Всем здравствуйте!
У каждого человека в жизни бывает множество моментов связанных с торжествами. Праздники вообще классное времяпровождение, поэтому к проведению праздника стоит подойти с умом, и обязательно составить план его проведения.
Теперь приступим к детальному составлению плана проведения праздника, и первое о чем стоит побеспокоиться — это место его проведения.
Место проведения праздника
В зависимости от места проведения праздника в план организации праздника следует внести свои коррективы. Площадка для проведения праздника может быть организована в разных местах.
Первый вариант это арендованное помещение, кафе, клуб, кофейня или ресторан.
Если вы решили арендовать помещение то следует сразу оговорить с его владельцами вопросы его украшения, музыкальной аппаратуры, ди-джея, меню с напитками и закусками.
Возможно, условия предоставления этих услуг хорошо впишутся в бюджет проведения мероприятия, и вы займетесь остальной подготовкой.
Вторым вариантом для места проведения праздника может оказаться природа. Выехать на мероприятие на природу, будь то в лес или на водоем, да хоть посреди поля – это великолепная идея.
При проведении мероприятия на природе следует позаботиться об укрытиях на случай непогоды, также стоит продумать вопрос об автономном энергоснабжении, если планируется организовать большой праздник.
Ну и третий вариант: можно запланировать проведение праздника у себя дома, данный вариант подойдет, если вы живете в своем доме, или у вас имеется загородный дом. Мне он больше всего по душе, так как я живу в доме.
Выберите првильное время
Обязательно просчитайте начало проведения мероприятия. Причем при назначении времени учтите следующие моменты:
Первое: Удобство для гостей – сюда учтите окончание рабочего времени, время на подготовку к походу на праздник, дорогу до места его проведения.
Второе: Обстоятельства, от которых зависит начало мероприятия (в том случае если праздник привязан к какому либо времени суток)
Третье: Время работы транспортных организаций, ведь не у всех есть автомобили, кто-то поедет к вам на общественном транспорте.
Когда время начала праздника запланировано — обязательно предупредите всех гостей, например, разошлите или развезите пригласительные, или просто всех обзвоните по телефону.
Теперь наступило время запланировать бюджет праздника
Бюджет мероприятия
Бюджет мероприятия зависит от следующих факторов:
1. численность гостей , — исходя из численности будут варьироваться затраты на еду и напитки, а также количество подарков.
2. меню праздника – нужно грамотно продумать меню праздника и скорректировать финансы в зависимости от того какую вы будете подавать еду и что будете пить (если будете).
3. Исходя из программы праздника и наличия и количества конкурсов — запланируйте траты на призы и подарки победителям этих конкурсов.
4. Обязательно придумайте какой-либо сюрприз на праздник, не забудьте учесть расходы на него.
5. Украшение площадки тоже может повлиять на бюджет мероприятия.
Следующим этапом составления плана организации праздника будет:
Распределение обязанностей
При распределении обязанностей следует выбрать ведущего, который будет корректировать ход праздника и направлять его, при необходимости, в нужное русло.
На его плечи также ляжет обязанность соблюдать своеобразный регламент проведения мероприятия (время проведения конкурсов подача определенных блюд, коррекция работы ди-джея) в общем, ведущего нужно выбрать толкового и заводного.
Назначьте также ему пару помощников из гостей, только предупредите их заранее.
Организуйте музыкальное сопровождение. Заранее подготовьте необходимую музыку, обговорите, не нужна ли ведущему какая либо музыка для программы проведения праздника.
Может так оказаться, что нужны различные минусовки или какая-нибудь песня, которую некогда будет потом искать. Также посмотрите как может повлиять на настроение.
Как вариант можно нанять ди-джея, но ему тоже стоит переговорить с ведущим за пару дней до праздника, чтобы он подготовился.
Наймите фотографа или попросите кого-либо из знакомых, обладающих навыками фотографирования, для организации фотосъемки праздника. Поверьте просматривать в дальнейшем хорошие фото всегда приятно.
Видеосъемку мероприятия тоже можно организовать, но это на любителя, часто бывает достаточно фотографа.
Составление программы
Совместно с ведущим разработайте программу проведения праздника, тщательно продумайте регламент проведения мероприятия.
В программу праздника включите взаимодействие гостей друг с другом, например проведение конкурсов, соревнований, проигрывание смешных сценок, в общем, проявите фантазию или воспользуйтесь интернетом. Придумайте какой-либо сюрприз на праздник.
После составления программы организуйте взаимодействие ведущего, ди-джея, и помощников ведущего.
Ну и наконец, когда праздник наступил, то празднуйте его с душой, не лейте в себя тоннами алкоголь, участвуйте во всех конкурсах, не волнуйтесь, праздновать надо с размахом любое мероприятие.
Хорошо организованный праздник запомнится надолго, и желательно, чтобы это были только хорошие воспоминания. Поэтому обязательно продумывайте организации предстоящего праздника.
На этом закругляюсь, не забываем подписываться на обновления блога, с Вами был автор блога « » Меньков Сергей.
Всего доброго счастливо провести время!
PS. Я немного играю на гитаре, поэтому регулярно посещаю Youtube в поисках интересной игры на гитаре, послушайте завораживает!!!
Организация крупных мероприятий - дело хлопотное, но увлекательное и благодарное. Приятно принимать похвалы гостей и виновника торжества за безукоризненную его подготовку. Однако далеко не всегда все проходит гладко, как хотелось бы. В статье мы расскажем, как избежать ошибок и неприятных ситуаций при подготовке торжественных мероприятий на примере церемонии вручения государственной награды от другой страны.
ФОРМАТ ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯ
Здесь возможны как минимум три варианта, например:
■ заключить договор с генеральным подрядчиком «под ключ»;
■ заключить договоры с несколькими подрядчиками, решающими различные задачи;
■ подготовить мероприятие самостоятельно, без помощи посредников.
У каждого варианта есть свои особенности, достоинства и недостатки.
Один подрядчик: удобно, но опасно
Нередки ситуации, когда с определенным подрядчиком вынуждают работать те или иные обстоятельства, например дружеские отношения руководителя, корпоративные традиции и т.д. В этом случае выбирать не приходится - надо работать с тем, кто есть. Но ни в коем случае нельзя все пускать на самотек!
Необходимо вмешиваться в каждый пункт программы подготовки, задавать массу вопросов и вести параллельно свою матрицу или список дел и задач по организации мероприятия. Не факт, что такой подрядчик ничего не забудет и не упустит из виду. Нужно все время держать руку на пульсе событий.
Плюсы
Это самый удобный формат для взаимодействия и контроля, в котором реализуется принцип «одного окна» - все вопросы и задачи решаются через одного менеджера, отвечающего за подготовку мероприятия со стороны подрядчика. Заказчик, то есть вы, при этом спокойно продолжает заниматься текущей работой, лишь время от времени сверяясь с графиками и отчетами по подготовке торжества.
Минусы
Самый опасный формат для работы, означающий, что все яйца вы сложили в одну корзину. Никто не даст гарантии, что подрядчик окажется надежным на 100 %. Нельзя все предугадать - он может подвести заказчика даже по независящим от него причинам. И решить проблему будет очень сложно, так как исполнитель, скорее всего, не раскроет контакты своих субподрядчиков, а на то, чтобы начать всю подготовку заново, у заказчика может не остаться времени.
Несколько подрядчиков: безопасно, но хлопотно
У опытных персональных ассистентов со временем нарабатываются полезные контакты. И это здорово, когда в вашем списке есть ряд проверенных годами небольших компаний, которые без особых проволочек оказывают качественные услуги в узких сферах деятельности. Вы можете со спокойной душой просто распределить задачи между подрядчиками, контролировать их и координировать между собой по необходимости. Но для этого подрядчики должны быть надежными. В противном случае проблем не избежать.
Плюсы
Самый безопасный вариант подготовки мероприятия. С одной стороны, у вас развязаны руки - непосредственной подготовкой занимаются подрядчики. С другой - ваш тотальный контроль позволяет держать руку на пульсе и в случае возникновения проблемы оперативно заменить одного подрядчика другим, не тормозя весь процесс.
Минусы
Самый «мутный» вариант работы. Большое количество подрядчиков означает массу бумажной волокиты - нужно заключать договор с каждым подрядчиком, запрашивать счета, направлять другие запросы, вести обширную переписку и т.д. В случае возникновения какой-то проблемы сложно будет решить ее полюбовно. Начнется перекладывание ответственности, поднимется вопрос возврата или невозможности возврата уплаченных денег и т.п.
Все сама: ответственно, оперативно, сложно
Самостоятельная подготовка мероприятия ассистентом руководителя без помощи посредников - распространенная практика в России. И вот почему - руководители перестраховываются: боятся разглашения конфиденциальной информации о предстоящем событии или ждут подвоха от сторонних организаций, оказывающих помощь в подготовке мероприятий. А может, просто экономят! Так или иначе, в этом случае принимается решение о самостоятельной подготовке торжества.
Плюсы
Вы знаете каждого исполнителя в лицо и по имени. Более того, это самый экономически выгодный вариант - не нужно платить посредникам. Часть вопросов можно решить быстро и за наличный расчет (под расписку) - экономится драгоценное время! В случае проволочек с одним из исполнителей вопрос решается напрямую и оперативно.
Минусы
Самый сложный и хлопотный вариант подготовки мероприятия, поскольку вся ответственность лежит на вас! Если торжество намечается по-настоящему масштабное, вы рискуете просто утонуть в море мелких и крупных задач и поручений, имен и названий, сумм и счетов, отчетов и проверок. В процессе подготовки возникнет неимоверное количество вопросов абсолютно у всех исполнителей. И если все они будут контактировать напрямую с вами, есть вероятность, что вы либо упустите что-то очень важное, либо из-за недостатка опыта и знаний проколетесь в мелочах, которые в свою очередь могут по цепочке привести к срыву всего мероприятия.
Какой формат выбрать
Если есть возможность выбирать формат подготовки мероприятия, руководствуйтесь здравым смыслом. То есть при наличии проверенного, ответственного и опытного генерального подрядчика, конечно, логично положиться на него и передать всю подготовку мероприятия в надежные профессиональные руки. Себе в этом случае можно оставить концептуальные, дизайнерские и финансовые вопросы, согласование с виновником торжества, координацию и взаимодействие с гостями и т.п.
В случае отсутствия «своего» подрядчика лучше остановиться на втором варианте и выбрать несколько добротных исполнителей, каждый из которых реализует свою задачу в процессе подготовки.
Однако при любом выборе важно ни в коем случае не пускать все на самотек и непременно контролировать как можно больше действий по подготовке мероприятия или, по крайней мере, быть в курсе абсолютно всего происходящего!
ФОРМАТ ТОРЖЕСТВЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Под особо ответственным мероприятием каждый подразумевает что-то свое - в зависимости от образа жизни, круга знакомств, сферы интересов, профессиональной деятельности и т.д. Мы рассмотрим следующие варианты:
■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы.
■ Небольшое закрытое торжество (например, семейное) для медийной персоны.
■ Масштабное закрытое мероприятие с участием медийных персон .
■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы рассмотрим на примере вручения награды государственного уровня.
Допустим, виновник торжества награждается орденом или медалью со стороны другого государства, например за укрепление межгосударственных отношений.
В этом случае мероприятие может состояться:
В стране, которая вручает орден;
В посольстве страны, вручающей награду (на территории родного для виновника торжества государства);
В любом другом подходящем и устраивающем всех месте. В этом случае расходы по организации мероприятия награждаемый берет на себя.
Рассмотрим вариант, когда сам награждаемый организует мероприятие. Вручение государственной награды - событие важное и ответственное. На таком торжестве присутствуют известные люди, и оно часто освещается в прессе.
Это означает, что подходить к вопросу выбора площадки для мероприятия, разработки программы, подбора подрядчиков, обеспечения безопасности и т.д. нужно с особой серьезностью и тщательностью.
ШАГ 1: РАЗРАБАТЫВАЕМ КОНЦЕПЦИЮ И ВЫБИРАЕМ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
Приготовления к масштабному мероприятию начинаются с разработки концепции - представления о том, как оно должно выглядеть.
Второй пункт - вопрос исполнителей : кто будет ответственным за организацию мероприятия, и как будет осуществляться подготовка - самостоятельно или с помощью профессионального подрядчика. О плюсах и минусах разных вариантов мы уже сказали выше.
Последовательность дальнейших шагов может варьироваться в зависимости от различных индивидуальных факторов.
ШАГ 2: ВЫБИРАЕМ МЕСТО, ДАТУ И ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЦЕРЕМОНИИ НАГРАЖДЕНИЯ
■ Выбираем место. При организации масштабного мероприятия необходимо выбрать площадку, которая не только вместит всех участников и приглашенных, но также будет соответствовать определенным требованиям: престижность, эстетичность, удобное расположение, наличие необходимых технических характеристик. Подобные площадки всегда востребованы, поэтому об аренде важно позаботиться заблаговременно.
Место должно соответствовать тематике торжества. Так, для вручения государственной награды неуместно выбирать ночной клуб.
Можно рассмотреть, например, исторические особняки и усадьбы - разумеется, те, которые подходят для проведения мероприятий. Как правило, это здания со множеством залов, в каждом из которых можно провести свою часть программы (официальную, музыкальную, фуршет или банкет и т.д.), а также с большой парковкой. Примерами подобных исторических площадок для проведения масштабных мероприятий являются Петровский Путевой дворец в Москве или Екатерининский дворец в Санкт-Петербурге.
■ Выбираем дату. Если есть возможность самостоятельно выбрать дату проведения церемонии награждения, необходимо согласовать ее с официальными лицами, ответственными за непосредственное вручение награды, и затем со всеми остальными высокопоставленными приглашенными гостями.
Желательно при этом учесть особенности выбранной площадки и погодные условия. Если предполагается задействовать веранду или открытую террасу, то не стоит планировать событие на холодное время года - лучше провести его летом. В противном случае мероприятие может быть сорвано даже из-за небольшого дождика.
■ Выбираем время. Обычно время начала мероприятия выбирает сам виновник торжества. И как правило, это вечернее время. Однако, если это официальный прием, то не стоит забывать, что по международным правилам этикета коктейль и фуршет начинаются в 17:00-18:00 (коктейль длится не более двух часов). В дипломатической практике существуют также обеды (начало в 20:00-20:30) и ужины (начало в 21:00). Однако наиболее распространенный вариант в повседневной жизни - банкет. Нередко он завершает программу вечера. Время его начала в таком случае зависит от продолжительности развлекательной программы.
ШАГ 3: РАЗРАБАТЫВАЕМ ДЕТАЛЬНУЮ ПРОГРАММУ МЕРОПРИЯТИЯ
Предполагается, что к этому моменту у организаторов уже есть общее представление о том, как должно пройти торжество, - его концепция. На этом этапе нужно не просто определиться с подробным перечнем тематических частей мероприятия, но и с их последовательностью и хронометражем.
Протокольная часть
Сначала нужно согласовать с консульством протокольную часть церемонии, уточнив следующие моменты:
Как именно должна проходить процедура вручения ордена;
Необходимо ли специальное оборудование (трибуна, микрофоны, музыкальное сопровождение и т.д.);
Кто конкретно будет принимать участие в церемонии;
Как долго будет длиться протокольная часть и т.д.
Если речь идет о мероприятии, на котором будут присутствовать люди разного пола, возраста или разных национальностей, программу следует составлять с учетом их индивидуальных и культурных особенностей. При большом количестве приглашенных организовать для каждого гостя отдельную программу не выйдет, поэтому следует руководствоваться принципом большинства.
Забывать о стране, вручающей награду, ни в коем случае нельзя! Даже если присутствующих на мероприятии ее представителей совсем немного. Непременно нужно каким-либо образом отразить в программе уважение к дружественному государству и его гражданам. В противном случае может иметь место неприятный дипломатический конфуз.
Развлекательная часть
Программа мероприятия может выглядеть следующим образом.
Прогр амма церемонии награждения
19:00-20:00 - Прибытие гостей. Приветственный коктейль (в это время гости могут пройти (с экскурсией или без нее) по парадным залам Дворца).
20:00-22:00 - Торжественная церемония награждения и фортепианный концерт.
22:00-24:00 - Фуршет (музыкальное сопровождение - джазовый квартет).
Из примера видно, что важно продумать и культурно-развлекательную часть программы.
Она не должна быть утомительной, ведь к этому моменту пройдет уже немало времени с начала мероприятия - позади у гостей официальная церемония и ожидание ее начала.
Также эта часть вечера должна быть «интернациональной» - важно удовлетворить вкусы всех собравшихся. Возможно, это будет концерт классической музыки или выступление оперных певцов.
Еще один немаловажный момент - грамотная организация банкетной части мероприятия.
Угощение
Вначале необходимо определиться с форматом торжественного обеда или ужина. Это может быть фуршет (проводится стоя) или банкет (с рассадкой за столами).
■ Банкет обычно проходит более торжественно и требует более серьезной подготовки.
План рассадки гостей можно грамотно составить лишь с учетом их ответов на приглашения (о них речь пойдет дальше). Ведь в случае официального приема гостям будет заблаговременно предложен план рассадки с указанием их места за столом.
План рассадки можно поместить в зале, где собираются приглашенные и подаются напитки (или перед входом в зал). Гости знакомятся с планом, находят свое место, уточняют имена соседей справа и слева.
При планировании рассадки придется учитывать такие «мелочи», как совместимость отдельных гостей, их коммуникабельность и другие личностные качества. Это необходимо обсудить и согласовать с виновником торжества. Важно не забывать: правильная рассадка - одно из слагаемых успешного проведения приема.
Кувертные карточки. На банкетных столах непременно должны располагаться кувертные карточки - небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с написанными от руки (обычно каллиграфическим почерком) либо напечатанными на принтере или в типографии именами и фамилиями всех участников приема.
Обслуживание банкета. При организации банкета важно не ошибиться с выбором кейтеринговой компании. Обычно именно менеджеры компании подсказывают лучший вариант оформления и расстановки столов, сервировки блюд, предлагают меню, помогают решить все вопросы обслуживания - даже в том, что касается форменной одежды официантов.
Необходимо лично встретиться с представителями компании и увидеть «вживую» предлагаемые варианты праздничной сервировки стола, выбрать скатерти, салфетки и др., продумать расстановку столов (достаточно ли места для прохода между столами, останется ли пространство для танцевальной части и т.д.), а также непременно продегустировать все предлагаемые банкетные блюда и оценить их сервировку. Например, если блюдо щедро приправлено чесноком и перцем, на банкете его подавать недопустимо. Или если блюдо оформлено таким образом, что его крайне неудобно есть, или оно не слишком эстетично выглядит на тарелке.
Важно сообщить поварам гастрономические предпочтения гостей - кто-то из них может соблюдать пост, диету, у кого-то пищевая аллергия или особый план питания.
Также нужно сказать официантам заранее, кто именно из гостей не должен получить блюдо с теми или иными ингредиентами.
Банкетное меню. Что касается выбора меню, то обычно в этом вопросе можно положиться на профессионалов кейтеринговой компании. Однако важно не забывать, что при наличии иностранных гостей меню должно быть интернациональным. Или же в противоположность интернациональному можно предложить меню русской кухни, подчеркнув тем самым национальный колорит. Такой вариант чаще выбирают для приемов, устраиваемых исключительно для иностранных гостей или делегаций из других стран.
Банкетное интернациональное меню для официального приема
Кроме прочего, гостям обязательно надо предложить персональные меню . Обычно их заранее печатают в типографии.
Чаще всего это небольшая брошюрка, на каждой странице которой отдельно перечислены блюда в порядке очередности их появления на столе: холодные закуски, салаты, горячие закуски, основные блюда, гарниры, десерт, напитки.
Для удобства иностранных гостей все названия блюд должны быть переведены на соответствующий язык (например, французский). Обычно русский вариант меню представлен на левой странице, а иностранный - на правой. Или можно напечатать нужное количество меню отдельно на одном и на другом языке.
■ Фуршет, как правило, чуть менее торжественный и обязывающий, но элегантный и при этом наиболее распространенный вариант приема.
Фуршет проводят стоя. Обычно расставляются высокие круглые столики, к любым из которых гости могут подойти, чтобы перекусить или выпить бокал шампанского, не отрываясь от светской беседы. На фуршете накрываются столы с различными закусками и напитками - так называемые буфеты, или станции - гости подходят к ним и выбирают себе угощение.
На фуршете в зале обязательно должны быть официанты - они следят, чтобы гостевые столики были убранными, а станции пополнялись блюдами. Официанты курсируют между столами, предлагают гостям охлажденное шампанское и другие напитки.
Музыкальное сопровождение
Важно заранее обсудить с музыкантами вопросы оплаты их услуг. Можно договориться с ними, что, если фуршет затянется, они продолжат работать за доплату. Другой вариант - в конце вечера заменить живую музыку аудиозаписями. В этом случае заранее позаботьтесь об аппаратуре и подберите репертуар. Нельзя допустить, чтобы после того, как выступление музыкантов закончится, в зале наступила тишина и гости почувствовали себя неловко.
Фуршетное меню для официального приема
ШАГ 4. СОСТАВЛЯЕМ ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ СМЕТУ МЕРОПРИЯТИЯ
Следующим важным шагом является подсчет предстоящих расходов, связанных с проведением торжества. Если бюджет мероприятия утвержден, необходимо в него вписаться. Если бюджет нет, важно зафиксировать и просчитать все возможные траты.
Виновник торжества должен уже на этом этапе узнать, во сколько примерно обойдется организация мероприятия, чтобы потом не было сюрпризов при выставлении счетов на оплату.
Важно согласовать с руководителем предварительный бюджет мероприятия, по возможности в письменной форме. Для этого попросите руководителя отправить вам подтверждение по электронной почте, завизируйте распечатанную смету личной подписью руководителя или придумайте любой другой удобный способ.
Работа с большими суммами денег - дело ответственное. Необходимо иметь страховку на случай претензий: «А Ивану Ивановичу подобное мероприятие обошлось гораздо дешевле», или «Мы с семьей посоветовались и решили, что расходы явно завышены», или «А что, мы обсуждали именно эту сумму? Что-то слишком дорого…» и т.п.
Обратите внимание!
Важно иметь четкие и понятные договоренности: кто, на каких условиях и каким образом оплачивает счета!
Надо понимать, что при организации такого рода масштабных мероприятий возникает несчетное количество трат. Часть расходов - крупные счета, например за аренду помещения, другие - более мелкие, такие как за оформление зала, музыкальное сопровождение.
Но будет и огромный ворох незначительных трат: такси для гостей, курьерская доставка и т.п., а также обязательная часть любого мероприятия - наличные траты. Наличными можно оплачивать все что угодно - от услуг ведущего до чаевых официантам.
Наши советы
Заблаговременно узнайте, кто из подрядчиков выставляет счета, а кто предпочитает исключительно наличный расчет.
Выясните, кому и по какой схеме следует направлять счета на оплату. Узнайте, нужно ли их предварительно визировать лично у руководителя, на чье имя выставляются счета, есть ли лимиты сумм для выставления счетов и т.д.
Всегда имейте определенный запас наличных денег!
ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ И РАССЫЛАЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ
Этот пункт - один из ключевых, несмотря на его кажущуюся формальность.
Именно благодаря ответам на приглашения можно спрогнозировать количество гостей - разумеется, приблизительно.
Это, в свою очередь, имеет важное значение при составлении плана рассадки на банкете, заказе угощений и напитков, размещении гостей в зале во время проведения основной официальной части мероприятия, организации трансферов, бронировании номеров в отеле и т.д.
При организации мероприятий подобного рода на приглашениях желательно не экономить: дизайн, качество бумаги и печати должны быть на высоте.
Хорошим тоном считается подписать все приглашения. Разумеется, сделать это должен виновник торжества собственноручно.
Также уместно заказать в типографии именные приглашения, а не вписывать фамилии от руки в пустое поле.
По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то через «своих» людей - охранников, водителей или помощников руководителя. Обычно так доставляют приглашения особо статусным гостям.
Дело в том, что это могут быть персоны из правительства или структур, вход куда открыт далеко не для всех. Было бы странно направлять в подобные места обычного курьера! Кроме того, это отличная возможность лишний раз выразить свое уважение.
Для большей уверенности в том, что приглашения дойдут до своих адресатов, можно продублировать сообщения, направив их по электронной почте каждому гостю. Для того чтобы подготовка, рассылка приглашений и обработка ответов на них прошли максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.
Ответственным за нее желательно назначить человека, который свободно ориентируется в списке гостей (лучше сделать это самой).
Как подготовить именные приглашения
■ Составьте с руководителем список гостей. Перепроверьте его, чтобы убедиться, что никого не забыли.
■ Узнайте, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним - по имени и отчеству, к другим - только по имени, а к третьим - с обращением «уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur» и т.д.).
■ Составьте список имен для печати приглашений в типографии.
■ Убедитесь, что все перечисленные руководителем персоны, а также их контактные данные вам известны.
■ Составьте список адресов для рассылки электронных приглашений. Определитесь, кто из гостей получит приглашение на личную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную. Это необходимо для того, чтобы корректно сформулировать обращение в сопроводительном письме (если приглашение будет направлено во вложении).
■ Воспользуйтесь опцией «уведомить о получении и прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей звонками с вопросом, получили ли они приглашение.
■ Составьте список адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее продумайте, какие из них доставит курьерская служба, а какие - «свои» люди. В последнем случае заранее позаботьтесь о пропусках.
■ Определитесь, через какой промежуток времени уместно будет обзванивать потенциальных гостей, чтобы узнать их решение. Выберите того, кто именно это будет делать, так как список может быть огромным, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор - еще большей. Убедитесь, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: электронный ящик «работает», телефон включен, трубку снимают.
■ Оперативно вносите изменения в список приглашенных.
■ Обязательно интересуйтесь у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им помощь, например по организации трансфера или проживания в городе проведения торжества. Уточните, имеются ли у них особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например) и т.д.
■ Пропишите в приглашении программу мероприятия (основные пункты) с указанием времени начала каждой части и непременно дресс-код. А также дополнительную информацию, например о том, что если мероприятие проводится в историческом особняке, то каблуки-шпильки могут быть запрещены (см. врезку на с. 6).
ШАГ 6: ОРГАНИЗУЕМ РАБОТУ С ПРЕССОЙ
Если мероприятие решено освещать в прессе, то необходимо назначить ответственных за эту часть подготовки мероприятия. Обычно это собственная PR-служба, которая решает следующие задачи:
Составляет список редакторов и журналистов, присутствие которых на церемонии желательно;
Пишет пресс-релиз и организует пресс-конференцию;
Учитывает количество приглашенных журналистов при планировании размещения в зале присутствующих во время официальной церемонии, а также при заказе напитков и закусок;
Взаимодействует с прессой по всем вопросам и следит, чтобы на приеме журналисты не докучали гостям и виновнику торжества, но при этом беспрепятственно выполняли свою работу.
ШАГ 7: СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ПОДРЯДЧИКОВ
Когда вы определились со всеми исполнителями услуг и поставщиками товаров и продуктов, обговорите с ними условия сотрудничества. Убедитесь, что все подрядчики ответственные и проверенные.
Кто может входить в список подрядчиков:
Типография, в которой будут напечатаны приглашения, кувертные карточки, программа мероприятия и т.д. (не забудьте о дизайнере!).
Курьерская служба для доставки приглашений.
Кейтеринговая компания или конкретные повара и официанты.
Организация, отвечающая за музыкальное сопровождение (на приемах такого уровня музыка обычно живая).
Компания, отвечающая за развлекательную часть программы (включая ведущего), или частные лица, предоставляющие соответствующие услуги.
Переводчики (если в них есть необходимость).
Флористическая компания, отвечающая за украшение помещения.
Экскурсоводы. Если для проведения торжества выбрано историческое место, то, возможно, имеет смысл предложить гостям частные экскурсии. Как правило, это интересно иностранцам.
Хостес-сервис . Основная функцию хостес - радушно встречать гостей. Здесь нужно заранее подумать, будет ли это сторонняя компания или роль встречающих возьмут на себя свои сотрудники. Если уровень гостей действительно высок, то спрашивать на входе, есть ли у них приглашения, не слишком учтиво - нужно знать всех гостей в лицо.
Услуги хостес не обязательно может предоставлять специализированная компания - это может быть кто-то из подрядчиков, например кейтеринговая компания. Требования к представителям службы стандартные: презентабельный внешний вид, владение иностранными языками, знание этикета, стрессоустойчивость.
Фотограф/оператор. Помимо прессы обычно приглашают фотографа или оператора, который будет вести фото- или видеосъемку для личного архива приглашающей стороны.
Транспортная компания, предоставляющая услуги трансфера, и гостиница, с которой заключаются договоренности по размещению гостей.
Другие подрядчики - в зависимости от особенностей конкретного мероприятия.
ШАГ 8: СОГЛАСУЕМ ТРЕБОВАНИЯ ВСЕХ СТОРОН, ИМЕЮЩИХ ОТНОШЕНИЕ К МЕРОПРИЯТИЮ
Речь идет о том, чтобы желание заказчика совпадало с видением подрядчика и возможностями принимающей площадки.
Все стороны должны быть вовлечены в обсуждение моментов, в которых так или иначе принимают участие.
В идеале большую часть совещаний лучше проводить в том же помещении, где будет проходить мероприятие, с участием представителя этой площадки и подрядчика.
Гораздо проще сразу пройти в зал для проведения торжества и совместно обсудить:
Подходит ли помещение, может ли вместить всех гостей, можно ли организовать дополнительные места;
Где будет располагаться пресса;
Нужно ли дополнительное оформление;
Организационно-технические вопросы: оформление сцены, микрофоны, звук, свет, гримерка, кулисы, сценарий, тайминг и т.д.
На месте легче убедиться, что все поняли друг друга верно.
Наш совет
По завершении совещания отправьте всем участникам письмо или протокол с результатами обсуждения и получите от всех подтверждение.
ШАГ 9: ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПАМЯТНЫМИ СУВЕНИРАМИ
Это хороший тон и милая традиция. Памятными сувенирами на подобном мероприятии могут быть бутафорские копии вручаемой медали с благодарностью за участие от имени виновника торжества.
Или это могут быть высококачественные альбомы по теме, объединяющей оба государства.
Как вариант, можно предложить гостям книги по истории того места, где проводится торжество, если место знаковое.
Идей масса. Главное, чтобы это соответствовало теме мероприятия и выглядело ненавязчиво.
Не нужно совать в руки гостям пакеты с сувенирами - это не корпоратив. Достаточно разложить их, например, в специально отведенном месте у входа, чтобы желающие могли сами выбрать сувенир на память.
ШАГ 10: ПЛАНИРУЕМ РАССАДКУ ГОСТЕЙ ВО ВРЕМЯ ТОРЖЕСТВЕННОЙ ЧАСТИ МЕРОПРИЯТИЯ
Мы уже говорили о плане рассадки, но остановимся на нем еще. Ясно, что на подобном мероприятии планов рассадки может потребоваться, как минимум, два в течение вечера: на официальной церемонии вручения награды и на банкете.
Оба плана рассадки гостей в обязательном порядке необходимо согласовать с руководителем.
Среди гостей могут быть персоны, занимающие высокие государственные посты. Им должно быть уделено соответствующее внимание и при рассадке, и в течение всего вечера.
Необходимо учитывать, что некоторые из них захотят поздравить виновника торжества со сцены. Это значит, что для желающих выступить нужно зарезервировать первые ряды.
Обратите внимание!
Статус многих персон позволяет им не сообщать заранее о своем желании публично выступить - подобное желание может быть спонтанным.
Поэтому организатору мероприятия нужно всегда держать руку на пульсе событий и стараться их предвосхищать. Есть смысл поинтересоваться у руководителя его мнением по поводу того, может ли кто-то из гостей изъявить желание поздравить его со сцены, - и в соответствии с этим запланировать места в зале для таких персон. Руководитель знает своих гостей лучше - ему виднее, склонен ли гость к произношению речей и насколько тесны их отношения.
Можно попробовать самостоятельно проанализировать список приглашенных на предмет того же исследования. Или самый очевидный вариант - позвонить помощникам предполагаемых поздравителей и уточнить, нет ли в планах их руководителя подобного желания. В случае положительного ответа постарайтесь узнать приблизительную продолжительность выступления. Это важно учитывать, чтобы план вечера не вышел из-под контроля.
ШАГ 11: ОБЕСПЕЧИВАЕМ БЕЗОПАСНОСТЬ ГОСТЕЙ
Этот пункт специфичен. Уровень мероприятия и его участников требует того, чтобы охрана, подъезды к площадке и доступ на торжество были организованы по высшему разряду.
Обычно этим вопросом всецело занимается служба безопасности. Однако организатору мероприятия важно знать все детали, чтобы координировать действия гостей и отвечать на вопросы помощников и других приближенных лиц участников торжества.
Здесь важно понимать, что у каждой из ВИП-персон, участвующих в мероприятии, будет своя служба охраны. Все эти люди захотят заранее лично пообщаться с организатором торжества и узнать все технические и организационные детали: как обеспечена охрана площадки, как и кто будет контролировать подъезд ко входу и проход в здание, где оставить машину, где будут находиться личная охрана и помощники в ожидании своего руководителя, где и с кем будет сидеть их руководитель на вечере, контакты всех ответственных за организацию мероприятия и т.д.
ШАГ 12: ОРГАНИЗУЕМ ТРАНСФЕР И ПРОЖИВАНИЕ ДЛЯ ГОСТЕЙ
Организаторы мероприятия, как правило, берут на себя решение вопросов, связанных с доставкой гостей на место проведения торжества и размещением их в гостинице.
Это возможно в ситуации, если для виновника торжества и большинства приглашенных родной город, к примеру, Москва, а церемонию вручения награды по тем или иным причинам решено проводить в Санкт-Петербурге (или наоборот). А также это актуально в случае прибытия большого количества иностранных гостей.
В такой ситуации желательно заранее назначить сотрудника, отвечающего исключительно за вопросы трансферов и размещения.
Нужно проследить, чтобы все гости, которым потребуются услуги по организации проезда и проживания, получили контакты сотрудника принимающей стороны, отвечающего за эти вопросы. И да, он должен быть на связи 24 часа в сутки.
Сотрудник должен обладать достаточным для решения большинства задач уровнем компетентности и умением действовать самостоятельно. Кроме того, у него должны быть необходимые полномочия и ресурсы для оказания оперативной помощи гостям (например, договориться о замене номера в гостинице или продлении проживания). Все эти вопросы скорее технические, но от них зависит качество пребывания гостя у приглашающей стороны!
Как организовать трансфер и проживание гостей
■ Заранее выясните, кто оплачивает машины и гостиницу - сами гости или приглашающая сторона.
■ Уточните, каким образом будет осуществляться оплата: поразово или единым счетом по завершении мероприятия.
■ Заранее узнайте примерное количество гостей, нуждающихся в соответствующих услугах, и с учетом этого забронируйте номера в гостинице и машины в трансферной компании.
■ Продумайте, какого уровня номера для гостей нужно забронировать и какого класса автомобили заказать для трансферов. Возможно, потребуется составить поуровневый список.
■ Выясните, по какой схеме будут оплачены дополнительные услуги для гостей - продление проживания в гостинице и/или пользования трансфером, повышение уровня гостиничного номера, заказ дополнительных услуг в гостинице (печать документов, заказ обслуживания в номер, оплата напитков и закусок из бара и т.д.).
■ Проследите, чтобы за иностранными гостями были закреплены водители со знанием соответствующего языка.
■ Для обеспечения быстрой связи передайте телефонные номера водителей тем гостям, которых будут встречать в аэропортах и на вокзалах.
ШАГ 13: УЧИТЫВАЕМ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПРОСЫ ГОСТЕЙ
При большом количестве приглашенных гостей, особенно если многие из них иностранцы или из других городов, наверняка возникнет масса дополнительных запросов и пожеланий: помочь в оформлении въездных виз, приобрести ж/д или авиабилеты, записать гостя на процедуры в салон красоты, подобрать места для шопинга, организовать индивидуальные экскурсии и т.д.
Гостям, конечно, ни в чем нельзя отказывать, но к моменту поступления запросов нужно четко знать, кто и как будет это оплачивать и кто конкретно будет решать эти вопросы со стороны организатора.
В следующих номерах журнала мы поговорим о том, как организовать день рождения руководителя в разных форматах - масштабное непубличное мероприятие (без освещения в прессе) и закрытое домашнее (для своих).
Спринг-ролл - весенние роллы, или китайские блинчики - рулетики, которые по форме напоминают голубцы, но состоят из других ингредиентов. Как правило, это рисовая бумага, морепродукты, лапша и различная зелень.
Сорбе (фр. sorbet ) - замороженный десерт, приготовленный из сахарного сиропа и фруктового сока или пюре.
О ключевых моментах, на которые следует обратить внимание организатору мероприятия, рассказала Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность».
Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.
Организация мероприятия - непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.
1. Определите цели и формат.
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.
2. Уделите внимание планированию.
В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.
Для планирования можно использовать шаблоны Google , программы, например, Asana , Trello , Podio , GanttPro , Teamweek . Не подведет и обычный документ Excel.
3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.
Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель . Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.
Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.
4. Дьявол в деталях.
Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.
Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.
Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.
5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».
Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.
Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».
6. Распределяйте зоны ответственности.
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.
Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.
Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.
Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.
8. Уделите внимание сервису.
Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.
9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой .
Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.
Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
10. Попросите обратную связь.
Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!
---
Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2 Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.
С задачей составления плана мероприятий рано или поздно приходится столкнуться любому руководителю. Даже если таковой имеется в голове, перенос его на бумагу порой вызывает затруднения. К тому же часто требуется знать не только то, как составить план мероприятия, но и то, как защитить его перед вышестоящим начальством.
План мероприятий - что это такое?
Так называется документ, в котором ставятся цели и описываются конкретные действия для их достижения с указанием сроков выполнения. Кроме того, им обязательно предусмотрено определение лиц, ответственных за выполнение тех или иных прописанных действий.
Составлять план мероприятий можно для конкретных событий либо на тот или иной период работы компании или ее подразделения. Мероприятия в общем случае могут быть разовыми и регулярными, для последней категории принято составлять регламенты проведения. Например, как составить план мероприятий по устранению нарушений дисциплинарного характера?
Любой вновь затеваемый проект обязательно требует составления четкой схемы. Это связано с трудностями в организации работы большой массы людей. Чтобы каждый из работников уяснил свои обязанности, ему требуется обстоятельно прописанная инструкция, основы которой как раз и закладываются в плане мероприятий.
А он точно нужен?
Это занятие - написание плана - отнимает немало времени, и порой возникают вопросы в его целесообразности. Следует четко понимать, что для правильности выполнения любого процесса необходимо учесть все мелочи и предусмотреть возможные неожиданности.
Особенно важно иметь план мероприятий для грамотной организации финансовой стороны дела. Переводя будущий проект на язык цифр, вы сталкиваетесь с необходимостью просчитывать каждую статью расходов. Составляя план, важно придерживаться принципов экономии, использовать имеющиеся в наличии ресурсы как можно более рационально.
Если цель поставлена сложная, включающая в себя целый комплекс мероприятий, то отсутствие заранее написанного, четко продуманного плана может привести к полному хаосу. Каждый новый этап дела придется проводить локально, на что уйдет гораздо больше сил и времени. При таком дробном подходе к делу велик риск утерять общее направление деятельности и завязнуть в большом количестве малозначимых деталей.
Как именно он составляется
Как составить план мероприятия? При всём огромном многообразии они имеют примерно одинаковую структуру и состоят из похожих пунктов с идентичными по смыслу терминами, которые включают в себя следующие понятия:
- Цель - планировка мероприятий, конкретных результатов которого мы желаем достичь. Это основа всего составляемого плана.
- К самим мероприятиям относятся те действия, которые должны привести к достижению ожидаемых результатов.
- Под результатом подразумевается то, чего мы желаем добиться после выполнения запланированного. Выражаться он должен в конкретных показателях, измеряемых цифрами и четко прописанными достижениями.
- Сроки - это те временные рамки, в которые следует уложить все планируемые мероприятия. Если речь идет о регулярно повторяющихся событиях, следует прописать их периодичность.
- Под ресурсами понимаются все материальные, технические, денежные активы, выделенные на проведение задуманного.
- Ответственными лицами именуют тех, кто руководит мероприятием и отвечает за его результаты. В качестве таковых могут выступать отдельные сотрудники или целые подразделения компании (организации).
Важным моментом является определение единых критериев поставленной цели с учетом согласования интересов разных подразделений и экономической целесообразности.
Планы в различных сферах
Рассмотрим, как составить план мероприятия на конкретных примерах.
Предположим, вы руководитель определенного учреждения. Как составить план мероприятий по охране труда?
Алгоритм действий в данном случае выглядит так: работодателем должна быть создана служба по охране труда либо назначено лицо, ответственное за данную работу. Всё это фиксируется соответствующим приказом. План мероприятий представляет собой перечень того, в чём организация испытывает объективные потребности согласно специфике конкретного производства. При этом необходимо учитывать имеющиеся технические возможности.
Составляется план на конкретный год с отражением расчётных сроков на проведение каждого из пунктов. В нём обязательно фиксируются фамилии и должности тех сотрудников, которые отвечают за отдельные этапы. Утверждается такой план коллективным договором или соглашением по охране труда, принимаемым в качестве приложения к нему.
Что он содержит
Список может сильно отличаться в зависимости от условий работы той или иной организации, предприятия, учреждения. Пункты, включаемые в него, могут в общем случае иметь следующий вид:
- оценка условий трудовой деятельности и перечисление необходимых мер по ее результатам;
- мероприятия по технологическому переоборудованию;
- приобретение средств защиты для сотрудников;
- проверка и модернизация средств защиты и сигнализации;
- установка автоматизированной системы контроля;
- механизация процессов очистки и работы с отходами, а также обработка опасных и вредных веществ.
- модернизация вентиляционной системы;
- проверка и оптимизация нужного уровня освещения;
- разработка и установка оборудования для организации отдыха людей и обеспечения питьевой водой;
- приобретение необходимых средств защиты и их хранение;
- проведение инструктажей и обучения персонала технике безопасности и охране труда;
- обучение людей приемам первой медицинской помощи;
- проведение регулярных врачебных осмотров, а также оздоровительных и спортивных мероприятий для сотрудников и т. п.
Займемся охраной природы
Другой пример - составление плана мероприятий по охране окружающей среды. При проектировании и возведении любого объекта данный документ является обязательным и включает в себя не только цифры, но и схемы и диаграммы.
Разработка его ведется на основе чертежей объекта, схематической планировки того населённого пункта, где он расположен, генпланов близлежащих предприятий. В нём должны быть учтены требования закона по сохранности природных ресурсов.
Как составить план мероприятий по охране природы? Основные его пункты - это список действий, цель которых - защитить окружающую среду, и перечень ожидаемых результатов. Первая (основная) часть плана должна включать в себя работу по выяснению уровня вреда, причиняемого объектом природе. Далее - действия, способные ликвидировать или свести к минимуму данные негативные влияния.
Что еще он включает
Третий важный пункт - подробная смета, учитывающая все расходы на осуществление запланированных мероприятий. Обязательным приложением данной документации должна служить карта-схема с обозначением окрестных территорий, которые могут пострадать от деятельности предприятия или в результате теоретически возможной аварии.
Предполагаемая результативность планируемых действий определяется путём аналитических экспертных оценок, примерно определяющих степень будущего вредного воздействия объекта. Специалистами также предлагаются методы уменьшения ожидаемого негатива, что непременно должно найти отражение в составляемом плане.
Другой пункт документа обязан содержать конкретные данные по расчёту объёма производственных отходов с установкой их допустимого количества и способы уменьшения выбросов.
Как составить план мероприятий по ГО
Если предстоит разработать план мероприятий гражданской обороны, предварительно следует изучить указания руководства и уточнить распоряжение начальника ГО района. Руководителю организации перед разработкой подобного документа следует связаться с военным комиссариатом и выяснить данные по поставке необходимой техники и заключениям, принятым для возможных случаев стихийных бедствий или серьезных аварий.
На основе данных указаний следует начинать разрабатывать планы для конкретного учреждения или организации. Главное условие - отражение реальных и обоснованных с научной точки зрения мероприятий. Следует учитывать обстановку в случае возможного применения оружия потенциальным противником, на основе чего можно будет рассчитать необходимое количество средств и применяемых сил для ликвидации опасных последствий и налаживания трудовой деятельности объекта.
Весь комплекс запланированных действий должен быть тщательно продуман с целью оптимизации затрат сил, времени и средств и избегания необоснованных потерь людей и техники.
Где они составляются
Планы могут относиться к больницам, предприятием ЧС и экономики. Они могут касаться учреждений образования, культуры либо здравоохранения. Такие планы заведуют защитой населения в военное время либо составляются на случай аварий или непредвиденных стихийных бедствий.
Следующий пункт - планомерность и приведение объекта в готовность с указанием последовательности выполнения каждого из действий. Если речь идет о мирном времени, следует предусмотреть мероприятия, цель которых - предупредить чрезвычайные ситуации, а также ликвидировать последствия уже случившихся.
План работы по гражданской обороне каждого объекта должен быть включён в перечень основных мероприятий по защите населения на текущий год. Цель такого планирования - организованный перевод в условия военного времени, теоретическая необходимость в котором должна учитываться по определению.
Планом гражданской обороны обязательно должны располагать учреждения, подразумевающие массовое пребывание в них людей. Необходимость наличия такого плана диктуются возможностью террористических угроз и направлена на повышение эффективности экстренных мероприятий и организации аварийно-спасательных работ.
Отправляемся в лечебно-профилактическое учреждение
Планы мероприятий составляются в самых разных сферах. Если, допустим, по роду служебных обязанностей вам предстоит составить план дезинсекционных мероприятий в ЛПУ, следует прежде всего проанализировать обстановку на предмет ключевых моментов, требующих внимания руководства именно в данной сфере.
Такой план может состоять из организационных мероприятий, включающих выступления и лекции для медперсонала по профилактике инфекционных заболеваний с организацией зачетов, проведение и контроль качества работы дезинфекционного и стерилизационного характера, генеральных уборок в каждом из отделений, выявление случаев инфекционных заболеваний и проведению комплекса противоэпидемических мероприятий.
Планом должны быть предусмотрены административные обходы всех подразделений с целью проконтролировать соблюдение санитарно-гигиенического режима, составление графика мероприятий по дезинсекции и дератизации, проведение необходимых санитарно-микробиологических лабораторных исследований. В перечень действий обязательно должно быть включено обеспечение, ремонт или замена медицинского оборудования, внедрение новых методов стерилизации и дезинфекции. Кроме того, необходимо запланировать мероприятия по подготовке помещений к отопительному сезону, систематическому обеззараживанию воздуха, проветриванию палат и соблюдению температурного режима.
Должен быть предусмотрен достаточный запас лекарственных и дезинфицирующих средств, проведены профилактические беседы среди пациентов о предупреждении инфекционных заболеваний и необходимости здорового образа жизни.
Как составить план мероприятий общешкольного родительского комитета
Планы мероприятий часто разрабатываются в сферах общественного контроля. В качестве примера можно рассмотреть работу школьного родительского комитета. Целью его деятельности является активное участие в школьной жизни, помощь педагогическому коллективу, организация разнообразных мероприятий с детьми.
Родительский комитет избирается общим собранием на период, равный обычно одному учебному году, и ему предстоит решать задачи по выявлению потребностей и интересов школьников, определению путей их достижения и составлению соответствующей программы.
Как составить план мероприятия в школе? Чем именно должен заняться родительский комитет? Перечень может заключаться в проведении запланированных родительских собраний в классе с формированием школьного актива, оформлении информационных стендов, работе с неблагополучными семьями, подлежащими внутришкольному учету. В данном случае задачей родительского комитета является беседа с теми из родителей, которые не в состоянии обеспечить нужный контроль за поведением и учебой детей.
О чем не следует забывать
План должен предусмотреть составление графика проведения собраний, организацию школьного питания, вопросы медицинского обслуживания и выполнения санитарно-гигиенических мероприятий. В нём может затрагиваться вопрос школьных субботников с привлечением родителей, а также организация круглых столов, профориентационных мероприятий и родительских консультаций.
Отдельным пунктом обязательно должно быть включено информирование школьного руководства о принятых комитетом решениях и ходе их выполнения.
Как правило, в план мероприятий родительского комитета включаются вопросы итоговой аттестации старшеклассников, встречи с учителями с целью консультаций. Согласно плану, родителей также привлекают к внеклассным мероприятиям и спортивным соревнованиям в рамках всей школы или отдельного класса.
Дополнительным пунктом может быть награждение родителей за успехи в деле воспитания и активное участие в школьной жизни.
Многиеevent-менеджеры сегодня ведут одновременно несколько мероприятий. Упростить работу в таком случае помогут многофункциональные платформы и приложения (multi-event app), которых уже существует довольно много. Предлагаем познакомиться с некоторыми из них и выбрать максимально удобные для вас программы, использование которых поможет сэкономить столь ценное время и избежать лишних затрат.
1. Eventum
Приложение от event-организаторов Eventum Premo доступно для устройств на базе iOS (iPhone, iPad и iPod touch) и Android. Множество возможностей и более 20-ти функций: от подбора сценария и площадки до расчета меню и количества обслуживающего персонала. Удобная русскоязычная программа с довольно продуманными функциями поможет в организации любых мероприятий.
2. Timepad
Простая русскоязычная программа, которая позволит быстро создать страницу мероприятия, продавать билеты, привлечь нужную аудиторию и т.д.
3. QuickMobile
Англоязычный сервис QuickMobile.com предлагает сразу несколько приложений, которые будут полезны event-менеджерам: MobilePlanner, MobileVenue и другие. Есть здесь и приложение, которое специально создано для ведения нескольких проектов – MobileEvent. Программа позволяет выбирать различные удобные функции для расчета сметы и ведения мероприятий, поддерживает сеть между сотрудниками event-компании, обеспечивает удобство и безопасность данных.
4. DoubleDutch
Интерактивное приложение DoubleDutch Event App позволяет контролировать ход подготовки одновременно нескольких мероприятий. В рамках сервиса доступно много полезных функций: поддержка связи с сотрудниками, быстрый обмен графическими и текстовыми данными, создание опросов, организация сетей для посетителей, сканирование QR-кодов с бейджей посетителей и моментальная передача данных на страницу приложения и т.д.
5. EventMobi
Приложение EventMobi также создано в помощь event-менеджерам, которые занимаются одновременной организацией разных мероприятий. Под каждый event можно подобрать уникальный набор необходимых функций и кастомизировать приложение под свои потребности. На стадии подготовки события здесь можно создавать сайты под каждое мероприятие, добавлять логотипы, выбирать цветовую схему и т.д. Доступен быстрый обмен информацией внутри системы, мгновенный перевод на несколько языков для общения с посетителями международных мероприятий. С помощью созданного контента можно искать спонсоров и рекламодателей. Во время мероприятия действует безопасная система обмена сообщениями для всех посетителей, доступны интерактивные карты, опросы в реальном времени и другие возможности.
6. CrowdCompass
Эксклюзивное приложение для одновременного ведения разных event-проектов от CrowdCompass.com предоставляет отличные возможности: максимальное вовлечение –создается единая сеть для посетителей, выступающих, спонсоров; имеются встроенные интерактивные карты, расписание встреч и т.д.; доступен выбор элементов приложения по индивидуальным потребностям event-менеджера и много других функций. Для ведения различных типов мероприятий доступны дополнительные приложения: conference app, trade show app, corporate app, educational app и другие.
7. TripBuilderMedia
Удобное англоязычное мобильное приложение для организаторов больших мероприятий, выставок, конференций и т.д. Доступны версии программы как для ведения одного события, так и для одновременной организации нескольких сотен ивентов. Многофункциональная программа позволят сэкономить время и деньги. Есть возможность создавать собственное расписание, формировать сеть посетителей, быстро обмениваться информацией и отправлять уведомления, поддерживать контакты с сотрудниками, участниками или спонсорами мероприятия как внутри сети, так и через популярные соцсети и т.д.
8. Certain
Certain.com предлагает сразу несколько сервисов. Платформа Certain создана специально для профессиональных event-менеджеров и поддерживает довольно много возможностей: онлайн-регистрация, поиск и связь с сотрудниками и партнерами, контроль процесса подготовки мероприятия, планирование событий и его обсуждение с командой при помощи встроенных модулей и т.д.
