Pozdravljeni vsi!
Vsak človek v življenju ima veliko trenutkov, povezanih s praznovanjem. Počitnice so na splošno prijetna zabava, zato bi morali biti počitnice pametni in pripraviti načrt za njegovo izvedbo.
Zdaj pa začnimo sestavljati podroben načrt za praznik in prva stvar, ki vas skrbi, je kraj njegovega izvedbe.
Lokacija počitnic
Glede na kraj počitnic bi morali sami prilagoditi načrt organizacije počitnic. Mesto za praznovanje je mogoče organizirati na različnih krajih.
Prva možnost gre za najeti prostor, kavarno, klub, kavarno ali restavracijo.
Če se odločite za najem sobe, se morate takoj z lastniki pogovoriti o vprašanjih njene dekoracije, glasbene opreme, DJ-ja, menija s pijačami in prigrizki.
Morda se bodo pogoji za te storitve dobro ujemali s proračunom dogodka, vi pa boste poskrbeli za ostale priprave.
Druga možnost narava je lahko kraj za praznovanje. Odlična ideja je, če se odpravite na dogodek v naravi, pa naj bo to v gozd ali v ribnik, a tudi sredi polja.
Pri prireditvi v naravi morate skrbeti za zavetišča v primeru slabega vremena, razmislite tudi o vprašanju avtonomnega napajanja, če nameravate organizirati velike počitnice.
No, tretja možnost: lahko načrtujete počitnice doma, ta možnost je primerna, če živite v svojem domu ali imate podeželsko hišo. Najbolj mi je všeč, saj živim v hiši.
Izberite pravi čas
Ne pozabite izračunati začetekdejavnosti. Poleg tega pri določanju časa upoštevajte naslednje točke:
Prvič: Udobje za goste - tu upoštevajte konec delovnega časa, čas za pripravo na izlet na dopust, pot do prizorišča.
Drugič: Okoliščine, od katerih je odvisen začetek prireditve (v primeru, da je praznik vezan na kateri koli čas dneva)
Tretjič: Odpiralni čas prevoznih organizacij, ker nimajo vsi avtomobilov, nekdo se bo do vas odpravil z javnim prevozom.
Ko je načrtovan začetni čas počitnic, obvezno opozorite vse goste, na primer pošljite ali dostavite vabila ali preprosto pokličite vse po telefonu.
Zdaj je čas, da načrtujete svoj dopustniški proračun
Proračun za prireditve
Proračun dogodka je odvisen od naslednjih dejavnikov:
1. število gostov, - glede na število se bodo stroški hrane in pijače ter število daril razlikovali.
2. počitniški meni- kompetentno morate razmisliti o prazničnem jedilniku in prilagoditi svoje finance glede na to, kakšno hrano boste postregli in kaj boste pili (če želite).
3. Na podlagi počitniškega programa ter razpoložljivosti in števila tekmovanj - načrtujte porabo za nagrade in darila zmagovalcem teh tekmovanj.
4. Vsekakor si jih omislite presenečenje za počitnice ne pozabite vključiti stroškov.
5. Dekoracija mesta lahko vpliva tudi na proračun prireditve.
Naslednji korak pri pripravi načrta za organizacijo počitnic bo:
Porazdelitev dolžnosti
Pri dodeljevanju odgovornosti izberite vodilni, ki bo počitnice prilagodil in jih po potrebi usmeril v pravo smer.
Na njegova ramena bo padla tudi obveznost upoštevanja posebnega predpisidogodek (čas tekmovanj, postrežba določenih jedi, popravek DJ-jevega dela), na splošno mora biti voditelj izbran inteligenten in groovy.
Dodelite mu tudi nekaj pomočnikov med gosti, samo vnaprej jih opozorite.
Organizirajte glasbeno spremljavo. Vnaprej pripravite potrebno glasbo in se pogovorite, če voditelj potrebuje glasbo za praznični program.
Lahko se izkaže, da potrebujete različne spremljevalne skladbe ali kakšno pesem, ki je kasneje ne boste imeli časa iskati. Oglejte si tudi, kako lahko vpliva na vaše razpoloženje.
Lahko tudi najamete DJ-ja, vendar naj se tudi on pogovori z voditeljem nekaj dni pred dopustom, da bo pripravljen.
Najemite fotografa ali prosite nekoga, ki ga poznate s fotografskimi sposobnostmi, da organizira fotografiranje počitnic. Verjemite mi, pogled na dobre fotografije v prihodnosti je vedno lep.
Lahko se organizira tudi video snemanje dogodka, vendar to ni za ljubitelje, pogosto je dovolj že fotograf.
Programiranje
Skupaj z gostiteljico razvijte program za praznik, skrbno premislite o urniku prireditve.
V praznični program vključite medsebojno interakcijo gostov, na primer izvedbo tekmovanj, tekmovanj, igranje smešnih prizorov, na splošno pokažite svojo domišljijo ali uporabite internet. Pripravite presenečenje za praznik.
Po nastavitvi programa organizirajte interakcijo voditelja, DJ-ja in asistenta voditeljev.
In končno, ko pride praznik, ga proslavite z vsem srcem, ne vlivajte ton alkohola vase, sodelujte na vseh tekmovanjih, ne skrbite, noben dogodek ne bi smeli praznovati v velikem obsegu.
Dobro organizirane počitnice se bodo dolgo spominjale in zaželeno je, da so to le lepi spomini. Zato vsekakor premislite o organizaciji prihajajočih počitnic.
Ob tem zaokrožujem, ne pozabite se naročiti na posodobitve blogov, avtor bloga je bil z vami « » Menkov Sergej.
Vse najboljše za srečno zabavo!
PS. Malo igram kitaro, zato redno obiskujem Youtube v iskanju zanimivega igranja kitare, poslušam očarljivo !!!
Organizacija večjih dogodkov je težavna, a vznemirljiva in koristna. Lepo je sprejeti pohvalo gostov in junaka priložnosti za njegovo brezhibno pripravo. Vendar ne gre vedno vse gladko, kot bi si želeli. V tem članku vam bomo povedali, kako se izogniti napakam in neprijetnim situacijam pri pripravi posebnih dogodkov na primeru slovesnosti podelitve državne nagrade iz druge države.
OBRAZEC PRIPRAVE DOGODKOV
Tu so možne vsaj tri možnosti, na primer:
■ skleniti pogodbo na ključ z generalnim izvajalcem;
■ sklepati pogodbe z več izvajalci, ki rešujejo različne probleme;
■ dogodek pripravite sami, brez pomoči posrednikov.
Vsaka možnost ima svoje značilnosti, prednosti in slabosti.
En izvajalec: priročen, a nevaren
Nenavadne so situacije, ko so nekatere okoliščine prisiljene sodelovati z določenim izvajalcem, na primer prijateljski odnosi upravitelja, korporativne tradicije itd. V tem primeru vam ni treba izbirati - sodelovati morate s tistim, ki je. A v nobenem primeru ne sme biti vse prepuščeno naključju!
Posredovati je treba v vsaki točki programa usposabljanja, zastaviti veliko vprašanj in vzporedno voditi svojo matrico ali seznam opravil in nalog za organizacijo dogodka. Ni dejstvo, da tak izvajalec ničesar ne bo pozabil ali pozabil. Ves čas morate biti pozorni na utrip dogodkov.
prednosti
To je najprimernejša oblika za interakcijo in nadzor, v kateri se izvaja načelo "eno okno" - vsa vprašanja in naloge rešuje en vodja, ki je odgovoren za pripravo prireditve s strani izvajalca. Kupec, torej vi, mirno nadaljujete s tekočim delom, le občasno preverite urnike in poročila o pripravi praznovanja.
Minuse
Najbolj nevarna oblika za delo, kar pomeni, da vsa jajca shranite v eno košaro. Nihče ne more zagotoviti, da bo izvajalec 100-odstotno zanesljiv. Nemogoče je vsega napovedati - kupca lahko pusti na cedilu tudi iz razlogov, na katere ne more vplivati. In težavo bo zelo težko rešiti, saj izvajalec najverjetneje ne bo razkril stikov svojih podizvajalcev in kupec morda ne bo imel časa znova začeti vseh priprav.
Več izvajalcev: varno, a težavno
Izkušeni osebni asistenti sčasoma razvijejo koristne stike. In čudovito je, če na vašem seznamu najdete številna majhna podjetja, ki so se skozi leta izkazala in zagotavljajo kakovostne storitve na ozkih področjih dejavnosti brez večjega odlašanja. V miru lahko preprosto razdelite naloge med izvajalce, jih nadzirate in po potrebi usklajujete med seboj. Toda za to morajo biti izvajalci zanesljivi. V nasprotnem primeru se težavam ne moremo izogniti.
prednosti
Najvarnejša možnost za pripravo dogodka. Po eni strani imate proste roke - izvajalci so neposredno vključeni v pripravo. Po drugi strani vam popoln nadzor omogoča, da držite prst na impulzu in v primeru težave takoj zamenjate enega izvajalca z drugim, ne da bi pri tem upočasnili celoten postopek.
Minuse
Najbolj "blatna" varianta dela. Veliko število izvajalcev pomeni veliko papirologije - z vsakim izvajalcem morate skleniti sporazum, zahtevati račune, poslati druga povpraševanja, voditi obsežno korespondenco itd. V primeru težave ga bomo težko rešili sporazumno. Začelo se bo prelaganje odgovornosti, postavilo se bo vprašanje vračila denarja ali nezmožnosti vračila vplačanega denarja itd.
Vse sama: odgovorno, hitro, težko
Samopriprava dogodka s strani pomočnika vodje brez pomoči posrednikov je običajna praksa v Rusiji. In zato - upravitelji so pozavarovani: bojijo se razkriti zaupne informacije o prihajajočem dogodku ali pričakujejo ulov neodvisnih organizacij, ki nudijo pomoč pri pripravi dogodkov. Ali pa preprosto prihranijo! Tako ali drugače se v tem primeru sprejme odločitev o samostojni pripravi praznovanja.
prednosti
Vsakega umetnika poznate po videzu in imenu. Poleg tega je to stroškovno najučinkovitejša možnost - posrednikom ni treba plačati. Nekatera vprašanja je mogoče rešiti hitro in za gotovino (proti plačilu) - prihranjen je dragocen čas! V primeru zamud pri enem od izvajalcev se vprašanje reši neposredno in takoj.
Minuse
Najtežja in težavna možnost za pripravo dogodka, saj je vsa odgovornost na vas! Če je načrtovano resnično obsežno praznovanje, tvegate, da se preprosto utopite v morju majhnih in velikih nalog in nalog, imen in naslovov, zneskov in računov, poročil in čekov. V procesu priprav se bo pojavilo neverjetno veliko vprašanj za absolutno vse nastopajoče. In če se vsi obrnejo neposredno na vas, obstaja verjetnost, da boste bodisi zamudili kaj zelo pomembnega ali pa se zaradi pomanjkanja izkušenj in znanja izmuznili skozi malenkosti, kar pa lahko privede do motenj celotnega dogodka vzdolž verige.
Kateri format izbrati
Če je mogoče izbrati obliko priprave dogodka, uporabite zdravo pamet. Se pravi, ob prisotnosti preverjenega, odgovornega in izkušenega generalnega izvajalca je seveda logično, da se zanesemo nanj in vso pripravo dogodka prenesemo v zanesljive strokovne roke. V tem primeru si lahko prepustite konceptualna, oblikovalska in finančna vprašanja, usklajevanje z junakom priložnosti, usklajevanje in interakcijo z gosti itd.
Če ni "lastnega" izvajalca, je bolje, da se ustavimo pri drugi možnosti in izberemo več solidnih izvajalcev, ki vsak svojo nalogo izvajajo v postopku priprave.
Vendar je pri kateri koli izbiri v nobenem primeru pomembno, da se vse pusti po svoje in vsekakor nadzoruje čim več ukrepov za pripravo dogodka ali pa se vsaj zavedati vsega, kar se dogaja!
OBLIKA PRAZNOVANJA
Pod posebej odgovornim dogodkom vsak pomeni nekaj drugačnega - odvisno od življenjskega sloga, kroga znancev, interesne sfere, poklicne dejavnosti itd. Upoštevali bomo naslednje možnosti:
■ Obsežen javni dogodek, v katerem sodelujejo predstavniki medijev in tiska.
■ Majhno zasebno praznovanje (na primer družinsko) za predstavnike medijev.
■ Obsežen zasebni dogodek, v katerem sodelujejo predstavniki medijev.
■ Razmislite o obsežnem javnem dogodku, na katerem bi sodelovali predstavniki medijev in tiska, na primeru podelitve državne nagrade.
Recimo, da je junak priložnosti nagrajen z ordenom ali medaljo druge države, na primer za krepitev meddržavnih odnosov.
V tem primeru lahko dogodek poteka:
V državi, ki predstavi naročilo;
Na veleposlaništvu države, ki podeljuje nagrado (na ozemlju matične države za junaka priložnosti);
Na katerem koli drugem primernem mestu, ki ustreza vsem. V tem primeru stroške organizacije dogodka krije nagrajena oseba.
Razmislite o možnosti, ko nagrajena oseba organizira dogodek. Podelitev državne nagrade je pomemben in odgovoren dogodek. Na takšni proslavi so prisotni znani ljudje, ki je pogosto objavljena v tisku.
To pomeni, da se je treba lotiti vprašanja izbire mesta za dogodek, razviti program, izbrati izvajalce, zagotoviti varnost itd. potrebno je z največjo resnostjo in skrbnostjo.
1. KORAK: RAZVOJ POJMA IN IZBIRA IZVAJALCEV
Začnejo se priprave na obsežen dogodek razvoj koncepta - ideje o tem, kako mora biti videti.
Druga točka je vprašanje izvajalci: kdo bo odgovoren za organizacijo dogodka in kako bo potekala priprava - samostojno ali s pomočjo strokovnega izvajalca. Zgoraj smo že omenili prednosti in slabosti različnih možnosti.
Zaporedje nadaljnjih korakov se lahko razlikuje glede na različne posamezne dejavnike.
2. KORAK: IZBERITE MESTO, DATUM IN ČAS DODELITVE
■ Izbira kraja. Pri organizaciji obsežnega dogodka je treba izbrati mesto, ki ne bo sprejelo le vseh udeležencev in povabljencev, temveč bo izpolnjevalo tudi določene zahteve: prestiž, estetiko, priročno lokacijo in prisotnost potrebnih tehničnih lastnosti. Takšna spletna mesta so vedno v povpraševanju, zato je pomembno, da za najem poskrbite vnaprej.
Kraj naj ustreza temi praznovanja. Zato je neprimerno izbrati nočni klub za podelitev državne nagrade.
Razmislite na primer o zgodovinskih graščinah in posestvih - seveda tistih, ki so primerne za prireditve. Praviloma gre za stavbe s številnimi dvoranami, v vsaki od njih lahko imate svoj del programa (uradni, glasbeni, samopostrežni ali banketni itd.), Pa tudi z velikim parkiriščem. Primeri takšnih zgodovinskih krajev za obsežne prireditve so Potovalna palača Petrovsky v Moskvi ali Catherine Palace v Sankt Peterburgu.
■ Izbira datuma. Če je mogoče samostojno izbrati datum podelitve, se je treba o tem dogovoriti z uradniki, odgovornimi za neposredno podelitev nagrade, in nato z vsemi drugimi visoko povabljenimi gosti.
Priporočljivo je upoštevati posebnosti izbranega območja in vremenske razmere. Če nameravate uporabiti verando ali odprto teraso, ne smete načrtovati dogodka za hladno sezono - bolje je, da ga preživite poleti. V nasprotnem primeru lahko dogodek moti tudi zaradi malo dežja.
■ Izbira časa.Običajno čas začetka prireditve izbere junak priložnosti. In praviloma je večerni čas. Če pa gre za uradni sprejem, potem ne pozabite, da se v skladu z mednarodnimi pravili etikete koktajli in bife pripravijo ob 17: 00-18: 00 (koktajl traja največ dve uri). V diplomatski praksi obstajajo tudi kosila (od 20.00 do 20.30) in večerje (od 21. ure). Vendar pa je najpogostejša možnost v vsakdanjem življenju banket. Pogosto zaključi večerni program. Začetni čas je v tem primeru odvisen od trajanja zabavnega programa.
3. KORAK: RAZVOJEMO PODROBEN PROGRAM DOGODKOV
Predvideva se, da imajo organizatorji v tem času že splošno predstavo o tem, kako naj poteka praznovanje - njegov koncept. Na tej stopnji se morate odločiti ne le za podroben seznam tematskih delov dogodka, temveč tudi za njihovo zaporedje in čas.
Del protokola
Najprej se morate s konzulatom dogovoriti za protokolarni del slovesnosti in določiti naslednje točke:
Kako natančno naj poteka postopek dostave naročila;
Ali potrebujete posebno opremo (tribuna, mikrofoni, glasbena spremljava itd.);
Kdo točno bo sodeloval na slovesnosti;
Kako dolgo bo trajal protokolarni del itd.
Ko gre za dogodek, ki se ga bodo udeležili ljudje različnih spolov, starosti ali različnih narodnosti, naj bo program prilagojen njihovim individualnim in kulturnim značilnostim. Pri velikem številu povabljenih organiziranje ločenega programa za vsakega gosta ne bo delovalo, zato se morate ravnati po načelu večine.
V nobenem primeru ne smete pozabiti na državo, ki je podelila nagrado! Tudi če je na dogodku zelo malo predstavnikov. Nujno je, da v programu nekako izrazimo spoštovanje prijazne države in njenih državljanov. V nasprotnem primeru se lahko zgodi neprijetna diplomatska zadrega.
Zabavni del
Program prireditve je lahko videti takole.
Programpodelitev nagrad amma
19: 00-20: 00 - Prihod gostov. Koktajl dobrodošlice (v tem času se lahko gostje sprehodijo (z ogledom ali brez) po državnih sobah palače).
20: 00-22: 00 - Podelitev nagrad in koncert klavirja.
22: 00-24: 00 - samopostrežni bife (glasbena spremljava - jazz kvartet).
Primer kaže, da je pomembno razmisliti o kulturnem in zabavnem delu programa.
Ne bi smelo biti utrujajoče, saj je do tega trenutka od začetka prireditve minilo že veliko časa - za gosti je uradna slovesnost in čaka na njen začetek.
Tudi ta del večera bi moral biti "mednaroden" - pomembno je zadovoljiti okuse vseh prisotnih. Morda bo to koncert klasične glasbe ali nastop opernih pevcev.
Druga pomembna točka je pristojna organizacija pogostitvenega dela prireditve.
Privoščite
Najprej se morate odločiti za obliko slavnostnega kosila ali večerje. To je lahko samopostrežna miza (stoječa) ali pogostitev (s sedeži za mizami).
■ Pogostitev ponavadi poteka bolj slovesno in zahteva resnejše priprave.
Načrt sedežev za goste lahko kompetentno sestavljeni samo ob upoštevanju njihovih odzivov na vabila (o njih bomo razpravljali naprej) V primeru uradnega sprejema bodo gostje vnaprej dobili sedežni načrt z navedbo svojega mesta za mizo.
Sedežni načrt lahko postavite v sobo, kjer se gostje zberejo in postrežejo s pijačo (ali pred sobo). Gostje se seznanijo z načrtom, poiščejo svoje mesto, na desni in levi določijo imena sosedov.
Pri načrtovanju sedežev boste morali upoštevati takšne "malenkosti", kot so združljivost posameznih gostov, njihova družabnost in druge osebne lastnosti. O tem se je treba pogovoriti in dogovoriti z junakom priložnosti. Pomembno je, da ne pozabite: pravilno sedenje je eden od sestavnih delov uspešnega sprejema.
Kartice za naslovnice.Na banketnih mizah morajo biti zagotovo pokrovne kartice - majhni beli pravokotniki iz debelega papirja z lastnoročnim (običajno kaligrafskim rokopisom) ali natisnjenimi na tiskalniku ali v tiskarni, imeni in priimki vseh udeležencev na sprejemu.
Storitev pogostitev.Pri organizaciji pogostitve je pomembno, da ne naredite napake pri izbiri gostinskega podjetja. Ponavadi menedžerji podjetja predlagajo najboljšo možnost za okrasitev in razporeditev miz, postrežbo jedi, ponudbo jedilnika, pomoč pri reševanju vseh servisnih vprašanj - tudi v zvezi z uniformo natakarjev.
Treba se je osebno sestati s predstavniki podjetja in si v živo ogledati predlagane možnosti za praznično postavitev mize, izbrati prte, serviete itd., Premisliti o razporeditvi miz (ali je dovolj prostora za prehod med mizami, ali je prostora za plesni del itd.), tako dobro, kot vsekakor okusvse ponujene banketne jedi in ocenite njihovo postrežbo. Če je jed na primer izdatno začinjena s česnom in poprom, je ne bi smeli postreči na pogostitvi. Ali če je jed okrašena tako, da jo je izredno neprijetno jesti, ali pa na krožniku ne izgleda preveč estetsko.
Kuharje je pomembno obvestiti o gastronomskih preferencah gostov - nekateri med njimi so na tešče, na dieti, kdo z alergijami na hrano ali s posebnim načrtom obrokov.
Natakarjem morate tudi vnaprej povedati, kateri od gostov ne sme dobiti jedi z določenimi sestavinami.
Jedilnik za pogostitve. Pri izbiri jedilnika se pri tej zadevi običajno lahko zanesete na strokovnjake gostinskega podjetja. Pomembno pa je ne pozabiti, da mora biti ob prisotnosti tujih gostov jedilnik mednaroden. Ali pa v nasprotju z mednarodnim lahko ponudite meni ruske kuhinje, s čimer poudarite nacionalni okus. Ta možnost je pogosto izbrana za sprejeme izključno za tuje goste ali delegacije iz drugih držav.
Internacionalni meni za uradne pogostitve
Med drugim morajo gostje vsekakor ponuditi osebni meniji... Običajno jih v tiskarni natisnejo vnaprej.
Najpogosteje gre za majhno brošuro, na vsaki strani katere so jedi naštete ločeno po vrstnem redu njihovega pojavljanja na mizi: hladne predjedi, solate, tople predjedi, glavne jedi, priloge, sladica, pijače.
Za udobje tujih gostov je treba vsa imena jedi prevesti v ustrezen jezik (na primer v francoščino). Običajno je ruska različica menija predstavljena na levi strani, tuja pa na desni. Ali pa lahko tiskate zahtevano število menijev posebej v enem in drugem jeziku.
■ Bife, praviloma nekoliko manj slovesna in spoštljiva, a elegantna in hkrati najpogostejša možnost sprejema.
Bife miza se drži stoje. Običajno so postavljene visoke okrogle mize, na katere lahko gostje prigriznejo ali popijejo kozarec šampanjca, ne da bi prekinili klepet. Pri bifejski mizi so postavljene mize z različnimi prigrizki in pijačami - tako imenovanimi bifeji ali postajami - gostje pridejo do njih in si sami izberejo priboljšek.
Za bifejsko mizo v dvorani morajo biti natakarji - poskrbijo za čiščenje miz za goste in polnjenje postaj s posodo. Natakarji plujejo med mizami, gostom ponujajo ohlajen šampanjec in druge pijače.
Glasbena spremljava
Pomembno je, da se z glasbeniki predhodno pogovorite o plačilu njihovih storitev. Lahko se strinjate z njimi, da bodo, če se bifejska miza zavleče, še naprej delali za doplačilo. Druga možnost je, da glasbo v živo nadomestite z zvočnimi posnetki ob koncu večera. V tem primeru vnaprej poskrbite za opremo in izberite repertoar. Po končanem nastopu glasbenikov ne sme dovoliti, da v dvorani zavlada tišina in se gostje počutijo nelagodno.
Samopostrežni meni za uradni sprejem
KORAK 4. PREDHODNO STROŠITE DOGODEK
Naslednji pomemben korak je izračun prihajajočih stroškov, povezanih s praznovanjem. Če je proračun za dogodek odobren, ga morate prilagoditi. Če proračuna ni, je pomembno popraviti in izračunati vse možne stroške.
Junak priložnosti bi moral že na tej stopnji ugotoviti, koliko bo stala organizacija dogodka, tako da pozneje ne bo presenečenj pri izdajanju računov za plačilo.
Pomembno je, da se z upraviteljem predhodnega proračuna za dogodek dogovorite, če je mogoče pisno. Če želite to narediti, prosite upravitelja, da vam pošlje potrditev po e-pošti, podpiše natisnjeno oceno z osebnim podpisom upravitelja ali si omisli kateri koli drug primeren način.
Delo z velikimi vsotami denarja je odgovorno podjetje. Za škodne primere je treba imeti zavarovanje: »In tak dogodek je Ivana Ivanoviča stal precej ceneje«, ali »Z družino smo se posvetovali in se odločili, da so stroški očitno precenjeni«, ali »Kaj, o tem smo se pogovarjali? Nekaj \u200b\u200bpredragega ... "in tako naprej.
Opomba!
Pomembno je, da imamo jasne in razumljive dogovore: kdo plačuje račune, pod kakšnimi pogoji in kako!
Treba je razumeti, da pri organizaciji tako obsežnih dogodkov nastane nešteta poraba. Nekateri stroški so veliki računi, na primer za najem prostorov, drugi so manjši, na primer za okrasitev dvorane, glasbeno spremljavo.
A manjših stroškov bo ogromno: taksi za goste, kurirska dostava itd., Pa tudi obvezen del katerega koli dogodka - denarna poraba. Z gotovino lahko plačate kar koli - od gostiteljskih storitev do napitnin natakarjem.
Naš nasvet
Vnaprej se pozanimajte, kateri izvajalec fakturira in kateri raje samo gotovino.
Ugotovite, komu in kako morate poslati račune za plačilo. Ugotovite, ali jih je treba predhodno odobriti osebno z upraviteljem, v imenu katerega so izdani računi, ali obstajajo omejitve glede zneskov za fakturiranje itd.
Vedno imejte določeno količino gotovine!
5. KORAK: OBLIKUJEMO IN POŠLJEMO VABILO
Ta točka je kljub navidezni formalnosti ena ključnih.
Zahvaljujoč odzivom na vabila je mogoče predvideti število gostov - seveda približno.
To pa je pomembno pri pripravi sedežnega pogostja za pogostitev, naročanju hrane in pijače, namestitvi gostov v dvorano med glavnim uradnim delom prireditve, organizaciji transferjev, rezervaciji hotelskih sob itd.
Pri organizaciji tovrstnih prireditev je priporočljivo, da pri vabilih ne varčujete: dizajn, kakovost papirja in tisk naj bodo v najboljšem primeru.
Za dobro prakso velja podpisovanje vseh vabil. Seveda mora junak priložnosti to narediti z lastno roko.
Primerno je tudi, da po naročilu naročite tiskarno in ne pripisujete priimkov ročno v prazno polje.
Če je mogoče, je treba vsaj del povabil dostaviti, če ne osebno, pa prek "njihovih" ljudi - varnostnikov, voznikov ali pomočnikov upraviteljev. Običajno se tako povabila dostavijo odmevnim gostom.
Dejstvo je, da so to lahko osebe iz vlade ali struktur, vstop v katere ni odprt za vse. Čudno bi bilo, če bi na take kraje poslali navadnega kurirja! To je tudi odlična priložnost, da še enkrat pokažete svoje spoštovanje.
Če želite zagotoviti, da vabila pridejo do njihovih naslovnikov, lahko podvojite sporočila, tako da jih po e-pošti pošljete vsakemu gostu. Za čim bolj tekočo pripravo, razdeljevanje vabil in obdelavo odgovorov nanje je treba izvesti temeljita predhodna dela.
Priporočljivo je imenovati odgovorno osebo, ki tekoče govori na seznamu gostov (bolje je, da to storite sami).
Kako pripraviti prilagojena vabila
■ Sestavite seznam gostov s svojim nadzornikom. Ponovno preverite, da niste pozabili nikogar.
■ Ugotovite, kako namerava upravitelj v povabilu nagovoriti vsakega gosta (nekateri - z imenom in imenom, tretji - samo z imenom, tretji - z naslovom "Spoštovani / gospa / gospa / gospa / monsieur" itd.) itd.).
■ Sestavite seznam imen za pozive za tiskanje na tiskalniku.
■ Prepričajte se, da poznate vse osebe, ki jih je navedel upravitelj, in njihove kontaktne podatke.
■ Ustvarite seznam e-poštnih vabil. Odločite se, kdo od gostov bo prejel vabilo na svojo osebno pošto in kdo naj ga pošlje prek pomočnika / tajnika / receptorja. To je potrebno za pravilno oblikovanje pritožbe v spremnem pismu (če je vabilo poslano v priponki).
■ Uporabite možnost »obvesti me, ko sem prejel in preberite pismo«, da ne bi motili gostov s klici, če bi prejeli povabilo.
■ Naredite seznam naslovov za dostavo vabil v papirni obliki. Vnaprej pomislite, katerega od njih bo dostavila kurirska služba in katerega - "vaši" ljudje. V slednjem primeru za vstopnice poskrbite vnaprej.
■ Odločite se, koliko časa bo poklicalo potencialne goste, da bodo izvedeli svojo odločitev. Izberite, kdo točno bo to počel, saj je seznam lahko ogromen, odgovornost za vljuden, a vztrajen pogovor pa je še večja. Prepričajte se, da so stiki, navedeni v vabilu za povratne informacije, ažurni: e-poštni predal "deluje", telefon je vklopljen, telefon je dvignjen.
■ Hitro spremenite seznam povabljenih.
■ Goste, ki so sprejeli povabilo, prosite, če potrebujejo pomoč, na primer za prevoz ali namestitev v mestu praznovanja. Preverite, ali imajo na banketu posebne zahteve za hrano, pri čemer upoštevajte morebitne alergije na hrano ali posebne prehranske sisteme (na primer vegetarijanstvo) itd.
■ V vabilo zapišite program dogodka (glavne točke), pri čemer navedite čas začetka posameznega dela in seveda kodo oblačenja. Plus dodatne informacije, kot so na primer štikle, če je prireditev v zgodovinskem dvorcu (glejte stransko vrstico na strani 6).
6. KORAK: ORGANIZIRAJTE TISK
Če je odločeno, da dogodek pokrivamo v tisku, je treba imenovati odgovorne za ta del priprav na dogodek. Običajno je to lastna PR-služba, ki rešuje naslednje naloge:
Sestavi seznam urednikov in novinarjev, katerih prisotnost na slovesnosti je zaželena;
Napiše sporočilo za javnost in organizira tiskovno konferenco;
Upošteva število povabljenih novinarjev pri načrtovanju sedežev prisotnih v dvorani med uradno slovesnostjo, pa tudi pri naročanju pijač in prigrizkov;
V zvezi z vsemi zadevami sodeluje z novinarji in skrbi, da novinarji na recepciji ne motijo \u200b\u200bgostov in junaka priložnosti, hkrati pa neovirano opravljajo svoje delo.
7. KORAK: NASTAVITE SEZNAM IZVAJALCEV
Ko se odločite z vsemi ponudniki storitev in dobavitelji blaga in izdelkov, se z njimi pogovorite o pogojih sodelovanja. Prepričajte se, da so vsi izvajalci odgovorni in preverjeni.
Kdo je lahko na seznamu izvajalcev:
Tiskarna, ki bo tiskala vabila, naslovnice, program prireditev itd. (ne pozabite na oblikovalca!).
Kurirska služba za dostavo vabil.
Gostinsko podjetje ali določeni kuharji in natakarji.
Organizacija, odgovorna za glasbeno spremljavo (na sprejemih te stopnje je glasba običajno v živo).
Podjetje, odgovorno za zabavni del programa (vključno z voditeljem), ali posamezniki, ki zagotavljajo ustrezne storitve.
Prevajalci (če je potrebno).
Floristično podjetje, odgovorno za dekoracijo prostorov.
Turistični vodniki. Če je za praznovanje izbrano zgodovinsko mesto, je morda smiselno gostom ponuditi zasebne oglede. Praviloma je zanimiv za tujce.
Storitev hostesa. Glavna naloga hostes je, da sprejmejo goste. Tukaj morate vnaprej razmisliti, ali bo šlo za tretje podjetje ali bodo vlogo pozdravnikov prevzeli njihovi zaposleni. Če je raven gostov res visoka, potem vprašanje na vhodu, če imajo vabila, ni preveč vljudno - vse goste morate poznati na pogled.
Storitev hostes ni nujno, da jih opravlja specializirano podjetje - lahko je eden od izvajalcev, na primer gostinsko podjetje. Zahteve za predstavnike servisov so standardne: predstavljiv videz, znanje tujih jezikov, znanje bontona, odpornost na stres.
Fotograf / operater. Poleg tiska je običajno povabljen še fotograf ali operater, ki bo fotografiral ali posnel videoposnetke za osebni arhiv stranke, ki vabi.
Prevozniško podjetje, ki opravlja storitve prevoza, in hotel, v katerem so nastanjeni gostje.
Drugi izvajalci - odvisno od posebnosti določenega dogodka.
8. KORAK: DOGOVORIMO SE O ZAHTEVAH VSEH STRANK V ZVEZI Z DOGODKOM
Bistvo je, da se želja kupca ujema z vizijo izvajalca in zmožnostmi gostiteljske strani.
Vse stranke bi morale biti vključene v razprave o točkah, na katere so tako ali drugače vključene.
V idealnem primeru je večino srečanj najbolje organizirati na istem prizorišču kot dogodek, s predstavnikom te strani in izvajalcem.
Veliko lažje je iti naravnost v dvorano na praznovanje in skupaj razpravljati o:
Ali je soba primerna, ali lahko sprejme vse goste, ali je mogoče urediti dodatna mesta;
Kje bo tisk;
Ali potrebujete dodatno dekoracijo;
Organizacijska in tehnična vprašanja: oblikovanje odrov, mikrofoni, zvok, svetloba, garderoba, zakulisje, scenarij, čas itd.
Na kraju samem je lažje poskrbeti, da so se vsi pravilno razumeli.
Naš nasvet
Na koncu srečanja pošljite pismo ali zapisnik razprave vsem udeležencem in prejmite potrditev vseh.
9. KORAK: DOLOČITE Z ZAMENLJIVIMI SUVENI
To je dobra oblika in lepa tradicija. Spominki spominki na takem dogodku so lahko ponarejene kopije medalje, podeljene s hvaležnostjo za sodelovanje v imenu junaka priložnosti.
Lahko pa gre za visokokakovostne albume na temo, ki združuje obe državi.
Če je kraj pomemben, lahko gostom ponudite knjige o zgodovini kraja, kjer je praznovanje.
Veliko idej. Glavna stvar je, da se ujema s temo dogodka in izgleda nevsiljivo.
Gostov ni treba potiskati paketov s spominki - to ni poslovni dogodek. Dovolj je, da jih na primer razporedite na posebej določenem mestu ob vhodu, da si tisti, ki želijo, sami izberejo spominek.
10. KORAK: NAČRTOVANJE SEDEŽOV GOSTOV V VELIKEM DELU DOGODKA
O načrtu sedenja smo že govorili, vendar se bomo na njem zadržali kasneje. Jasno je, da lahko tak dogodek zahteva vsaj dva sedežna programa zvečer: na uradni podelitvi nagrad in na banketu.
Oba načrta sedežev za goste se morata dogovoriti z glavo.
Med gosti so lahko osebe na visokih državnih položajih. Ustrezno jim je treba posvetiti tako med sedenjem kot ves večer.
Upoštevati je treba, da bodo nekateri izmed njih želeli junaku priložnosti čestitati z odra. To pomeni, da morajo biti prve vrstice rezervirane za tiste, ki želijo nastopati.
Opomba!
Status mnogih oseb jim omogoča, da se vnaprej ne obveščajo o svoji želji po javnem nastopu - takšna želja je lahko spontana.
Zato mora organizator prireditve vedno držati prst na utripu dogodkov in jih poskušati predvideti. Smiselno je voditelja vprašati za mnenje o tem, ali lahko kdo od gostov izrazi željo, da mu z odra čestita - in v skladu s tem načrtuje mesta v dvorani za take osebe. Vodja bolje pozna svoje goste - bolje ve, ali je gost nagnjen k govoru in kako tesno je njihov odnos.
Lahko poskusite samostojno analizirati seznam povabljenih za isto raziskavo. Ali najbolj očitna možnost je poklicati pomočnike bodočih čestitarjev in pojasniti, ali načrti njihovega vodje vključujejo takšno željo. V tem primeru poskusite ugotoviti približno trajanje predstavitve. To je pomembno upoštevati, da vam večerni načrt ne bo ušel izpod nadzora.
11. KORAK: ZAGOTOVITE VARNOST GOSTOV
Ta postavka je specifična. Stopnja dogodka in njegovi udeleženci zahtevajo, da so varnost, vhodi na kraj in dostop do praznovanja organizirani na najvišji ravni.
Običajno to težavo v celoti zaseda varnostna služba. Pomembno pa je, da organizator prireditve pozna vse podrobnosti, da uskladi dejanja gostov in odgovori na vprašanja pomočnikov in drugih bližnjih oseb udeležencev praznovanja.
Tu je pomembno razumeti, da bo imel vsak VIP-jev, ki sodelujejo na dogodku, svojo varnostno službo. Vsi ti ljudje bodo želeli vnaprej osebno komunicirati z organizatorjem praznovanja in izvedeti vse tehnične in organizacijske podrobnosti: kako je zavarovana lokacija, kako in kdo bo nadzoroval vhod v vhod in prehod v stavbo, kje pustiti avto, kje bodo osebni varnostniki in pomočniki čakali na svoje vodja, kje in s kom bo zvečer sedel njihov vodja, stiki vseh odgovornih za organizacijo prireditve itd.
12. KORAK: ZA GOSTE ORGANIZIRAMO PRENOS IN NAMESTITEV
Organizatorji prireditve praviloma prevzamejo reševanje vprašanj, povezanih z dostavo gostov na kraj praznovanja in nastanitvijo v hotelu.
To je mogoče v situaciji, ko ima junak priložnosti in večina povabljenih svoje rojstno mesto, na primer Moskvo, in podelitev iz takšnih ali drugačnih razlogov odloči, da bo v Sankt Peterburgu (ali obratno). In tudi to velja v primeru prihoda večjega števila tujih gostov.
V takšnih razmerah je priporočljivo vnaprej imenovati zaposlenega, ki je izključno odgovoren za premestitev in nastanitev.
Zagotoviti je treba, da bodo vsi gostje, ki potrebujejo potovalne in nastanitvene storitve, prejeli stike z uradnikom države gostiteljice, ki je odgovoren za te zadeve. In ja, v stiku mora biti 24 ur na dan.
Zaposleni mora imeti raven usposobljenosti, ki zadostuje za reševanje večine nalog, in sposobnost samostojnega delovanja. Poleg tega mora imeti potrebna pooblastila in sredstva za takojšnjo pomoč gostom (na primer, se strinjati, da spremeni hotelsko sobo ali podaljša bivanje). Vsa ta vprašanja so sicer precej tehnična, vendar je od njih odvisna kakovost bivanja gosta pri vabijoči!
Kako organizirati prevoz in nastanitev gostov
■ Vnaprej ugotovite, kdo plačuje avtomobile in hotel - gostje sami ali gost, ki vabi.
■ Navedite, ali bo plačilo izvedeno enkratno ali po enem računu na koncu dogodka.
■ Vnaprej ugotovite približno število gostov, ki potrebujejo ustrezne storitve, in s tem v mislih rezervirajte hotelske sobe in avtomobile pri prevozniku.
■ Premislite, na katerem nivoju sobe za goste morate rezervirati in kakšen razred avtomobilov naročite za prevoz. Morda bo treba sestaviti seznam po stopnjah.
■ Ugotovite, kako bodo gostom plačane dodatne storitve - podaljšanje hotelske nastanitve in / ali uporaba prevoza, dvig nivoja hotelske sobe, naročanje dodatnih storitev v hotelu (tiskanje dokumentov, naročanje sobne postrežbe, plačilo pijač in prigrizkov iz bara itd.) itd.).
■ Poskrbite, da bodo tuji gostje razporejeni za voznike z znanjem ustreznega jezika.
■ Za zagotovitev hitre komunikacije posredujte voznikove telefonske številke gostom, ki jih bodo pričakali na letališčih in železniških postajah.
KORAK 13: UGOTOVITEV DODATNIH ZAHTEVK ZA GOSTE
Ob velikem številu povabljenih, še posebej, če jih je veliko tujcev ali iz drugih mest, se bo zagotovo pojavilo veliko dodatnih prošenj in želja: pomoč pri pridobitvi vstopnih vizumov, nakup železniških ali letalskih vozovnic, prijava gosta na postopke v kozmetičnem salonu, izbira krajev za nakupovanje , organizirati individualne izlete itd.
Gostom seveda ne bi smeli ničesar zavrniti, toda do prejema zahtev morate jasno vedeti, kdo in kako bo to plačal in kdo bo posebej obravnaval ta vprašanja s strani organizatorja.
V naslednjih številkah revije bomo govorili o tem, kako organizirati rojstni dan voditelja v različnih oblikah - obsežni nejavni dogodek (brez tiska) in zaprt domači dogodek (za naše ljudi).
Spring roll - spomladanski zvitki ali kitajske palačinke - zvitki, ki po obliki spominjajo na zeljne zvitke, vendar so sestavljeni iz različnih sestavin. Praviloma so to rižev papir, morski sadeži, rezanci in različna zelenica.
Sorbet (fr. sorbet) je zamrznjena sladica iz sladkornega sirupa in sadnega soka ali pireja.
Irina Prokofjeva, vodja operacij programa za kulturo in ustvarjalnost EU-vzhodno partnerstvo, je spregovorila o ključnih točkah, na katere mora biti pozoren organizator dogodka.
Ko sem pripravljal svoj prvi dogodek, so mi povedali smešno pravilo "Duck Face" (Pravilo račjega obraza ). To pomeni, da bi morali biti navzven mirni in mirni. Dejansko veslate z nogami pod vodo, da ostanete na površju, vendar nihče ne bi smel vedeti za to. Zaenkrat menim, da je to najdragocenejše pravilo.
Organizacija dogodka ni lahka naloga, lahko pa izpostavim 10 ključnih točk, na katere morate biti pozorni, da bo vse potekalo dobro.
1. Določite cilje in obliko.
Zdi se očitno, toda na to vprašanje je treba pristopiti kritično. Cilj oblikujte čim bolj natančno: ali želite udeležencem prenesti znanje, se zahvaliti partnerjem, zbrati denar za projekt ali gostom ponuditi estetski užitek? Oblika dogodka bo odvisna od odgovora: koncepta, časa in trajanja, vlog v ekipi, okrasitve dvorane, hrane in zvoka.
Poskusite, da se ne obesite na tradicionalne formate. Bodite pozorni na "(ne) konference", format "pecha-heap",TED -format, tematski zajtrki, spletni dogodki, aktivnosti na prostem. Glavno je, da format prispeva k doseganju cilja dogodka.
2. Bodite pozorni na načrtovanje.
Upoštevajte logistiko, vsebino in promocijo dogodka glede na vaš načrt. Ustvarite dokument, ki je dostopen celotni ekipi, v katerem lahko vsak vidi naloge drug drugega in celotno sliko. Najprej pripravite seznam glavnih nalog, nato pa čim več podrobnosti v obliki posebnih korakov, ki jih je treba izvesti. V načrt je pomembno vključiti čas, potreben za dokončanje naloge. Pogosto je podcenjen, priprave pa počasnejše od pričakovanih.
Za načrtovanje lahko uporabitepredlogeGoogle , programi, kot soAsana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek... Tudi navaden dokument ne bo spodletelExcel.
3. Naredite proračun za nepredvidene situacije.
Oglejte si seznam svojih nalog in jih prikažite v proračunu. Razmisliti je vredno tudi o rezervnih rezervah. Na primer, v moji praksi je bil primer, ko je na dan prireditve na prostem nenadoma začel deževati. Nujno sem moral spremeniti lokacijo in prepeljati vso opremo in pohištvo. Bolje je, da takšne situacije premislite vnaprej in se nanje finančno pripravite.
Lahko pa tudi uporabitetak vzorec proračun, lahko pa ga prilagodite ali pa ga sami izdelate.
4. Hudič je v podrobnostih.
Če želite prijetno presenetiti svoje goste, premislite vse do najmanjših podrobnosti: kako poteka prijava, kdo se srečuje z udeleženci in v kakšni obliki, kakšna glasba se predvaja, ali imate zanimiv fotografski kot, kako so zasnovane vaše predstavitve in kako je ekipa oblečena, kako se zapolnjujejo odmori.
Na primer, med registracijo lahko udeleženci dobijo priložnost, da se udeležijo kratke delavnice, igrajo igre ali gledajo informativne videoposnetke.
Poskusite presenetiti ljudi in ustvarjativau -učinek, preseči njihova pričakovanja v najbolj vsakdanjih stvareh. To je tisto, kar ustvarja vzdušje dogodka.
5. Preverite lokacijo in premislite o načrtu "B".
Lokacijo vedno preverite osebno v fazi izbire. V najbolj nepričakovanem trenutku se lahko izkaže, da klimatska naprava v dvorani ne deluje dobro, ni stranišča za ljudi s posebnimi potrebami ali širina vrat ne omogoča vnosa opreme v notranjost. Zato takšne trenutke preizkusite vnaprej.
Ko sem enkrat gostil konferenco za 50 udeležencev, in eno uro po začetku, nas je lastnik prostorov prosil, naj gremo, ne da bi navedli razlog. Posledično smo z udeleženci v bližnjem parku izvedli enourni trening, dokler nismo našli novih prostorov. Zdi se, da se vam ta situacija ne bo zgodila, vendar je bolje, da imate vedno načrt "B".
6. Dodelite področja odgovornosti.
Zelo pomembno je, da se naloge razdelijo med člane ekipe, ne samo med pripravljalno fazo, ampak tudi med dogodkom. Porazdelite odgovornosti ljudi po conah. Na primer, nekdo je odgovoren za območje registracije, nekdo za sestanek govorcev, nekdo za opremo, nekdo za gostinstvo, nekdo za interakcijo z mediji itd. Vsak bi moral imeti svoje območje, ki ga je treba spremljati ves čas prireditve.
Dokument o odgovornosti razdelite celotni skupini, da bodo vsi vedeli, s kom se lahko obrnejo.
7. Povejte svojemu občinstvu o dogodku.
Ne podcenjujte časa, ki je potreben za uspešno promocijo vašega dogodka. Vrsta dogodka, njegova ciljna skupina, notranji viri in proračun bodo določili vaš trženjski pristop. Pri izbiri medijskih partnerjev se osredotočite na tiste, ki komunicirajo posebej z vašo publiko. Bolje je, da imamo malo partnerjev, vendar usmerjenih, kot da o dogodku povemo popolnoma vsem.
Pomembno je tudi ustvariti eno ključno sporočilo, ki bo predvajano po vseh kanalih. Poskrbite, da bo vaše občinstvo jedrnato in natančno posredovalo sporočilo dogodka.
8. Bodite pozorni na storitev.
Prepričajte se, da vaša ekipa upošteva pravilo Duckface. Bodite prijazni do vseh udeležencev, govorcev in partnerjev. Poskusite rešiti njihov problem ali vprašanje in izpolnite pričakovanja, tudi če se počutite utrujene in ne gre po načrtih. Na koncu se bodo ljudje natančno spomnili, kako so z njimi ravnali in kakšno vzdušje so ustvarili, in ne tega, kar je govornik govoril z odra.
9. Naredite zadnji pregled dan pred dogodkom.
Udeležencem povejte, kako priti do lokacije, povabite vse pomembne goste, pripravite tiskane materiale, avdio in video vsebine. Preverite, ali vsi pravilno razumejo svoje naloge in področja odgovornosti, ali so prostori pripravljeni. Če želite to narediti, naredite kontrolni seznam, na primertaka.
Podobne kontrolne sezname je mogoče sestaviti za preverjanje pripravljenosti na dan dogodka: ali je vse na svojem mestu, ali vse deluje, ali vse poteka po urniku.
Natisnite program dogodka, naj ga imajo vsi člani ekipe in prostovoljci. Vsakomur zagotovite tudi glavne kontaktne številke za medsebojno komunikacijo ali v nujnih primerih.
10. Vprašajte za povratne informacije.
Po dogodku boste najverjetneje utrujeni in veseli, vendar boste težko objektivno ocenili, kako je šlo. Zato prosite udeležence, da ob koncu prireditve ali spletni obrazec izpolnijo natisnjene liste z rezultati, ko se vrnejo domov. Naj cenijo različne vidike: logistiko, govornike, prizorišče in delo organizatorjev. Te informacije vam bodo pomagale preprečiti napake v prihodnosti in izboljšati kakovost vaših dogodkov. Če je mogoče, na koncu dogodka zberite povratne informacije prek družabnih omrežij ali posnemite videoodzive. To vam bo prišlo prav, če bo vaš dogodek spet organiziran.
Ne glede na dogodek, ki ga organizirate, bodite optimistični in se ne bojite presenečenj, potem bo vaš dogodek uspešen!
---
Irina Prokofjeva, Vodja operacij programa EU-vzhodno partnerstvo "Kultura in ustvarjalnost", certificirani vodja projekta (IPMA, stopnja C ), soavtor projektaStart2 Go ... Delal na svetovni in nacionalni ravni mednarodne organizacijeAIESEC ... Imamo izkušnje z izvedbo prireditev različnih formatov: od enodnevnih izobraževanj do mednarodnih konferenc in festivalov.
Prej ali slej se mora vsak vodja soočiti z nalogo, da pripravi akcijski načrt. Tudi če je takšen v glavi, ga je včasih težko prenesti na papir. Poleg tega je pogosto treba vedeti ne le, kako pripraviti akcijski načrt, temveč tudi, kako ga zaščititi pred višjimi organi.
Akcijski načrt - kaj je to?
To je ime dokumenta, ki določa cilje in opisuje konkretne ukrepe za njihovo doseganje z navedbo roka. Poleg tega nujno določajo tudi osebe, odgovorne za izvajanje nekaterih predpisanih ukrepov.
Lahko sestavite akcijski načrt za določene dogodke ali za določeno obdobje dela podjetja ali njegovega oddelka. Na splošno so lahko dogodki enkratni in redni, za zadnjo kategorijo je običajno, da se pripravijo predpisi za ravnanje. Na primer, kako sestaviti akcijski načrt za odpravo disciplinskih kršitev?
Vsak nov začeti projekt nujno zahteva pripravo jasne sheme. To je posledica težav pri organizaciji dela velike množice ljudi. Da bi vsak od zaposlenih razumel svoje odgovornosti, potrebuje podrobna navodila, katerih temelji so določeni v akcijskem načrtu.
Ga res potrebujete?
Ta dejavnost - pisanje načrta - traja veliko časa in včasih se pojavijo vprašanja o njeni smotrnosti. Jasno je treba razumeti, da je za pravilno izvedbo katerega koli postopka treba upoštevati vse malenkosti in predvideti morebitna presenečenja.
Še posebej pomembno je, da imamo akcijski načrt za pristojno organizacijo finančne strani zadeve. Pri prevajanju prihodnjega projekta v jezik številk se soočite s potrebo po izračunu vsake postavke stroškov. Pri pripravi načrta je pomembno, da se držimo načel gospodarnosti, čim bolj učinkovito uporabimo razpoložljive vire.
Če je cilj kompleksen, ki vključuje celo vrsto ukrepov, lahko odsotnost pisnega, premišljenega načrta privede do popolnega kaosa. Vsako novo fazo primera bo treba izvesti lokalno, kar bo trajalo veliko več časa in truda. S takšnim delnim pristopom k poslu obstaja veliko tveganje, da izgubimo splošno smer dejavnosti in se zapletemo v veliko število nepomembnih podrobnosti.
Kako natančno je sestavljen
Kako načrtovati dogodek? Z vso veliko raznolikostjo imajo približno enako strukturo in so sestavljeni iz podobnih predmetov z enakimi pomenskimi izrazi, ki vključujejo naslednje pojme:
- Cilj je načrtovanje dogodkov, katerih konkretne rezultate želimo doseči. To je osnova celotnega načrta.
- Dejavnosti same so tiste akcije, ki naj vodijo k doseganju pričakovanih rezultatov.
- Rezultat je tisto, kar želimo doseči po zaključku načrtovanega. Izražena naj bo v konkretnih kazalnikih, merjena v številkah in jasno opredeljenih dosežkih.
- Roki so časovni okviri, v katerih morajo biti izpolnjene vse načrtovane dejavnosti. Če govorimo o redno ponavljajočih se dogodkih, je treba predpisati njihovo pogostost.
- Pod viri se razumejo vsa materialna, tehnična, denarna sredstva, dodeljena za izvajanje načrta.
- Odgovorne osebe so tiste, ki vodijo dogodek in so odgovorne za njegove rezultate. Kot taki lahko delujejo posamezni zaposleni ali celotni oddelki podjetja (organizacije).
Pomembna točka je opredelitev skupnih meril za cilj, pri čemer se upošteva usklajevanje interesov različnih oddelkov in ekonomska izvedljivost.
Načrti na različnih področjih
Poglejmo, kako na posebnih primerih sestaviti načrt dogodka.
Recimo, da ste vodja določene institucije. Kako sestaviti akcijski načrt za zaščito dela?
Algoritem ukrepov v tem primeru je videti tako: delodajalec mora ustanoviti službo za zaščito dela ali imenovati osebo, odgovorno za to delo. Vse to se evidentira po ustreznem naročilu. Akcijski načrt je seznam tega, kaj ima organizacija glede objektivnih potreb glede na posebnosti določene proizvodnje. Upoštevati je treba razpoložljive tehnične zmogljivosti.
Za določeno leto se pripravi načrt, ki odraža predvideni čas za vsako od točk. Nujno beleži imena in položaje zaposlenih, ki so odgovorni za posamezne stopnje. Tak načrt potrdi kolektivna pogodba ali sporazum o varstvu dela, sprejet kot priloga k njej.
Kaj vsebuje
Seznam se lahko zelo razlikuje glede na delovne pogoje določene organizacije, podjetja, ustanove. Elementi, ki so vanj vključeni, so na splošno lahko naslednji:
- ocena delovnih pogojev in naštevanje potrebnih ukrepov za njihove rezultate;
- ukrepi za tehnološko preusmeritev;
- nakup zaščitne opreme za zaposlene;
- preverjanje in posodobitev zaščitne in signalne opreme;
- namestitev avtomatiziranega nadzornega sistema;
- mehanizacija postopkov čiščenja in dela z odpadki ter predelava nevarnih in škodljivih snovi.
- posodobitev prezračevalnega sistema;
- preverjanje in optimizacija zahtevane ravni osvetlitve;
- razvoj in namestitev opreme za organizacijo rekreacije ljudi in zagotavljanje pitne vode;
- nakup potrebne zaščitne opreme in njihovo shranjevanje;
- izvajanje informativnih sestankov in usposabljanje osebja na področju varnosti in zaščite dela;
- usposabljanje ljudi v tehnikah prve pomoči;
- izvajanje rednih zdravstvenih pregledov, zdravstvenih in športnih dejavnosti za zaposlene itd.
Poskrbimo za ohranjanje narave
Drug primer je priprava okoljskega akcijskega načrta. Pri načrtovanju in postavitvi katerega koli predmeta je ta dokument obvezen in ne vključuje le številk, temveč tudi diagrame in diagrame.
Njegov razvoj se izvaja na podlagi risb predmeta, shematske postavitve naselja, kjer se nahaja, splošnih načrtov bližnjih podjetij. Upoštevati mora zahteve zakona o ohranjanju naravnih virov.
Kako sestaviti akcijski načrt za ohranjanje narave? Njegove glavne točke so seznam ukrepov, katerih namen je varovanje okolja, in seznam pričakovanih rezultatov. Prvi (glavni) del načrta mora vključevati delo za ugotavljanje stopnje škode, ki jo objekt povzroči v naravi. Nadalje - ukrepi, ki lahko odpravijo ali zmanjšajo te negativne vplive.
Kaj še vključuje
Tretja pomembna točka je podrobna ocena, ki upošteva vse stroške izvajanja načrtovanih dejavnosti. Obvezna priloga k tej dokumentaciji mora biti shematski zemljevid z oznako okoliških območij, ki bi lahko bila prizadeta zaradi dejavnosti podjetja ali zaradi teoretično možne nesreče.
Ocenjena učinkovitost načrtovanih ukrepov se določi s pomočjo analitičnih strokovnih ocen, ki približno določijo stopnjo škodljivih vplivov predmeta v prihodnosti. Strokovnjaki ponujajo tudi metode za zmanjšanje pričakovane negativnosti, kar se mora vsekakor odražati v načrtu, ki je v pripravi.
Drugi odstavek dokumenta mora vsebovati posebne podatke o izračunu količine industrijskih odpadkov z vgradnjo njihove dovoljene količine in načine za zmanjšanje emisij.
Kako sestaviti akcijski načrt za civilno obrambo
Če morate razviti načrt ukrepov civilne zaščite, morate najprej preučiti navodila vodstva in pojasniti ukaz vodje okrožne civilne zaščite. Pred pripravo takšnega dokumenta naj se vodja organizacije obrne na vojaški komisariat in ugotovi podatke o dobavi potrebne opreme in sklepe, sprejete za morebitne primere naravnih nesreč ali resnih nesreč.
Na podlagi teh smernic bi morali začeti razvijati načrte za določeno institucijo ali organizacijo. Glavni pogoj je odsev resničnih in znanstveno utemeljenih dejavnosti. Položaj je treba upoštevati v primeru morebitne uporabe orožja s strani morebitnega nasprotnika, na podlagi katerega bo mogoče izračunati zahtevano količino sredstev in sil, uporabljenih za odpravo nevarnih posledic in ugotovitev delovne aktivnosti predmeta.
Celoten obseg načrtovanih ukrepov je treba skrbno pretehtati, da se optimizira poraba truda, časa in denarja ter se izogne \u200b\u200bnepotrebnim izgubam ljudi in opreme.
Kje so sestavljeni
Načrti se lahko nanašajo na bolnišnice, izredne razmere in gospodarstvo. Lahko so povezani z izobraževalnimi ustanovami, kulturo ali zdravstvom. Takšni načrti so odgovorni za zaščito prebivalstva v vojnem času ali pa so pripravljeni v primeru nesreč ali nepredvidenih naravnih nesreč.
Naslednja točka je urejenost in priprava predmeta v pripravljenost, kar kaže na zaporedje izvajanja vsakega od dejanj. Če govorimo o mirnem času, je treba predvideti ukrepe, katerih namen je preprečiti izredne razmere, pa tudi odpraviti posledice tistih, ki so se že zgodile.
Načrt dela civilne zaščite za vsak objekt bi moral biti vključen na seznam osnovnih ukrepov za zaščito prebivalstva za tekoče leto. Namen takšnega načrtovanja je urejen vojni prehod, katerega teoretično nujnost je treba že po definiciji upoštevati.
Načrt civilne zaščite mora nujno imeti institucije, ki pomenijo množično bivanje ljudi v njih. Potrebo po takšnem načrtu narekuje možnost terorističnih groženj in je namenjen povečanju učinkovitosti nujnih ukrepov in organizaciji nujnih reševalnih akcij.
Gremo v zdravstveno ustanovo
Akcijski načrti so pripravljeni na najrazličnejših področjih. Če morate na primer zaradi narave svojega dela sestaviti načrt ukrepov za dezinsekcijo v zdravstveni ustanovi, morate najprej analizirati stanje za ključne točke, ki zahtevajo pozornost vodstva na tem področju.
Tak načrt je lahko sestavljen iz organizacijskih ukrepov, vključno z govori in predavanji za zdravstveno osebje o preprečevanju nalezljivih bolezni z organizacijo testov, izvajanjem in nadzorom kakovosti dezinfekcijskih in sterilizacijskih del, splošnim čiščenjem v vsakem oddelku, ugotavljanjem primerov nalezljivih bolezni in izvajanjem protiepidemičnih ukrepov.
Načrt mora predvideti administrativne kroge vseh oddelkov, da se spremlja skladnost s sanitarno-higienskim režimom, razporejajo ukrepi za dezinsekcijo in deratizacijo ter izvajajo potrebni sanitarni in mikrobiološki laboratorijski testi. Seznam ukrepov mora vključevati dobavo, popravilo ali zamenjavo medicinske opreme, uvedbo novih metod sterilizacije in razkuževanja. Poleg tega je treba načrtovati ukrepe za pripravo prostorov na ogrevalno sezono, sistematično razkuževanje zraka, prezračevanje oddelkov in upoštevanje temperaturnega režima.
Zagotoviti je treba ustrezno oskrbo z zdravili in razkužila, organizirati preventivne razprave med bolniki o preprečevanju nalezljivih bolezni in potrebi po zdravem načinu življenja.
Kako načrtovati šolski odbor staršev
Akcijski načrti se pogosto razvijajo na področjih javnega nadzora. Kot primer lahko razmislimo o delu šolskega starševskega odbora. Namen njegovih dejavnosti je aktivno sodelovati v šolskem življenju, pomagati učiteljem in organizirati različne prireditve z otroki.
Starševsko skupščino izvoli skupščina za obdobje, ki je običajno enako enemu študijskemu letu, rešiti pa bo moral naloge za prepoznavanje potreb in interesov šolarjev, določiti načine za njihovo uresničitev in pripraviti ustrezen program.
Kako načrtovati šolsko dejavnost? Kaj natančno naj naredi starševski odbor? Seznam je lahko sestavljen iz izvedbe načrtovanih roditeljskih sestankov v učilnici z oblikovanjem šolskega gradiva, okrasitve informativnih stojnic, dela z ogroženimi družinami, za katere veljajo medšolski zapisi. V tem primeru je naloga starševskega odbora pogovor s tistimi starši, ki niso sposobni zagotoviti potrebnega nadzora nad vedenjem in učenjem otrok.
Česa ne smete pozabiti
Načrt mora vključevati razporejanje sestankov, organiziranje šolske prehrane, zdravstveno oskrbo in higieno. Obravnava lahko vprašanje čiščenja v šolah s sodelovanjem staršev, pa tudi organizacijo okroglih miz, dogodkov za poklicno usmerjanje in posvetovanja s starši.
Ločena točka mora nujno vključevati obveščanje šolskega vodstva o odločitvah odbora in napredku pri njihovem izvajanju.
Akcijski načrt starševskega odbora praviloma vključuje vprašanja končnega certificiranja srednješolcev, sestanke z učitelji za namene posvetovanja. Predvideno je tudi vključevanje staršev v obštudijske dejavnosti in športna tekmovanja v celotni šoli ali v posameznem razredu.
Dodatna točka je lahko nagrajevanje staršev za uspeh v izobraževanju in aktivno sodelovanje v šolskem življenju.
Številni voditelji prireditev danes hkrati izvajajo več dogodkov. V tem primeru bodo večnamenske platforme in aplikacije (aplikacija za več dogodkov), ki jih je že precej veliko, pripomogle k poenostavitvi dela. Ponujamo vam, da se seznanite z nekaterimi in izberete za vas najprimernejše programe, katerih uporaba bo prihranila tako dragocen čas in se izognila nepotrebnim stroškom.
1. Eventum
Aplikacija organizatorja dogodka Eventum Premo je na voljo za naprave iOS (iPhone, iPad in iPod touch) in Android. Veliko možnosti in več kot 20 funkcij: od izbire scenarija in mesta do izračuna menija in števila servisnega osebja. Priročen program v ruskem jeziku z dobro premišljenimi funkcijami bo pomagal pri organizaciji kakršnih koli dogodkov.
2. Časovnica
Preprost program v ruskem jeziku, ki vam bo omogočil hitro ustvarjanje strani dogodka, prodajo vstopnic, privabljanje prave publike itd.
3. QuickMobile
Storitev QuickMobile.com v angleškem jeziku ponuja hkrati več aplikacij, ki bodo koristne za vodje dogodkov: MobilePlanner, MobileVenue in drugi. Obstaja tudi aplikacija, ki je posebej ustvarjena za upravljanje več projektov - MobileEvent. Program vam omogoča izbiro različnih priročnih funkcij za izračun ocen in vzdrževanje dogodkov, vzdržuje mrežo med zaposlenimi v prireditvenem podjetju ter zagotavlja udobje in varnost podatkov.
4. DoubleDutch
Interaktivna aplikacija DoubleDutch Event vam omogoča spremljanje napredka pri pripravi več dogodkov hkrati. Znotraj storitve je na voljo veliko uporabnih funkcij: vzdrževanje komunikacije z zaposlenimi, hitra izmenjava grafičnih in besedilnih podatkov, ustvarjanje anket, organiziranje omrežij za obiskovalce, skeniranje QR kod z značk obiskovalcev in takojšen prenos podatkov na stran aplikacije itd.
5. EventMobi
EventMobi je zasnovan tudi za pomoč voditeljem dogodkov, ki hkrati organizirajo različne dogodke. Za vsak dogodek lahko izberete edinstven nabor potrebnih funkcij in aplikacijo prilagodite svojim potrebam. V fazi priprave dogodka lahko tukaj ustvarite spletna mesta za vsak dogodek, dodate logotipe, izberete barvno shemo itd. Na voljo je hitra izmenjava informacij znotraj sistema, takojšen prevod v več jezikov za komunikacijo z obiskovalci mednarodnih dogodkov. S pomočjo ustvarjene vsebine lahko iščete sponzorje in oglaševalce. Med dogodkom je na voljo varen sistem sporočanja za vse obiskovalce, na voljo so interaktivni zemljevidi, sprotne ankete in druge priložnosti.
6. CrowdCompass
Ekskluzivna aplikacija za hkratno upravljanje različnih projektov dogodkov s strani CrowdCompass.com ponuja odlične priložnosti: največja vključenost - ustvarjena je enotna mreža za obiskovalce, govornike, sponzorje; vgrajeni so interaktivni zemljevidi, urniki sestankov itd .; na voljo je izbor aplikacijskih elementov glede na individualne potrebe vodje dogodkov in številne druge funkcije. Na voljo so dodatne aplikacije za izvedbo različnih vrst dogodkov: konferenčna aplikacija, sejemska aplikacija, poslovna aplikacija, izobraževalna aplikacija in druge.
7. TripBuilderMedia
Priročna mobilna aplikacija v angleškem jeziku za organizatorje velikih prireditev, razstav, konferenc itd. Različice programa so na voljo tako za vzdrževanje enega dogodka kot za hkratno organizacijo več sto dogodkov. Večnamenski program vam bo prihranil čas in denar. Ustvarite si lahko svoj urnik, oblikujete mrežo obiskovalcev, hitro izmenjujete informacije in pošiljate obvestila, vzdržujete stike z zaposlenimi, udeleženci ali sponzorji dogodka tako znotraj mreže kot prek priljubljenih družbenih omrežij itd.
8. Nekatere
Certain.com ponuja več storitev hkrati. Nekatera platforma je bila ustvarjena posebej za profesionalne vodje dogodkov in podpira kar nekaj funkcij: spletna registracija, iskanje in komunikacija z zaposlenimi in partnerji, nadzor nad postopkom priprave dogodkov, načrtovanje dogodkov in razprava z ekipo z uporabo vgrajenih modulov itd.
