenčna soba ali sejna soba podjetja. Vredno je zagotoviti, da se nihče od vaših kolegov ne poteguje za gostitelja še enega srečanja tam ob istem času. Možna in zelo priročna možnost je tudi najem konferenčne sobe. To storitev ponujajo tudi hoteli, poslovni centri in izobraževalne ustanove.
Včasih poslovna srečanja potekajo v kavarnah ali restavracijah. Ta možnost je primerna, če je število udeležencev majhno. Če želite pogajanja združiti s kosilom ali zajtrkom ali imeti poslovno večerjo, morate mizo rezervirati vnaprej. Kraj ne sme biti hrupen, sicer bo težko razpravljati o poslovnih vprašanjih. Prav tako je nezaželeno izbrati ekstravagantne in eksotične možnosti, vaš okus morda ne bo sovpadal s preferencami drugih udeležencev. Zato je bolje, da ostanete v klasični ustanovi ali pa poskrbite, da vaši partnerji popolnoma delijo vaše strasti.
Pripravite in preverite opremo. Projektor, mikrofon, telefon in oprema - vse prilagodite in konfigurirajte vnaprej. Oprema se ponavadi pokvari in izklopi v najbolj neprimernem trenutku.
Izračunajte, ali je dovolj stolov za vse udeležence. Prepričajte se, da prostor ni preveč zadušen ali zelo hladen. Ne pozabite na pripomočke za pisanje – vsem zagotovite pisalo in papir. Razporedite izročke. Po potrebi izdelajte in postavite table z imeni udeležencev.
Če je dolg, boste morda potrebovali odmor za kavo ali odmor za kosilo. Vsekakor pa poskrbite za vodo – steklenica vode in kozarec blizu vsakega udeleženca bi bila dobra izbira.
Umetnost vodje ni v pisanju ukazov, temveč v spretnem motiviranju zaposlenih v organizaciji, oblikovanju ekipe podobno mislečih ljudi, hitrem reševanju problemov, s katerimi se sooča podjetje, in občutljivem odzivanju na tržne spremembe. Vse te težave je mogoče rešiti, če so sestanki pravilno organizirani.
Navodila
Obvestite zaposlene o času in lokaciji sestankov, če so organizirani neredno. Poskrbite, da boste nekaj dni vnaprej poslali e-pošto, da ekipa ne bo presenetila. V pismu zaposlene seznanite s temo, da ne izzovete govoric in špekulacij, ki se lahko razvijejo do absurda.
Zaposlene prosite, naj pripravijo gradivo, o katerem boste razpravljali in ki zahteva skupno odločanje. Vnaprej razvijte in pošljite zaposlenim strukturiran obrazec za poročilo; to vam bo omogočilo, da se ne izgubite v razpravi, ampak preidete na številke in izračune. Poleg tega vam bo standardno poročanje omogočilo primerjavo rezultatov različnih oddelkov in bo dodaten vir motivacije.
Prepričajte se, da so vaši povabljenci prisotni in na kratko opišite zadevo. Če kateri zaposleni zamuja, začnite brez njega, ne silite tistih, ki cenijo svoj in svoj čas, da čakajo na enega zamudnika.
Dovolite vsem, da govorijo o temi srečanja. Če je sestanek osebja namenjen poročanju ali uspešnosti, dajte vsakemu oddelku možnost spregovoriti, vendar ne dovolite, da se sestanek spremeni v dolgočasno zgodbo. Previdno in taktno prekinite govorca in ga z vprašanji usmerite v pravo smer. Prav tako ne dovolite, da pride do konfliktnih situacij, ko se sestanki spremenijo v način reševanja težav med različnimi oddelki, na primer računovodstvom in prodajnim oddelkom; osebna vprašanja rešite z vsakim zaposlenim posebej. Ko so vsi izrazili svoje stališče o določenem vprašanju, zaključite temo in preidite na naslednjo točko dnevnega reda sestanka.
Uporabite pravilo korenčka in palice. Pohvalite predstavnike oddelkov, katerih uspešnost je presegla vaša pričakovanja, in nežno grajajte tiste, ki ne dosegajo ciljev, določenih v načrtu. Takšna srečanja bodo dobra spodbuda za boljše delo in reševanje zadanih nalog. Če se pri delu katerega koli oddelka razkrije sistematična "nezadostnost", povabite ekipo, da razpravlja o tem problemu in skupaj sprejme protikrizne odločitve. Ne dovolite si, da bi javno govorili ostro do posameznih zaposlenih, ne ponižujte zaposlenih.
Povzemite sestanek, še enkrat natančno razjasnite, kakšne odločitve so bile sprejete, kakšni načrti so bili postavljeni. Vsak od prisotnih mora razumeti, katera dejanja in rezultate pričakuje od njega ter v kakšnem časovnem okviru jih mora izvesti. Na naslednjem sestanku spremljajte potek izvajanja naročil in reševanje zadanih nalog.
Video na temo
Poslovno življenje podjetnika vključuje veliko število sestankov in pogajanj. Pri načrtovanju sestanka se partnerja dogovorita o datumu, uri in kraju njegove izvedbe. Toda v življenju se lahko pojavijo situacije, ko pogajanj ni mogoče izvesti. V tem primeru morate sestanek prestaviti. Toda to je treba storiti ob upoštevanju osnovnih pravil bontona.
Opozorilo
Poslovni sestanki so lahko prestavljeni iz različnih razlogov. Na vsak dogodek se morate pripraviti vnaprej, na primer zbrati material ali dobiti vzorce izdelkov. Če razumete, da ne boste imeli časa opraviti vseh nalog do dogovorjenega datuma, o tem vnaprej obvestite svojega partnerja. Če želite to narediti, uporabite telefon ali obiščite pisarno nasprotne stranke. Nikoli ne uporabljajte e-pošte, saj je vsi ne preverjajo. Poleg tega je treba preložitev sestanka sporočiti v osebnem pogovoru, sicer boste pokazali svoje nespoštovanje do partnerja. Prav tako se ne smete zanašati na rusko pošto, saj se lahko pismo izgubi ali zamuja med prevozom. Tudi če je oseba v drugem mestu, jo poskusite kontaktirati po telefonu.
Prej ko boste sporočili o prestavitvi srečanja, bolje bo za vašega partnerja. Če oseba prihaja iz drugega mesta, jo morate vnaprej obvestiti. V tem primeru obstaja velika verjetnost, da bo imel čas vrniti vozovnice in odpovedati hotelsko rezervacijo. Če zamujate, mu poskusite plačati za dneve njegovega bivanja. V skrajnem primeru se lahko pogajate tako, da svoj osebni čas porabite za pripravo poslovnega sestanka.
Pojasnila
Seveda morate ob prestavljanju sestanka partnerju pojasniti, zakaj se ne morete pogajati. Sploh ni potrebno iniciirati osebe v svoje težave. Na primer, če želite prestaviti sestanek zaradi družinskih težav, lahko preprosto poveste, da so se pojavile nekatere družinske okoliščine. Bodite prepričani, da prosite za odpuščanje, obljubite, da boste poskušali preprečiti takšne situacije v prihodnosti.
Nov datum srečanja
Dobro premislite o datumu novega poslovnega srečanja. Konec koncev, če se enkrat odločite za prestavitev sestanka, je to isto preprosto nespoštljivo do vašega partnerja. Lahko zavrne nadaljnje sodelovanje z vašim podjetjem, ker se odloči, da ste neodgovorna oseba.
