В книге NotebookMakros.xls содержиться один лист «Example». На листе находится макет страницы ежедневника. На основе этого макета, с помощью макросов VBA, создаются новые листы, которые заполняются датами в зависимости от периода, указанного Вами на листе «Example».
Инструкция
Школьницы в попытках выделиться, порой "перегибают" и создают луки, совсем их не красящие. Им так хочется обратить на себя внимание... и это свойственно каждой девочке, девушке и женщине. Поэтому подростку нужно помочь. Для этого есть два решения! Первое: дать подсказку, что основам стиля можно обучиться совершенно бесплатно в академии моды и стиля , и всегда выглядеть самым выигрышным образом, удивляя подруг и одноклассников! Второе решение: вам самой стать иконой стиля для подрастающего поколения! Станьте примером для дочери, племянницы, младшей сестры, вашей ученицы... быть стильной можно и нужно в любом возрасте.
В предлагаемой вашему вниманию статье не будут затрагиваться вопросы основ тайм-менеджмента, способов деления задач на перво- и второстепенные, принципов организации рабочего времени, и т.п. Об этом уже написано вполне достаточно, и лучшего совета, нежели прочитать специализированные книги по тайм-менеджменту (в первую очередь, представленные на этом сайте), я дать не могу. Целью же данной статьи является ознакомление с вполне конкретной системой учета и организации времени, которой пользуюсь я сам.
Предлагаемая система учета и организации времени разработана в течение 2004-го года. Начало ведению ежедневника было положено в феврале 2004-го, и эта практика продолжается по сей день. Постепенно система претерпевала некоторые изменения, обтесывалась и приспосабливалась к текущим задачам. На сегодняшний день она наконец обрела достаточную стройность и прочность, чтобы я рискнул вынести ее на суд общественности. Рассчитываю, что предлагаемая система окажется полезной для людей, желающих навести определенный порядок в собственной жизни. По крайней мере, мой опыт позволяет на это надеяться.
Ежедневник ведется в обычном файле Excel. Возможности этой программы позволяют не только удобно планировать день, но и сортировать задачи, вести архив и следить за затрачиваемым временем.
УЧЕТ ВРЕМЕНИ
Определенным образом разграфив лист Excel, можно легко и удобно учитывать время в течение дня. Для этого используется схема следующего вида:
На рисунке каждый час (верхняя строка обозначает часы) разбит на 4 графы, то есть точность учета времени составляет 15 минут. Большая точность делает неудобным ведение учета, меньшая – допускает слишком большие потери при учете.
Крайний левый столбец отражает типичные графы затрат времени (чтн – чтение, рбт – работа, док – ведение документов, быт – решение бытовых задач, лчн – личное время, рзвл – развлечения, дв – движение, нчг – ничего, потери времени).
В течение дня прошедшие промежутки времени заполняются. Для упрощения подсчетов в качестве заполнителя используется цифра «1». Тогда с помощью введенных в соответствующие графы формул Excel (формулы записаны в прикрепленном к статье файле-примере) автоматически рассчитает время, затраченное на тот или иной вид деятельности.
К концу дня лист учета времени выглядит так:
Эта схема при желании позволяет восстановить весь день (проспал, быстро собрался, поехал на работу, поработал, поболтал с коллегой, поработал, пообедал, поработал, поехал на встречу, подождал опаздывающего партнера, провел рабочую встречу, вернулся в офис, отчитался перед шефом, поехал домой, поужинал, почитал, посмотрел фильм, приготовился ко сну, почитал перед сном, подвел итоги дня, заснул).
Но на практике это требуется редко, поэтому от большинства дней остаются краткие резюме затраченного времени. Выглядят они так:
Такие резюме позволяют трезво оценить, сколько времени затрачивается на тот или иной вид деятельности, и, кроме того, вывести среднее по итогам недели или месяца. Далее при желании можно сделать выводы о необходимости уделить тому или иному виду деятельности большее либо меньшее время.
ПЛАНИРОВАНИЕ
Начнем с обычного листа задач на день. В моей версии он выглядит так (вкладка
СЕГ, сегодня):
Как видно, в листе используется 4 рабочие колонки: Ст – статус; Вр – время;
Пт – приоритет; и колонка для обозначения дня и описания задачи.
О колонке «Статус» подробный разговор последует ниже. Колонка «Время», думается, не требует пояснений. Сейчас основное внимание уделим рассмотрению колонки «Приоритет». В ней используется следующие знаки:
! – главное задание на неделю
!! – часть недельного задания, подлежащая выполнению в текущий день; либо второстепенное задание на неделю
30 – приоритетные задания на конкретный день (задания, время для которых определено или подлежит определению)
40 – приоритетные ежедневные задания
50 – менее важные ежедневные задания
60 – задачи на определение итогов дня
70 – подведение итогов
дня
80 – задачи на определение итогов недели
90 – подведение итогов недели
Зная эту классификацию, довольно легко как распределить задания на день, так и распланировать их на неделю. Недельный план в моем файле выглядит так:
Собственно недельный план можно увидеть внизу страницы. Сразу под графой с обозначением первого и последнего дней недели записываются задания на неделю. Далее следуют обозначения каждого отдельного дня, под которыми записываются конкретные задания на этот день.
Графы в верху страницы – это ежедневные и еженедельные задания, которые попросту копируются в соответствующий лист при составлении дневного плана.
Месячный план составляется с использованием такой схемы:
ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ
Теперь вернемся к разбору колонки «Статус». Именно эта колонка позволяет оценить эффективность прожитых дней. Колонка «Статус» обозначает, выполнено либо нет намеченное задание. Для обозначения статуса используются 3 возможных знака:
V – выполнено
B – выполнено частично, либо не выполнено в силу объективных причин
N – не выполнено
В течение дня, по мере выполнения заданий, лист приобретает следующий вид:
Используя функцию «сортировка» (пункт меню – Данные), можно автоматически сортировать задания:
При такой сортировке (Статус => Приоритет => Время) все выполненные
задания окажутся вверху списка. На них можно уже не обращать внимания, сосредоточив
его на оставшихся задачах.
В конце дня, когда заполненными оказываются все графы, предлагаемая система
позволяет беспристрастно и объективно оценивать эффективность использования
времени.
Лист заданий к концу дня выглядит так:
Использование разных цветов после сортировки позволяет наглядно показать эффективность
дня.
В приведенном примере из 13 заданий на день 9 выполнены, 3 не выполнены, и 1
– не выполнено в силу объективных причин. Учитывая, что пункты «B» засчитываются
как 0,5/0,5, итоги дня выглядят так: всего – 13; плюс – 9,5; минус – 3,5. Я
засчитываю день успешным в том случае, если «плюсовых» заданий больше двух третей
от общего количества; наполовину успешным – от половины до двух третей от общего
количества; неуспешным – если «минусовых» заданий больше половины. Возможны
и другие пропорции, в зависимости от вашей требовательности к себе.
Аналогичная система применяется для оценки эффективности недели. В архиве прошедшая неделя выглядит так:
Аналогичная система применяется для оценки эффективности месяцев и годов. Месяц:
Точно так же возможно подвести итоги года, десятилетия и так далее, вплоть до подведения итогов всей жизни:)
В одном файле с листами заданий и учета времени можно хранить и собственный
телефонный справочник.
Особенно удобно использовать предлагаемую систему при наличии карманного компьютера.
В этом случае файл с листами заданий и учета времени будет всегда при себе,
и по ходу дня можно вносить в него изменения.
Можно и просто распечатывать листы заданий и учета времени на принтере. Рекомендую
оставлять определенное количество граф пустыми, чтобы по ходу дня вписывать
в них возникающие задания.
Надеюсь, что изложенная выше система окажется настолько же полезной вам, насколько
она помогла организовать свою жизнь мне самому. Удачи!
Алексей Федоров, декабрь 2004 г. Контакт: [email protected] .
Редактура – Глеб Архангельский,
Статья написана специально для сайт. Адрес документа на сайте:
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных
интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление,
и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных
СМИ требует согласования с автором.
Электронный шаблон ежедневника можно легко отредактировать под свои нужды: добавлять необходимые именно вам графы, списки, информационные блоки. Для этого вам понадобится лишь базовое умение работать в excel;
Вы можете выделять отдельные блоки ежедневника (например, месяца или списки), распечатывая их на цветной бумаге – это сократит поиск нужной информации, добавив наглядности, или вставлять разделители;
Листы ежедневника можно подшивать в папку на кольцах и брать с собой лишь те, что необходимы, а не носить с собой весь ежедневник, а архив отправлять в папку-регистратор;
Вы можете вставлять свои информационные блоки и легко обновлять устаревшую информацию;
А также выбрать подходящее для себя оформление листов;
Никаких технических сложностей – рассчетов, дополнительных программ, прошиваний и проклееваний, просто распечатать, разрезать листы пополам и поместить в папку на кольцах формата А5 или сделать переплет в типографии;
Линии на страницах тонкие, в отличие от листов, сделанных в фотошопе и других программах, что обеспечивает экономный расход чернил в принтере;
И самое главное – вам не нужно будет каждый год тратиться на приобретение нового ежедневника!
Ответы на вопросы, которые могут возникнуть:
- Почему формат эксель?
В экселе проще всего сделать статичные таблицы, которые не сместятся при редактировании и добавлении картинок. - Пригоден ли ежедневник в эксель для верстки?
Нет, он рассчитан на одностороннюю печать (подшивка в папку на кольцах), либо двустороннюю, но настраиваемую вручную (не дуплекс). - Почему на листе А4 две страницы ежедневника?
Принтеры, поддерживающие печать А5 редкость, поэтому листы оформлены из расчета печати на А4 с последующим разрезом листов. А если сделать одну страницу на листе и распечатать с настройками принтера 2 страницы на листе, то ежедневник потеряет строки, увеличатся поля. - Можно ли ежедневник красиво оформить в формате эксель?
Да, можно. Хотя ежедневник сделан в классическом стиле, без излишеств и украшательств, чтобы использовать его не только в личных целях, но и на работе. К Женскому же ежедневнику еще прилагается дополнительные материалы для его оформления, примеры дизайна страниц плюс подробные рекомендации, как его красиво оформить именно в экселе — как добавлять картинки, рамки, иконки, редактировать его и менять стили, работать с фигурами.
Сделать свой ежедневник труднее, чем может показаться.
Первым делом возникает вопрос, в какой программе подготовить шаблон для ежедневника и как вообще он будет выглядеть. Вариантов здесь немного.
Существуют специальные программы для верстки журналов, газет, брошюр, книг и так далее, такие как Adobe InDesign, QuarkXPress и Scribus (Скрибус)
. Скрибус, в отличие от двух других программ, бесплатен, в нем можно создавать документы в формате PDF и презентаций.
Так же листы ежедневника можно сделать в программе CorelDRAW
.
Но чтобы работать в этих программах, прежде всего следует их освоить, почитать мануал, то есть потратить определенное время и вникнуть во все тонкости.
Еще один вариант – создать свой ежедневник в Word , и, намучившись с постоянно съезжающими таблицами, распечатать документ в виде книги – если ваш принтер поддерживает такую возможность. А если нет, придется вручную делать разбивку страниц, держа в голове очередность печати страниц, как большинство пользователей и делает. Или же переконвертировать документ в PDF и распечатать с помощью той же Adobe Reader или программкой ClickBook , которая разобьет текст на страницы (среди вариантов печати есть как книга, так и ежедневник).
На ютубе множество роликов, поясняющих как это сделать, но здесь вам понадобится помимо соответствующих инструментов и материалов – специального клея (чтобы обложка была склеена без морщин), бумагой, картоном и тому подобным, выделить этому процессу время, так как с первого раза красиво и качественно сделать все вряд ли получится, а сделанный не очень удачно, ваш ежедневник будет выглядеть непривлекательно, и вряд ли будет пригоден для демонстрации окружающим.
Ежедневник в Excel
Для меня самым простым вариантом показался создание ежедневника в Excel: статичные таблицы распечатываются на листах А4, разрезаются пополам и подшиваются в папку с кольцами формата А5.
Достоинства этого метода в простоте и функциональности:
- редактируемость: эксель легко редактируется – вы можете попробовать разные варианты наполнения страниц ежедневника и выбрать наиболее удобные именно для вас, так же информационный блок часто нуждается в корректировке и дополнениях, и вы легко можете его перепечатать и вставить.
- визуализация: распечатайте каждый месяц на бумаге другого цвета, или добавьте разноцветную кайму на лист, и вы всегда с легкостью найдете нужную информацию. Можно использовать так же разделители листов. Для этого подойдут наборы картона для дизайна (скрапбукинга), или приобретите пленку для ламинирования А5 и сделайте разделители из любой красивой картинки, или даже из оберточной бумаги.
- компактность: в папке на кольцах можно носить только нужную для вас информацию, а использованные листы подшивать в «архив» – папку-регистратор.
- творчество: чтобы обратная сторона листа ежедневника «не пропадала», используйте ее в качестве интеллектуальной карты. А добавив картинки, вы сделаете его уникальным.
